• I servizi di archiviazione e mobilità possono aumentare fino al
20% il costo dell’infrastruttura di e-mail.
Il passaggio a un livello di maturità superiore è perciò diretta-
mente correlato al costo del sistema di e-mail. Il gruppo IT do-
vrebbe calcolare con la massima precisione possibile l’impatto
finanziario dei miglioramenti in modo che l’azienda possa effet-
tuare una corretta valutazione del rapporto costi/benefici.
Ad esempio: una leggera ridondanza del sistema di e-mail può
produrre una disponibilità del 99,5%; una ridondanza media può
produrre una disponibilità del 99,9%, mentre una ridondanza
completa può tradursi in una disponibilità del 99,99%. Il costo
aggiuntivo per il passaggio dalla ridondanza leggera a quella
media è del 20%, mentre quello per il passaggio dalla leggera
alla completa è del 40%. In termini aziendali, si è disposti a spen-
dere il 20% in più per ridurre i tempi di inattività da 3,6 ore al
mese a 43 minuti al mese? Oppure, si è disposti ad accettare
una spesa del 40% superiore per ridurre i tempi di inattività a soli
quattro minuti al mese?
A volte, tuttavia, il passaggio a un livello di maturità superiore può
generare un risparmio. Gartner ritiene, ad esempio, che il pas-
saggio da una topologia molto decentrata a una centralizzata
possa consentire all’azienda di ridurre fino al 25% i costi della e-
mail grazie alla maggiore efficienza operativa e alla minore com-
plessità. Anche la segmentazione dei servizi da erogare a
specifici gruppi di utenti può comportare un risparmio.
Analisi della maturità della e-mail
Una valutazione iniziale del modello di maturità permette di ac-
quisire una conoscenza più precisa del livello a cui si trova il si-
stema di e-mail. Su questa base, ogni azienda può quindi
personalizzare l’analisi ponderando gli otto fattori in base alle
proprie esigenze e ai propri obiettivi. In una società di servizi fi-
nanziari, ad esempio, il fattore della conservazione dei mes-
saggi e quello riguardante la sicurezza, la compliance e la
governance possono avere un peso superiore rispetto all’inte-
grazione degli strumenti di collaborazione. Viceversa, un’orga-
nizzazione che punti a un’innovazione rapida e su vasta scala
e che abbia forti esigenze di collaborazione all’esterno del fire-
wall ad esempio, una società di confezionamento potrebbe
trarre vantaggio dall’integrazione dei social media nel sistema
di e-mail.
Non tutti gli elementi di un sistema di e-mail sono inclusi nel mo-
dello di maturità. Il modello, tuttavia, può essere adattato per
tener conto delle esigenze peculiari di ogni azienda. Ad esempio,
il modello non include i casi d’uso e lo stato delle applicazioni
che utilizzano il servizio di e-mail per esigenze di trasporto o di
altra natura. Né include le applicazioni che siano state scritte sul
sistema di e-mail (ad esempio le applicazioni Domino o Public
Folder), oppure l’uso del sistema di e-mail per scopi di marketing
allargato (come l’invio di newsletter ai clienti o ai partner com-
merciali). Nei casi in cui questi elementi siano di grande rilevanza,
le aziende potranno aggiungere il relativo fattore di maturità e in-
tegrarlo nel modello.
Conclusioni
Il Modello di maturità della e-mail di Gartner permette alle aziende
di valutare la maturità o le capacità del proprio sistema di posta
elettronica. Normalmente, non tutti i componenti del sistema di
e-mail aziendale sono classificati allo stesso livello di maturità.
Per i Cio, i pianificatori strategici, gli architetti e il personale che
si occupa dell’infrastruttura e della gestione operativa, questo
modello permette di comprendere le molteplici dimensioni di un
sistema di e-mail, diffondere questi concetti internamente e sti-
molare in questo modo il raggiungimento di un grado di maturità
superiore. Permette inoltre di valutare le capacità attuali del si-
stema di e-mail, confrontarle con le best practice e mettere a
punto una visione ideale di come si vorrebbe il sistema azien-
dale. Consente infine di discutere e prioritizzare (confrontando il
beneficio aziendale con i tempi e/o i costi necessari) i possibili
miglioramenti graduali delle capacità del sistema di e-mail.
*RESEARCH VICE PRESIDENT
UN MODELLO DI MATURITÀ PER OTTIMIZZARE L’E-MAIL
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maggio-giugno 2011
RACCOMANDAZIONI
Il modello di maturità della e-mail di Gartner dovrebbe essere utilizzato per:
• valutare la maturità del sistema di e-mail e determinare se la sua impostazione sia adeguata per fornire un contributo
dimostrabile agli obiettivi strategici dell’organizzazione;
• identificare le lacune dei piani esistenti e stabilire cosa serva per operare una trasformazione e un miglioramento misura-
bili nell’erogazione e nel funzionamento dei servizi;
• valutare insieme alle parti interessate il valore aziendale del passaggio al livello di maturità successivo.
