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settembre 2012
Vendite e marketing, comunicazioni con i clienti,
acquisizione di nuovi business, servizi e suppor-
to, sviluppo di nuovi prodotti, fatturazione: sono
solo alcune delle aree che, ottimizzando i proces-
si documentali, potrebbero contribuire in maniera
significativa a incrementare i ricavi delle aziende
anche del 10%.
È quanto emerge dal white paper “Una zona d’om-
bra per le organizzazioni: il ruolo svolto dai pro-
cessi basati su documenti nell’aumento dei ricavi”
realizzato nel settembre di quest’anno da IDC e
sponsorizzato da Ricoh.
Stando ai risultati di questo studio, i clienti tendono
ad abbandonare i fornitori i cui processi documentali
sono inefficienti. Il 68% degli intervistati ha dichia-
rato che preferirebbe non intrattenere rapporti di
business con imprese la cui gestione documentale
è inefficiente, il 60% cambierebbe partner commer-
ciale e un ulteriore 68% sconsiglierebbe ad altre
persone di fare affari con queste aziende.
C’è però una buona notizia: una migliore gestione dei
processi porta a un potenziale aumento del fattura-
to. Oltre l’83% degli intervistati pensa che l’ottimiz-
zazione dei processi aziendali basati su documenti
potrebbe far crescere i ricavi in media del 10,1%.
Focalizzarsi sul miglioramento dei processi docu-
mentali porta quindi a un vantaggio che giustifica
l’investimento. Specialmente nell’attuale contesto
economico ogni processo che consente di ridurre
i costi o di aumentare il fatturato dovrebbe essere
considerato una priorità.
Un mito da sfatare
Un altro report IDC, anch’esso sponsorizzato da
Ricoh (‘It’s worse than you think: poor document
processes lead to significant business risk’) sotto-
linea però alcune zone d’ombra, ovvero come le
aziende non stiano effettuando investimenti suf-
ficienti per mitigare i rischi connessi alla gestione
documentale.
Secondo questo studio la semplice eliminazione del-
la carta non porta automaticamente a un aumento
dell’efficacia dei processi poiché questo dipende in
realtà dalla loro reingegnerizzazione, un aspetto
spesso sottovalutato che le aziende tendono er-
roneamente a gestire internamente.
La ricerca mette in evidenza come, contrariamente
a quanto si potrebbe pensare, l’automazione dei
flussi di lavoro non si traduce sempre in una mag-
giore efficienza. Si legge nel white paper: “molti
processi digitalizzati sono comunque inefficienti.
Questo sfata il mito secondo il quale per ottimizzare
i processi sia sufficiente eliminare la carta”. Un’al-
ta percentuale dei processi di business (30-40%)
è ancora basata su documenti cartacei oppure in-
tegra workflow in parte cartacei e in parte digitali.
Per conseguire benefici concreti, vale a dire contri-
buire a un reale incremento del business, bisogna
quindi analizzare a fondo i processi organizzativi
per capire dove e come intervenire, meglio ancora
se con il supporto di partner tecnologici affidabili
e competenti.
Gli MDS di Ricoh: consulenza mirata
all’ottimizzazione continua
Dalle analisi IDC risulta chiaro come non basti la
buona volontà per migliorare i processi. Ci sono
molti rischi nascosti e le soluzioni richiedono un’a-
nalisi più approfondita di quanto si possa pensare.
Ecco perché Ricoh ha investito e continua a inve-
Ricoh: ottimizzare
la gestione documentale
Da due report IDC sponsorizzati da Ricoh emerge
come nei processi documentali si nascondano per le aziende
grandi opportunità. Gli MDS consentono di migliorare i workflow
documentali in un progetto volto all’ottimizzazione continua.
Raffaela Citterio
Processi documentali
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