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luglio-agosto 2011
L’integrazione con altre società di software può generalmente
essere raggiunta con un integratore di sistemi che utilizzi il
vendor di repository API. Con quest’integrazione, le immagini
possono essere sottoposte a scansione, memorizzate in un
repository di contenuti e collegate a transazioni e flussi di la-
voro Erp.
Considerazioni sull’implementazione
Confronto tra acquisizione centralizzata e decentralizzata: a se-
conda dei requisiti dell’applicazione, l’acquisizione di immagini
può essere distribuita o centralizzata. In molti casi, il metodo mi-
gliore è quello di eseguire la scansione nel luogo in cui nasce il
documento cartaceo. Se tutto il cartaceo proviene da un certo
luogo come una stazione di posta centralizzata, ha senso cen-
tralizzare anche la scansione ed effettuare nella stessa sede l’ac-
quisizione di batch. Tuttavia, per alcune funzioni, come
l’elaborazione delle richieste di prestiti, è preferibile distribuire la
scansione e caricare le immagini in un archivio centrale. L’acqui-
sizione distribuita sta guadagnando popolarità in quanto le orga-
nizzazioni sono più distribuite dal punto di vista geografico ed
hanno bisogno di sostenere una forza di lavoro mobile. Confronto
tra outsourcing e insourcing: l’outsourcing va considerato come
un’alternativa fattibile all’insourcing della scansione di file carta-
cei e dell’acquisizione dei dati. Generalmente, il costo dell’out-
sourcing è inferiore a quello di eseguire queste funzioni
internamente, ma occorre soppesare attentamente i costi. L’out-
sourcing elimina o riduce i problemi derivanti dal coinvolgere nel
progetto il personale aziendale, con la necessità di costruire un’in-
frastruttura dedicata all’imaging (scanner, workstation di scan-
sione, software di acquisizione) e di completare il lavoro in tempo.
Conversione back-file: le discussioni con i clienti Gartner hanno
dimostrato che molte organizzazioni ritengono di dover conver-
tire tutti i documenti e la modulistica e spesso consumano una
quantità smisurata di tempo analizzando i costi e cercando di
creare un archivio aziendale. Spesso ciò diventa un ostacolo di
grado tale da compromettere i potenziali benefici derivanti dal-
l’informatizzazione dei documenti cartacei. Non bisogna con-
vertire i documenti semplicemente per il gusto di farlo: la
maggior parte di essi alla fine non richiederà di essere conser-
vata. Se possedete un metodo relativamente sicuro ed econo-
mico per conservare i documenti cartacei e non avete bisogno
di eseguirne l’imaging per un ripristino di emergenza o per l’ef-
ficienza dei processi aziendali, continuate con questo metodo.
La gestione di grossi volumi di documenti elettronici non risulterà
intrinsecamente preferibile o più economica una volta conside-
rati i costi della conversione. I centri servizi generalmente fanno
pagare l’acquisizione da 5 a 10 centesimi a pagina, ma pos-
sono chiedere fino a 20 centesimi, a seconda delle condizioni
dei documenti originali e dei file di metadati che devono essere
acquisiti. Generalmente è meglio affrontare l’imaging dei docu-
menti giorno per giorno: scegliere un punto dal quale acquisire
tutti i documenti nuovi per inserire l’elaborazione elettronica dei
processi. Affrontare i documenti cartacei esistenti eseguendone
l’imaging man mano che essi sono richiesti dall’archivio. Anziché
eseguire una costosa e complessa conversione back-file, una
società di servizi finanziari ha affidato a terzi i propri documenti
fisici (15.000 caselle). Ha introdotto una soluzione di imaging dei
documenti con un flusso di lavoro in grado di realizzare l’inseri-
mento quotidiano di più di 7 milioni di immagini e di sostenere
la memorizzazione e la trasmissione elettronica. L’esecuzione di
una scansione veloce dei documenti fornisce agli utilizzatori del-
l’azienda l’accesso alla loro versione elettronica in due ore; in
precedenza, il recupero di documenti aziendali richiedeva
spesso un giorno o più. L’azienda in questione, ritenendo che il
solo outsourcing dei documenti fisici farà risparmiare più di
750.000 dollari nell’arco di cinque anni, ha deciso di finanziare
il progetto.
*RESEARCH VICE PRESIDENT
RACCOMANDAZIONI
• È sbagliato pensare che gli scanner siano tutto ciò che serve per un’eliminazione quasi totale del cartaceo. La tecnologia
dell’imaging dei documenti è formata da due componenti principali: una soluzione di acquisizione e un repository nel quale
sono memorizzate le immagini in attesa di un’ulteriore operazione.
• È necessario quantificare il volume dei documenti che la vostra organizzazione ha necessità di acquisire, memorizzare, ge-
stire e recuperare. Soltanto alcuni vendor sono in grado di rispondere a requisiti di imaging di volume estremamente ele-
vato, in termini di inserimento, recupero ed archiviazione.
• È necessario stabilire se avete bisogno anche di documenti cartacei e considerare alternative quali moduli elettronici e ag-
giunta di supporti per la firma digitale ai processi di approvazione dei documenti.
