Nel 2008, SES ha implementato il flusso di acquisizione dei form
di autolettura dei contatori (OCR) e oggi, 2011, dopo un rapido
aggiornamento alla nuova versione di Esker DeliveryWare termi-
nato nel 2010, sta ultimando il progetto di integrazione di EDW
con FileNet, lo strumento di ECM scelto da SES per “la facilità di
integrazione con i sistemi IT già presenti in azienda”, spiega Bel-
lanca. “In seguito all’integrazione con FileNet – prosegue – tutti i
documenti che vengono archiviati passano per EDW. Questo fa
oggi della soluzione di Esker uno dei nostri sistemi di riferimento
ed è stato il motivo per cui abbiamo deciso di accrescere le com-
petenze interne”.
Punti di forza e vantaggi di una soluzione
Oggi le circa 75 mila fatture a trimestre emesse da SES escono
dal sistema SAP e vengono inviate a Esker DeliveryWare in for-
mato RDI. Da Esker DeliveryWare vengono inviate elettronica-
mente in FileNet e inviate al servizio di stampa e delivery postale
di Suisse Post Solutions. Molti altri documenti transitano da
Esker DeliveryWare (inviati come allegati e-mail) che procede
con l’indicizzazione automatica per la successiva archiviazione
elettronica in Filenet. “I motivi che ci hanno indirizzati verso la
scelta di Esker DeliveryWare sono l’utilizzo molto facile e intui-
tivo di questa soluzione, la possibilità di servircene, da subito e
in futuro, anche per scopi diversi dall’output documentale,
l’estrema flessibilità della nuova versione del software e la pos-
sibilità di interfacciare sistemi anche molto diversi tra loro. Quella
di Esker DeliveryWare è stata per SES una scelta di prospettiva
più che di contingenza”, sottolinea Bellanca. “Oggi con Esker
DeliveryWare riusciamo a gestire l’input di tutte le tipologie di
documento e a livello di processi è stato possibile semplificare
il workflow documentale, ad esempio trasferendo all’esterno la
produzione delle fatture, con un ulteriore risparmio. A fronte di
tutto questo, l’impatto sugli utenti interni è stato pari a zero per-
ché l’utilizzatore quasi non si accorge dell’esistenza di Esker
DeliveryWare”.
La soddisfazione di SES abbraccia anche il ruolo di supporto
svolto dal fornitore. “Che noi in SES chiamiamo convenzional-
mente partner – afferma Bellanca – e che nel caso di Esker ha di-
mostrato una grande sensibilità verso le nostre esigenze”.
Per quanto riguarda i prossimi step, il lavoro non manca. “L’evo-
luzione è continua e visto che Esker DeliveryWare fa parte del
nocciolo dei nostri sistemi, l’automatizzazione di altri processi di
business passerà attraverso questa soluzione. Ancora non ab-
biamo esteso la gestione elettronica ai documenti del ciclo pas-
sivo e presto dovremo fare una scelta. Un capitolo importantis-
simo riguarderà poi la dematerializzazione, che avrà lo scopo di
recuperare ulteriore efficienza, farci risparmiare lo spazio fisico che
oggi destiniamo alla conservazione dei documenti e ridurre dra-
sticamente il consumo di carta”.
*REDATTORE EXECUTIVE.IT
GESTIONE SNELLA E INTELLIGENTE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
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luglio-agosto 2011
