soluzioni di acquisizione sono spesso pensate su misura per
applicazioni specifiche verticali e orizzontali, come richieste di
risarcimento, spiegazioni di benefici e fatture conti fornitori. I pro-
dotti di acquisizione dei vendor di software utilizzano hardware
di scansione per tradurre contenuti su carta in immagini digita-
lizzate che possono essere lette dai computer. Questi prodotti
potenziano il processo di scansione mediante funzioni Ocr, Icr,
di riconoscimento di moduli, di accentuazione delle immagini e
di controllo della qualità, e successivamente archiviano le im-
magini in un repository di contenuti di una terza parte. General-
mente, prima di essere inserite nel sistema, le immagini sono
convertite in un file di formato standard, come TIFF (Tag Image
File Format) o PDF di Adobe. Kofax, EMC (Captiva) e IBM (Da-
tacap) sono tutti fornitori di grossi volumi di soluzioni di acquisi-
zione che si affidano alla tecnologia Ocr/Icr di OpenText (Oce
RecoStar), Nuance (ScanSoft/OmniPage), Abbyy (FineReader
Pro), I.R.I.S. (IRISDocument) e A2iA (DocumentReader).
Servizi di repository.
Una volta eseguita la scansione di un do-
cumento cartaceo o l’inserimento di un’immagine fax, l’imma-
gine richiede di essere memorizzata da qualche parte. Molte
organizzazioni all’inizio prevedono semplici applicazioni di me-
morizzazione e recupero. È infatti relativamente agevole sotto-
porre a scansione i documenti e memorizzarli su un server o su
un dispositivo di memorizzazione puramente a scopo di archi-
viazione. Ma la memorizzazione delle immagini in un repository di
contenuti, tale da consentirne il recupero in tempi successivi e
l’impiego in processi aziendali attivi, fornisce in genere benefici
maggiori. Questi comprendono la riduzione dei tempi del pro-
cesso, maggiore capacità nella gestione delle chiamate da parte
dei contact center, una migliore disposizione ad affrontare con
successo situazioni al di fuori della routine, una migliore risolu-
zione delle controversie transazionali e l’incentivazione dei di-
pendenti e delle strutture aziendali a muoversi in autonomia. Le
immagini possono essere distribuite o trasmesse ad altri per ap-
provazione o collaborazione, possono essere collegate ad altre
applicazioni e possono essere utilizzate per consentire l’auto-
mazione dei processi aziendali e migliorare le operazioni di assi-
stenza alla clientela.
Tutte le suite Ecm forniscono un repository per le immagini
scannerizzate di documenti e di altri tipi di contenuto. Le im-
magini sottoposte a scansione possono essere memorizzate
in una cartella elettronica assieme ad altri contenuti, quindi tra-
smesse per mezzo di una componente del workflow a un pro-
cesso di riesame e di approvazione. L’imaging e il flusso di
lavoro assieme possono ridurre i costi correlati al reinserimento
delle informazioni per la loro elaborazione. Inoltre, possono
consentire lo svolgimento in parallelo di alcune fasi del pro-
cesso, riducendo i tempi complessivi del processo. L’aspetto
che differenzia maggiormente i prodotti è il modo in cui essi ge-
stiscono le immagini ed altri tipi di contenuti statici (ad es. re-
port generati con mainframe) nel repository e il loro supporto
per i processi del flusso di lavoro. I prodotti designati per le ap-
plicazioni di imaging della produzione generalmente compren-
dono funzioni di caching e supportano un’elevata disponibilità
e strutture di archivi gerarchici.
Prima di valutare i vendor, è necessario effettuare un’analisi
delle necessità perché alcuni prodotti di imaging dei docu-
menti non possono andare oltre il livello di circa 100 utilizza-
tori e un modesto numero di documenti (alcune migliaia). Le
funzioni di imaging mission-critical, come i processi di elabo-
razione di richieste e di prestiti, la sottoscrizione e la fattura-
zione generalmente richiedono prodotti in grado di inserire,
memorizzare e recuperare grossi volumi di immagini, anche
più di 50.000 al giorno. E, cosa più importante, il recupero di
un’immagine con questi prodotti dovrebbe richiedere agli uti-
lizzatori pochi secondi anziché pochi minuti, sebbene i requi-
siti varino a seconda dell’applicazione. I metodi per migliorare
le prestazioni comprendono lo scaricamento e la visualizza-
zione della prima pagina di un documento esteso, mentre le
pagine rimanenti sono scaricate sul client e le immagini ca-
ching sui server remoti. Altre funzioni tipicamente offerte dai
prodotti rivolte all’imaging di volumi elevati comprendono la
gestione di code di flussi di lavoro, il bilanciamento dei carichi
e l’integrazione con applicazioni line-of-business. L’integra-
zione con sistemi Erp e Crm è essenziale per funzioni come la
fatturazione, l’assistenza e la gestione delle comunicazioni con
i clienti. La maggior parte dei fornitori di repository di conte-
nuti fornisce integrazioni packaged (e generalmente certificate)
con SAP, Oracle (E-Business Suite e PeopleSoft) e/o Siebel.
LE TECNOLOGIE CHE PERMETTONO L’ELIMINAZIONE (QUASI) TOTALE DELLA CARTA
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luglio-agosto 2011
