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maggio-giugno 2011
UN MODELLO DI MATURITÀ PER OTTIMIZZARE L’E-MAIL
zione si è accennato al fatto che la e-mail ha la capacità di
“fungere da archivio efficiente e semi-strutturato per vari tipi
di contenuti”. È un’opinione forse poco convenzionale, ma
Gartner ritiene che la e-mail, se gestita correttamente, possa
realmente svolgere un ruolo importante per l’archiviazione di
vari tipi di contenuti. L’istituzione di un programma completo
per la conservazione dei messaggi nel quale la maggior parte
dei messaggi attraversa una sequenza di fasi che si conclude
con la loro cancellazione dal sistema, mentre i messaggi im-
portanti vengono archiviati secondo le procedure richieste
per scopi di gestione dei documenti ufficiali, può essere alla
base di un efficace sistema di archiviazione. La conserva-
zione dei messaggi riguarda una serie di discipline, che in-
cludono:
• la gestione di archivi locali per la memorizzazione dei mes-
saggi in unità locali o di rete;
• l’allocazione dello storage per i dati degli utenti sul server;
• l’uso di sistemi di archiviazione basati su un server o sul
cloud;
• i criteri da utilizzare per stabilire quali messaggi conservare e
quali cancellare, e il sistema per l’applicazione di questi cri-
teri;
• la formazione degli utenti sui criteri di conservazione dei mes-
saggi e un piano di revisioni periodiche per la verifica del-
l’adesione a tali criteri;
• la capacità di aderire alle richieste di esibizione dei documenti
o ad altre richieste legali;
• la capacità di rispettare le leggi sulla conservazione dei mes-
saggi in vigore a livello statale, federale o regionale.
Molte organizzazioni incontrano difficoltà nella conservazione della
e-mail, sia a causa della complessità del processo che per la ne-
cessità di ottenere l’appoggio di più reparti, ad esempio l’ufficio le-
gale, il team responsabile per la compliance e il reparto Hr. Per una
trattazione completa delle problematiche relative alla conserva-
zione della e-mail, si legga “Building an E-Mail Retention Program”.
Mobilità
L’area della mobilità è stata oggetto di una costante innovazione
negli ultimi anni e riveste un estremo interesse per gli utenti. In
questo ambito, i fattori da considerare sono quattro:
• la possibilità di accedere in modo sicuro alla e-mail da una
molteplicità di browser;
• la disponibilità di servizi di e-mail “push” sui dispositivi mobili;
• la gamma dei dispositivi supportati;
• l’applicazione di misure di controllo della sicurezza ampie e
approfondite per l’accesso dai dispositivi mobili.
Modelli di utilizzo
Come nel caso della conservazione dei messaggi, questa è
un’altra area in cui molte organizzazioni incontrano una serie di
difficoltà. Su un piano molto generale, il primo aspetto da consi-
derare è l’efficienza con cui il personale utilizza la e-mail. Nelle
organizzazioni immature, gli utenti:
• sono sommersi dalle e-mail;
• non hanno mai ricevuto una formazione sulle funzionalità del
client di e-mail e sulle best practice per la gestione dei mes-
saggi;
• hanno poche alternative negli strumenti di collaborazione.
