matizzare i processi aziendali mission-critical, la compliance, la
conservazione dei documenti e la gestione delle informazioni
aziendali. Proprio in quanto una delle più vecchie tecnologie di
gestione dei contenuti, l’imaging viene utilizzato dalle aziende
come ponte verso i processi elettronici e le applicazioni di archi-
viazione condivise da diverse realtà industriali. I risultati delle pre-
stazioni dei vendor Ecm nel 2010 mostrano una crescita
nell’acquisizione di imaging/documenti, nella gestione dei record
e nelle tecnologie di gestione dei contenuti Web. Nel 2010, l’ima-
ging aziendale ha rappresentato un mercato di circa 1 miliardo di
dollari (su scala mondiale) dei redditi totali del software e ci si at-
tende che arrivi a circa 1,8 miliardi entro il 2015. Gartner stima la
percentuale di crescita annuale complessiva su cinque anni at-
torno al 12,1%.
Il contesto
Nell’esperienza quotidiana di Gartner, molte industrie e orga-
nizzazioni di paesi e dimensioni differenti prendono in conside-
razione tecnologie per l’imaging dei documenti con l’obiettivo
di eliminare il cartaceo. In generale la tecnologia di imaging sta
vivendo una fase di ripresa perché le aziende stanno sosti-
tuendo le soluzioni di imaging più obsolete nell’ambito di un pro-
gramma di periodico aggiornamento della tecnologia, talvolta a
livello di una singola divisione, oppure cercano di acquisire per
la prima volta una tecnologia di questo tipo. Questo rinnovato in-
teresse è il più delle volte innescato da motivi concreti come la
prospettiva di una nuova sede, il desiderio di mantenere la con-
tinuità aziendale e garantire capacità di recupero nell’eventualità
di una catastrofe naturale, la necessità di migliorare la conser-
vazione dei documenti e l’archiviazione dei record, o ancora il
desiderio di ridurre i tempi e i costi associati ad alcuni processi
transazionali.
Coloro che hanno adottato la tecnologia di imaging dei docu-
menti sono spesso stati in grado di giustificarne l’implementa-
zione in base al fatto di poter ridurre lo spazio di archiviazione
fisica convertendo schedari pieni di documenti cartacei in car-
telle elettroniche e file. Alcuni hanno inoltre riscontrato che la
tecnologia ha consentito loro di ridurre il numero di personale e,
di conseguenza, i costi di manodopera associati all’elaborazione
dei documenti cartacei. La conversione in forma digitale dei do-
cumenti cartacei, come note, dichiarazioni, polizze e procedure
e la loro accessibilità mediante un sito web (intranet, extranet o
Internet) consente di ridurre o persino di eliminare i costi relativi
a stampa, spedizione e affrancatura dei documenti e di ridurre
anche i costi non relativi ai documenti, come fatture di telefono
e fax. I documenti che prima erano stampati ora sono immagini
elettroniche che possono essere trasmesse istantaneamente a
più persone per un loro utilizzo immediato. In questo modo si ha
un risparmio di energia, carta e personale impiegato per ese-
guire fotocopie, riempire, compilare ed affrancare le buste; allo
stesso tempo si elimina il processo, relativamente lento e di-
spendioso sotto il profilo energetico ed ambientale (a causa della
produzione di gas serra), rappresentato dalla spedizione dei do-
cumenti ai vari uffici. Tuttavia, a giudicare dalla natura delle ri-
chieste raccolte da Gartner nelle aziende, molte organizzazioni
non sanno da dove iniziare e di quale livello di operatività fun-
zionale effettivamente necessitano. Ecco perché i pianificatori
aziendali e gli architetti di sistemi informatici possono trovare
utile questo articolo per comprendere le nozioni fondamentali
della tecnologia di imaging dei documenti e il suo valore per le
aziende.
Considerazioni sulla tecnologia
Vi sono due principali aspetti funzionali da considerare con la
tecnologia di imaging dei documenti: la componente dell’acqui-
sizione, per trasformare i documenti fisici, e la componente del
repository nel quale saranno memorizzate le immagini dei docu-
menti. Tuttavia, occorre rendersi conto che per implementare la
tecnologia di imaging dei documenti potrebbe esserci bisogno di
un’infrastruttura informatica più ampia, non solo di scanner e
Mfp, ma di altri server e dispositivi di memorizzazione. Potrebbe
rendersi necessario aggiungere alla rete degli acceleratori in
grado di sostenere una larghezza di banda adeguata per file di
immagini di grosse dimensioni.
Acquisizione.
La tecnologia di acquisizione di documenti (e dati)
consente alle organizzazioni di avviare il processo di inserimento
delle informazioni online. La semplice scansione dei documenti
cartacei per acquisire le rappresentazioni elettroniche (immagini)
consente di ridurre i costi associati alla conservazione dei docu-
menti cartacei, ad esempio eliminando la necessità di locali pieni
di schedari. Quando l’acquisizione di documenti è corredata da
tecnologie di riconoscimento, è possibile ottenere anche bene-
fici maggiori. L’accuratezza e la velocità delle tecnologie con ri-
conoscimento dei caratteri ottici (Ocr) e dei caratteri intelligenti
(Icr) sono considerevolmente migliorate nel corso degli anni. Le
società che utilizzano queste tecnologie sono in grado di ridurre
la necessità di personale per l’immissione dei dati, di ridurre gli
errori manuali, di ottenere più sconti per pagamenti più rapidi e
di aumentare l’individuazione di frodi.
Il fatto di collocare l’imaging all’inizio dei processi (l’acquisizione
intelligente elimina la necessità di personale per ordinare e se-
parare le pagine e per immettere i dati), e non nella tradizionale
fase finale (archiviazione delle immagini), ha trasformato una
serie di processi come la gestione della fatturazione. I dati pos-
sono essere acquisiti da moduli di carta e inseriti in modo più ef-
ficiente in database. I benefici principali sono la riduzione
dell’immissione manuale dei dati (in termini di personale e costi)
e la maggiore accuratezza e velocità di acquisizione dei dati. Le
luglio-agosto 2011
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