31
luglio-agosto 2013
Kelyan, con sedi operative in Emi-
lia Romagna, Piemonte, Lombardia
e Veneto e copertura commer-
ciale in tutta Italia, opera da oltre
trent’anni nel settore dell’IT. Da
ormai dieci anni si è specializzata
sui servizi in modalità cloud e su
soluzioni innovative che aiutano
le aziende a creare ecienza di
processo.
Tra le soluzioni più importanti di
Kelyan ci sono quelle che permet-
tono di ridurre i costi dei processi
di ciclo attivo e di ciclo passivo. E
proprio per l’automazione del ciclo
passivo, per permettere la diminu-
zione dei costi e l’aumento di ef-
ficienza della contabilità fornitori,
Kelyan ha appena annunciato una
soluzione rivoluzionaria: la Scriva-
nia Digitale, presentata all’evento
‘Documento Digitale’ di Milano.
Solo nel corso degli ultimi anni
l’argomento smaterializzazione ha
avuto una maggior attenzione da
parte delle aziende, in quanto è
Kelyan
presenta
la Scrivania Digitale
Una soluzione che automatizza in toto il ciclo passivo per permettere
la diminuzione dei costi e l’aumento di e cienza della contabilità fornitori.
R.C.
stato introdotto un quadro norma-
tivo chiaro che non solo consente,
ma incentiva la dematerializzazio-
ne in materia di documentazio-
ne amministrativa. Il concetto di
paperless, però, rappresenta una
sfida all’interno dell’azienda per
quanto riguarda il ciclo passivo,
che richiede la gestione di diversi
canali di ricezione delle fatture e
comprende processi normalmen-
te lunghi e passibili di errori uma-
ni nelle fasi più critiche. Tutto ciò
rendeva la dematerializzazione del
ciclo passivo fattibile soltanto in
realtà in cui il volume di documenti
trattati permette un approccio in-
dustriale, con l’attivazione di centri
servizi dedicati.
Un nuovo approccio:
la Scrivania Digitale
La Scrivania Digitale di Kelyan è
composta da un insieme di servizi
pensati per portare il massimo au-
tomatismo nelle fasi di lavorazione
dei documenti del ciclo passivo,
il tutto gestibile e controllabile
da un dispositivo touch screen:
si hanno così insieme i vantaggi
della maneggevolezza della carta
e i vantaggi dell’automazione di
processo, dalla ricezione alla re-
gistrazione della fattura.
La soluzione consente l’acquisi-
zione delle fatture passive diret-
tamente dalle loro diverse fonti;
la gestione dei dierenti formati,
rendendo digitale ciò che è car-
taceo e mantenendo digitale ciò
che già lo è; il riconoscimento delle
informazioni chiave contenute per
la specifica classificazione docu-
mentale; l’integrazione con le in-
formazioni dal data base azienda-
le e l’inserimento di informazioni
complementari; la conferma delle
informazioni o la loro correzione;
la registrazione automatica delle
fatture nel sistema gestionale o
ERP; l’automazione dei controlli
e dei processi di autorizzazione;
l’archiviazione del documento e
la sua eventuale conservazione
a norma; l’utilizzo dei documenti
digitali in tutte le fasi successive
di lavorazione.
“I vantaggi che derivano dall’a-
dozione della Scrivania Digitale
sono molteplici - sottolinea
Guido
Trepella
, direttore della BU docu-
mentale di Kelyan. Innanzitutto
bassi costi di setup e una eettiva
semplificazione dei processi, gra-
zie alla combinazione di compo-
nenti di OCR e analisi semantica
con l’uso di touchscreen. L’inter-
faccia user friendly, inoltre, facilita
al massimo le attività di digitaliz-
zazione, per cui non sono richie-
sti percorsi formativi mirati. Con
l’ottimizzazione dei processi legati
al ciclo passivo, infine, i margini di
errore si riducono drasticamente,
mentre gli SLA concordati garan-
tiscono l’ecacia e l’ecienza del
sistema anche a fronte di un in-
cremento improvviso delle richie-
ste”. Il ritorno dell’investimento,
insomma, è assicurato, grazie alla
riduzione dei costi di archiviazione
e delle risorse allocate, che pos-
sono essere destinate ad attività
a maggior valore aggiunto.
Guido Trepella, direttore della BU
documentale di Kelyan
