novembre 2011
office automation
73
Ecco perché riuscire a imporre delle regole è un
compito difficile che richiede particolari capacità e
strumenti adeguati. Da sempre per far accettare una
regola, che è vista naturalmente come una limita-
zione della nostra fantasia e libertà, è necessario tro-
vare delle valide motivazioni e far comprendere a chi
la dovrà seguire che questa porterà vantaggi e mi-
glioramenti non solo al sistema, ma soprattutto a se
stessi. Infatti le regole possono portare un notevole
miglioramento nella vita quotidiana. Pensiamo al
tempo perso davanti a un fax o a una fotocopiatrice,
o in attesa della ricerca di un’informazione.
Strumenti come ARXivar permettono di unificare in
un unico grande contenitore tutte le informazioni
aziendali che siano esse documenti, mail, fax, mo-
duli, pratiche e a ognuna di queste informazioni as-
sociare delle regole per poterle gestire e controllare.
Paradossalmente uno strumento che ci limita e ci im-
pone dei percorsi rigidi può aiutarci a vivere meglio,
a essere più veloci e adeguarci più rapidamente ai
cambiamenti repentini che il mondo ci impone. E
alla fine scopriremo che le regole possono anche es-
sere divertenti!
La Soluzione ARXivar Archiviazione gestisce dema-
terializzazione del ciclo passivo, conservazione so-
stitutiva, BPm e gestione dei processi, gestione do-
cumentale.
Come ha puntualizzato
Luca Di Roma
di Cosmic
Blue Team (CBT), a oggi è ormai assodato che un
messaggio e-mail è un documento che deve essere
classificato, memorizzato e distrutto in accordo con
gli standard del business a cui è collegato. Archiviare
i messaggi di posta elettronica e i relativi allegati in un
sistema di gestione documentale per protocollare il
messaggio in maniera certa e avviare il flusso di lavoro
corrispondente significa condividere quel messaggio
con il gruppo di lavoro, ridurre, se non eliminare, la
duplicazione del messaggio e quindi la necessità di in-
frastrutture, includere quel messaggio in un contesto
lavorativo più ampio insieme ai documenti prodotti
nel flusso di lavoro, offrire un supporto sicuro e com-
pleto in caso di audit o controversie.
Occorre dunque archiviare la posta elettronica se-
condo uno schema strutturato e diviso in livelli di ac-
curatezza legati alle necessità di business. Per questo
è necessaria una strategia integrata di document ma-
nagement che permetta di usare una mail come
punto di inizio di un processo di gestione delle in-
formazioni che integra controllo della qualità delle
immagini catturate, strumenti di ECM e sistema in-
formativo aziendale.
Kodak e CBT in partnership propongono soluzioni
per migliorare le tecnologie di acquisizione e la qua-
lità delle immagini che alimentano le soluzioni di do-
cument e workflow management di cui WebRainbow
rappresenta la piattaforma principale.
La soluzione WebRainbow è la piattaforma innova-
tiva di CBT per business rules, workflow and docu-
ment management, caratterizzata da semplicità di
utilizzo, rapidità di implementazione e integrazione
ed è frutto di una pluriennale esperienza nel settore.
I moduli verticali già disponibili per i vari ambiti di
applicazione permettono una rapida implementa-
zione della piattaforma beneficiando da subito dei
vantaggi di un sistema evoluto di acquisizione di do-
cumenti.
Nicola Rossi
di Nica ha affermato che occorre ridi-
segnare le soluzioni software e i prodotti hardware
esistenti ponendo al centro delle scelte progettuali tre
obiettivi: seguire approcci innovativi di vendita del
software che minimizzino l’investimento iniziale del
cliente facendo pagare per unità di lavoro prodotto;
offrire ai clienti una significativa riduzione dei costi
interni delle loro attività attraverso soluzioni in grado
di offrire il livello di efficienza funzionale più elevato
possibile; realizzare prodotti applicativi replicabili e
con componenti hardware dal costo contenuto in
modo da ridurre il più possibile gli esborsi per l’ac-
quisizione delle soluzioni. È questo il cuore della pro-
posta di Nica basata sul progetto DOCS Suite, svi-
luppato negli ultimi anni e composto da prodotti
hardware e software.
Rossi ha presentato due esempi di realizzazione di
questo tipo. La prima soluzione è basata sull’auto-
mazione della gestione delle fatture passive con un
costo certo per ogni fattura elaborata. Il progetto
prevede che una rete di Centri Servizi offra a tutte le
aziende italiane l’elaborazione completa del ciclo
passivo delle fatture, dal foglio di carta al caricamento
automatico dei dati, nell’applicazione gestionale del-
l’azienda con un costo per fattura elaborata variabile
tra 0,50 e 0,80 euro. Il secondo esempio si basa su
una piattaforma hardware e software per rendere la
dematerializzazione documentale facile per gli utenti
e di costo contenuto per le aziende. L’obiettivo di in-
cidere significativamente nelle soluzioni di demate-
rializzazione documentale può essere realizzato ren-
dendo il processo più breve attraverso un’architettura
distribuita di stazioni di scansione; di facile utilizzo,
sviluppando applicazioni con transazioni auto espli-
cative su monitor touchscreen; replicabile e quindi
basato su software e hardware di uso generalizzato,
