Da una parte c’è dunque una struttura complessa, mentre dal-
l’altra sono ormai lontani i tempi in cui la Direzione Personale e
Organizzazione era solo un elemento di gestione operativa e am-
ministrativa del personale. Oggi, lo sappiamo, questa funzione
aziendale è al centro di un sistema complesso di linee guida, po-
litiche e buone pratiche atte a promuovere e realizzare le migliori
condizioni di valorizzazione e collaborazione da parte della popo-
lazione aziendale. Nel caso di SEA, la Direzione Personale e Or-
ganizzazione è articolata in diverse funzioni che interfacciano le
varie aree aziendali e si pone come un vero e proprio crocevia di
richieste amministrative, di processi di sviluppo e formazione, di
relazioni sindacali e di cura della sicurezza del luogo di lavoro.
Sul fronte IT, il sistema gestionale è basato su SAP ERP “per una
scelta sicuramente positiva fatta diversi anni fa – spiega Degli
Esposti – che ha significato il passaggio da sistemi tipicamente
legacy a un ERP diffuso”. Il gestionale di SEA abbracccia tutti i
moduli della suite HR di SAP, compreso il payroll, “con un effort
interno non indifferente – aggiunge il Cio – perché SAP non è
esattamente semplice”. Con la parte HR già interamente gestita
su SAP, è da lì che l’azienda ha deciso di partire nel percorso di
snellimento ed efficientamento dei processi. “Era per noi deter-
minante approcciare un mondo fatto di carta, di firme, di copie,
di processi lunghi e di limitato controllo – spiega Degli Esposti –
e per fare questo serviva una piattaforma facilitante che interve-
nisse sul tema della gestione documentale ma non solo. Senza
mai dimenticare la centralità e l’unicità delle informazioni che
trova nel Master Data Anagrafico, l’anagrafica unica del dipen-
dente, la fonte primaria delle informazioni sul personale a cui
fanno riferimento tutte le componenti aziendali”.
La scelta tecnologica
La piattaforma tecnologica individuata e adottata per risolvere
questa esigenza è Improve di DocFlow, in particolare, a detta di
SEA, a fronte delle ottime referenze raccolte presso altri importanti
utenti. L’adozione di questa soluzione ha permesso innanzitutto
di automatizzare una serie di processi di natura collaborativa e
l’ingresso nella prospettiva “paperless” dell’area HR. “In una prima
fase l’attenzione è stata posta sulla razionalizzazione e semplifi-
cazione di flussi di gestione tipicamente basati sulla carta, così
da permettere alla Direzione Personale e Organizzazione di otti-
mizzare le attività people intensive tipiche di un’azienda della
HUMAN CAPITAL MANAGEMENT NEL RI-DECOLLO DI SEA
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maggio-giugno 2011
L’idea che sta alla base di DocFlow Improve è semplice:
componentizzare i processi. Chi vive ogni giorno l’esi-
genza di analizzare i flussi di lavoro aziendale, chi è im-
pegnato sul fronte della standardizzazione delle
procedure aziendali lo sa: anche se gli eventi sono nu-
merosi e diversi, le strutture sono poche e ricorrenti. La
variabilità del day-by-day si articola in realtà in interazioni
standard e ripetitive (necessità di approvazioni, defini-
zione di azioni di audit, coeditazione di elaborati, ecc…).
Ai responsabili dei processi non vanno offerte soluzioni
monolitiche e predefinite, ma piuttosto degli assembla-
tori di componenti di base in grado di esprimere, con la
loro combinazione, flussi di lavoro complessi e impreve-
dibili. In questo modo, il processo si seziona nelle sue
componenti anatomiche per assicurare una comunica-
zione strutturata e innovativa e soprattutto per permet-
tere una gestione efficiente delle eccezioni.
Docflow Improve è una soluzione di Business Process
Management improntata alla flessibilità e alla gestione
controllata dei documenti, è un orchestratore capace di
supportare le istanze dinamiche e articolate dell’ufficio
HR offrendo tracciatura, controllo e visibilità su processi
e informazioni altamente sensibili. Trasparent, adaptive,
open e compliance sono i quattro punti di forza che lo
rendono adatto a “cablare” i processi di business delle
aziende.
Un aiuto dal Bpm
