Pagina 37 - Executive Marzo - Aprile 2013

dimensionata in modo tale da erogare al meglio le funzioni ap-
plicative impiegate, alla quale si affianca quella di elaborazione
periferica che va a servire oltre 19.000 utenti interni grazie a una
gestione affidata a server distribuiti, e oltre 14.500 postazioni. “Il
data center deve essere il primo elemento di ammodernamento
e razionalizzazione, tenendo però conto che andando dietro alle
mode si scontentano tutti. Noi stiamo invece cercando di con-
fezionare un vestito su misura delle reali esigenze espresse dal
territorio svolgendo uno specifico lavoro di razionalizzazione per
compiere analisi più puntuali ed efficienti. La Direzione ICT in ge-
nerale svolge quindi anche una funzione di servizio e non solo
di governo, dando nel contempo un impulso innovativo a vari
settori inerenti l’amministrazione quali sociale, istruzione, teleco-
municazioni, mobilità, pubblica sicurezza e servizi amministrativi,
verticalizzando su aree specifiche”, continua d’Albora. Si parla in
breve di un ventaglio di iniziative che includono, tra le altre, un
vasto progetto di dematerializzazione per ridurre la quantità di
documenti cartacei degli uffici di Roma Capitale, la piattaforma
multicanale DigitRoma con servizi per cittadini e turisti e il pro-
getto scuole che coinvolge oltre 500 istituti comunali.
Basta carta
Un primo esempio di questo impegno fronte innovazione ri-
guarda il progetto dematerializzazione che, in linea con piano
di e-government siglato tra Governo e Roma Capitale, ha visto
a dicembre dello scorso anno il raggiungimento di un traguardo
particolarmente importante con la digitalizzazione di oltre la metà
dei documenti cartacei corrispondenti a circa 3,5 milioni di pra-
tiche amministrative oggi informatizzate. Il tutto in uno scenario
dove si contano circa sei milioni di documenti protocollati ogni
anno. “Ritengo che gli elementi più importanti siano la raziona-
lizzazione e l’efficientamento del processo gestionale, la sempli-
ficazione del ciclo di vita di un documento e quindi anche delle
operazioni un tempo ripetitive. Il tutto partendo da un concetto
che ha alla base del nostro lavoro i tre elementi ‘people, process
and technology’”.
Uno sforzo, quello della modernizzazione delle procedure bu-
rocratiche, che ha visto distinti ambiti di intervento. Il primo ha
toccato i processi interni alle amministrazioni con la sostituzione
dei flussi di documentazione cartacea a rilevanza formale con do-
cumenti digitali, attraverso il protocollo informatico e quindi la ge-
stione elettronica dei documenti a disposizione del dipendente.
Nel contempo è stata portata avanti la sostituzione dell’enorme
flusso di documenti delle oltre 124mila determinazioni dirigenziali
che ogni anno l’Amministrazione capitolina produce per disporre
servizi o lavori. Si parla, nel dettaglio, di Determinazione Dirigen-
ziale Digitale (Ddd), un processo che prevede la produzione del
documento con un classico elaboratore testi richiamando gli
allegati fra quanto è stato già acquisito impiegando il sistema
di gestione documentale e sfruttando anche un processo colla-
borativo e successivamente di autorizzazione completo di una
piattaforma per la firma digitale. “Fronte processi interni abbiamo
poi lanciato il CUD e il cedolino digitale reperibili sulla intranet e lo
svolgimento di quelle operazioni un tempo cartacee, come richie-
ste di permessi e ferie, e relative autorizzazioni, il tutto gestibile
online”, aggiunge d’Albora. Per citare qualche numero lo scorso
anno sono stati circa 21.000 i dipendenti che hanno acquisito at-
traverso il portale Web dedicato almeno uno dei rispettivi cedolini
paga, mentre sono oltre 18.000 quelli per i quali ormai non viene
più fornito alcun supporto cartaceo.
Insomma una vera e propria rivoluzione che ha avuto ricadute
in diversi ambiti e procedure delle amministrazioni, a partire dai
processi interni che hanno assistito alla sostituzione dei flussi di
documentazione cartacea con documenti digitali, e dagli scambi
interni che hanno previsto l’adozione della Pec (Posta Elettronica
Certificata) nonché principi di interoperabilità e cooperazione ap-
plicativa.
I benefici ottenuti
Oltre che sui processi l’introduzione di questo nuovo modo di
lavorare ha registrato conseguentemente benefici anche sui di-
pendenti comunali coinvolti e la relativa organizzazione del lavoro.
Con importanti conseguenze positive sulla produttività interna.
Un esempio è rappresentato dalla registrazione con protocollo
elettronico di documenti destinati all’Amministrazione o diretti
all’esterno che ha consentito, grazie a procedure più agevoli e
veloci, di reperire le pratiche e farne una distribuzione capillare.
“Ogni giorno il solo protocollo elettronico viene utilizzato da 4.500
impiegati per un totale di 220mila operazioni giornaliere”, sotto-
linea il Cio di Roma Capitale, affermando come da tale iniziativa
siano scaturiti benefici notevoli. E questo non solo per cittadini e
risorse umane – che sono anche state adeguatamente formate
e valorizzate applicando una strategia di change management e
PROFILI
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