MATTHEW W. CAIN*
UN MODELLO DI MATURITÀ
PER OTTIMIZZARE L’E-MAIL
Il sistema di e-mail è lo strumento di comunicazione più importante in azienda,
ma non sempre viene trattato con il dovuto riguardo. Gartner ha elaborato un modello
di maturità che aiuta a identificare le aree di miglioramento e a capire come rendere
l’e-mail più vantaggiosa per l’azienda
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maggio-giugno 2011
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er la maggior parte delle aziende la e-mail è lo strumento di
comunicazione più importante e per questo meriterebbe
un alto livello di attenzione e di investimenti. Spesso, tuttavia, i
sistemi di e-mail vengono trascurati per anni e presentano livelli
di affidabilità, sicurezza e controllo dei contenuti inferiori alla
media. Molti utenti lamentano inoltre di avere caselle postali so-
vraccariche e nessuna prospettiva di soluzione del problema.
Per molte aziende, un’attenta analisi della maturità del sistema
di e-mail può essere utile per individuare i fattori di debolezza.
Questo esercizio può portare a un sostanziale miglioramento
di tutti gli aspetti dell’infrastruttura di e-mail. Più in generale, la
e-mail, nonostante la sua reputazione di strumento di massa,
può offrire un sostanziale vantaggio competitivo. Un sistema di
e-mail affidabile può infatti costituire un canale di comunica-
zione economico, sicuro, mobile e versatile. Può inoltre fungere
da singolo meccanismo di controllo per tutte le comunicazioni
tra gli utenti e per tutte le interazioni di collaborazione. Può in-
fine essere un archivio efficiente e semi-strutturato per vari tipi
di contenuti.
Il modello di maturità della e-mail di Gartner presentato in que-
sto articolo dovrebbe essere utilizzato per valutare lo stato at-
tuale di un’infrastruttura di e-mail e per identificare le aree in cui
gli investimenti nell’infrastruttura di e-mail possono generare so-
stanziali vantaggi per l’azienda. Esso consta di cinque livelli, che
vanno dagli scenari in cui la e-mail è stata essenzialmente igno-
rata per anni fino a livelli di maturità superiori in cui le aziende
hanno regolarmente investito nella piattaforma di e-mail. Il livello
di maturità massimo si ha quando:
• il servizio di e-mail presenta livelli eccellenti di affidabilità, si-
curezza e controllo dei contenuti;
• gli utenti sono ben preparati;
• sono disponibili varie opzioni per la mobilità;
• gli strumenti di collaborazione, inclusi i software sociali, sono
profondamente integrati.
