Pagina 59 - officeautomation-novembre2012

57

novembre 2012

sicurezza e all’archiviazione dei dati. È auspicabile

che la nuova strategia sviluppata dall’Unione Euro-

pea risolva queste questioni in modo che le aziende

possano sfruttare a pieno le potenzialità del cloud.

I risultati delle ricerche di quest’anno sono stati

paragonati con quelli di studi del 2009. Quali dif-

ferenze emergono rispetto a tre anni fa?

Molte priorità si sono ribaltate. Nel 2009 l’atten-

zione delle aziende europee era rivolta fondamen-

talmente ai costi e all’efficienza, con un 67% del

campione che fissava obiettivi sui costi e un 59%

sull’efficienza, percentuali che oggi sono scese ri-

spettivamente al 43 e al 51%. Ai livelli più bassi della

graduatoria delle priorità scendono le tematiche am-

bientali, mentre sale al top la gestione del rischio. Il

65% degli intervistati afferma di aver stabilito degli

obiettivi riguardanti il risk management in relazio-

ne ai processi documentali, una percentuale quasi

quadrupla rispetto a quella del 2009. Le imprese

concentrano quindi l’attenzione sulla gestione del

rischio per salvaguardare il proprio business e la

reputazione aziendale e riuscire a competere in un

contesto di mercato molto diverso e più instabile

rispetto al passato. La gestione dei rischio è senza

dubbio un aspetto importante, ma anche l’efficienza,

la riduzione dei costi e la sostenibilità ambientale

dovrebbero ricevere il massimo livello di attenzione.

In che modo le tecnologie emergenti influenzano

le scelte aziendali?

Lo studio mette in evidenza quanto le aziende ‘subi-

scano il fascino’ delle nuove tecnologie e ricerchino

l’innovazione IT. Non sempre però queste tecnolo-

gie vengono utilizzate in maniera ottimale a causa

ad esempio della presenza di sistemi legacy che

frenano l’innovazione non integrandosi in maniera

trasparente con i nuovi paradigmi e le nuove tecno-

logie. Questo è confermato dal 95% delle aziende

italiane coinvolte nel campione (la più alta percen-

tuale di tutta Europa, in cui la media è del 79%).

Dalla ricerca è poi emerso come spesso le aziende

acquistino nuovi sistemi IT prima di aver utilizzato

a pieno quelli già esistenti. Questo avviene nel 90%

delle aziende italiane del campione tanto che alla

domanda ‘quale consiglio dareste a un’azienda che

ha necessità di migliorare i processi documentali

critici?’, i manager intervistati consigliano di massi-

mizzare il software e l’hardware già installato com-

prendendone al meglio le funzionalità.

Quali conclusioni si possono trarre? E in che modo

strutturare un programma efficace volto al miglio-

ramento?

Appare chiaro che le aziende dovrebbero adottare

misure opportune volte a rivedere i processi do-

cumentali mantenendo un approccio integrato e

strutturato. Dalla ricerca è emerso come le imprese

compiano ogni anno un’analisi di questi processi

ma tale analisi non è sufficientemente approfondi-

ta per cui poi in realtà non viene apportato alcun

miglioramento. Per le aziende è quindi importante

affidarsi a un partner specializzato che sia in grado

di effettuare un assessment approfondito per ca-

pire in che modo le informazioni vengono create,

gestite e archiviate. L’obiettivo è migliorare i flussi

documentali dal punto di vista della sicurezza, della

sostenibilità e dell’efficienza riducendo allo stesso

tempo i costi. Durante l’analisi il partner opera a

stretto contatto con i dipendenti e nella reinge-

gnerizzazione dei processi tiene conto della loro

esperienza e del loro punto di vista. Anche durante

la fase di roll-out del progetto il coinvolgimento dei

dipendenti è fondamentale avvalendosi di piani di

change management. Questo consente di ottenere

il massimo risultato dagli investimenti e di sfruttare

a pieno le potenzialità delle tecnologie, cosa che

come abbiamo detto non sempre avviene. C’è in-

fine un ultimo aspetto da sottolineare: le revisioni

dei flussi documentali devono essere costanti nel

tempo in un processo di miglioramento e di otti-

mizzazioni continui.