sment complessivo di tutta l’architettura ICT aziendale che ha
comportato, oltre che la centralizzazione nella sede di Segrate di
tutti i dispositivi, il rinnovo del sistema gestionale con il passag-
gio da applicativi custom a un Erp di mercato. La scelta è caduta
sul sistema gestionale JD Edwards di Oracle e su un modello di
tipo cloud che oggi permette all’azienda di fruire di sistemi e piat-
taforme gestiti ed erogati da fornitori esterni in forma di servizio
secondo Sla concordati”.
All’interno di questa riorganizzazione architetturale dell’ICT si è in-
quadrato anche un progetto di gestione documentale che, spiega
Levasseur “voleva essere un passo importante verso la demate-
rializzazione, l’archiviazione sostitutiva e la gestione elettronica dei
documenti in azienda. Obiettivo primario di questo progetto non
era la riduzione della circolazione di carta, ma piuttosto la crea-
zione di valore per l’azienda attraverso il recupero di efficienza e
il risparmio, di cui la dematerializzazione è un aspetto”.
La “mole documentale” gestita da Boiron Italia è inquadrabile in
circa 55-60 mila protocolli fattura corrispondenti a 250-300 mila
pagine/anno e 700-800 mila documenti di trasporto (DDT) che
si traducono in circa 1-1,2 milioni di pagine/anno. A questi si
aggiungono registri IVA, libri giornali, note di credito, RDA, libro
inventario, libro cespiti, documenti chiusura magazzino, libro
unico del lavoro e la parte del ciclo passivo che ruota sulla piat-
taforma DAFNE, il sistema di riferimento del settore farmaceu-
tico per lo scambio degli ordini. “L’esigenza aziendale era quella
di inquadrare l’intero workflow documentale in un sistema che
permettesse il miglioramento incrementale delle performance
d’impresa e un risparmio significativo in termini di ore/lavoro
delle risorse umane dedicate e di utilizzo di carta”, afferma Le-
vasseur.
Come per l’Erp, anche per la gestione documentale integrata,
Boiron aveva adottato a priori la scelta strategica di avere la piat-
taforma all’esterno e di usufruirne via Web in
forma di servizio. Questo allo scopo di trasfor-
mare i costi fissi in costi variabili e di sollevare
l’azienda dall’impegno della gestione diretta. Alla
luce di questo, la scelta si è orientata da subito
verso fornitori provvisti di un centro servizi affi-
dabile in grado di supportare le esigenze e di
farsi carico, oltre che della delivery, di tutti gli
adempimenti necessari.
Soluzione: gestione documentale inte-
grata, conservazione sostitutiva e docu-
ment delivery multicanale (posta, email,
EDI)
Con il committment forte da parte dell’azienda
–
“Perché la Direzione generale percepisce l’ICT
come un leva importante di supporto al busi-
ness” spiega Levasseur
–
la scelta di Boiron per la gestione
documentale integrata è caduta sulla piattaforma WAM Service
di Faber System erogata attraverso il Centro Servizi Faber Sy-
stem. “Poiché abbiamo adottato un nuovo Erp modellandolo
sui processi e non viceversa, anche lo strumento per la ge-
stione documentale, la cui adozione si inquadrava nella ridefi-
nizione del workflow, è stato scelto per la sua caratteristica di
adattabilità al sistema”, spiega Levasseur.
“I fattori che ci hanno orientato verso la soluzione proposta da
Faber System convergono nella possibilità che ci è stata offerta
di usufruire in forma di servizio di una gestione dei documenti
completa, efficiente e affidabile nella forma esatta in cui l’ave-
vamo progettata al nostro interno. Il portale Web dal quale si
accede ai servizi è stato strutturato tenendo conto delle nostre
esigenze e l’archiviazione sostitutiva risponde esattamente alle
indicazioni che ritenevamo fondamentali: interfacciare alla per-
fezione il sistema gestionale, che era la cosa più importante, è
maggio-giugno 2011
53
CASE STUDY
Faber System, attiva da più di 25 anni, sviluppa soluzioni
e servizi di gestione digitalizzata dell’intero ciclo di vita
documentale per oltre 600 clienti in Italia. Il core busi-
ness aziendale è incentrato sull’ottimizzazione dei pro-
cessi di Archiviazione Documentale, Conservazione
Sostitutiva, Fatturazione Elettronica, Document Delivery
Multicanale (Fattura Elettronica, Email, PEC, Web Re-
pository, EDI, Posta, Fax, Sms) e Workflow Manage-
ment.
Partnership tecnologica
