Viceversa, le organizzazioni molto mature istruiscono tutti gli
utenti sulle nuove funzioni ogni volta che viene distribuito un
nuovo client di e-mail, oltre a impartire la necessaria formazione
sulle best practice e sulle regole aziendali per l’uso efficiente e
corretto della e-mail. Inoltre, le organizzazioni mature mettono a
disposizione degli utenti un’ampia scelta di strumenti di collabo-
razione, che possono includere strumenti di instant messaging,
spazi di lavoro condivisi e funzioni di conferenza via Web, for-
nendo indicazioni sulle modalità di collaborazione più appropriate
nelle diverse circostanze.
Integrazione con gli strumenti di collaborazione
L’integrazione di servizi di collaborazione alternativi nella e-mail
comporta solitamente una maggiore produttività e una maggiore
soddisfazione degli utenti. L’integrazione dei messaggi vocali e
dei servizi fax nelle caselle postali è solitamente molto apprez-
zata dagli utenti. Sempre più spesso, i servizi di collaborazione di
nuova generazione come gli spazi di lavoro condivisi, gli stru-
menti di presenza e l’instant messaging vengono integrati nel si-
stema di e-mail.
Le organizzazioni che riescono a sfruttare i costrutti sociali al-
l’interno delle caselle postali hanno ottime prospettive di un ri-
torno positivo. La e-mail è una ricca fonte di contenuti e
contatti, e la possibilità di collegare i messaggi e i contatti ai
profili degli utenti in siti sociali pubblici o privati consente un no-
tevole arricchimento delle connessioni. La possibilità di inte-
grare nella casella di posta gli aggiornamenti di stato dei siti
sociali (o altri flussi di attività) favorisce una più ampia diffusione
delle informazioni. La scelta di incoraggiare l’integrazione tra
siti sociali e posta elettronica consente all’azienda di essere più
agile e di migliorare sensibilmente il grado di soddisfazione degli
utenti.
Topologia e modello di
erogazione
In generale, i sistemi di e-mail maturi presentano
una topologia più centralizzata ad esempio, tre
data center (o uno solo) per un’azienda di
scala globale che consente una ge-
stione economicamente più efficiente
e un più alto grado di controllo ri-
spetto ai sistemi distribuiti. Nei
prossimi anni, è probabile che le
organizzazioni mature adottino ser-
vizi di e-mail basati sul cloud in combinazione
con alcune risorse on-premises. Questo mo-
dello ibrido permetterà di sfruttare la conve-
nienza economica e la maggiore semplicità
dell’infrastruttura cloud riducendo al contempo i
rischi di questo modello emergente. Le aziende interessate a una
migrazione su larga scala a un sistema di e-mail basato sul cloud
dovrebbero utilizzare il processo di valutazione qui descritto nel-
l’ambito della fase di due diligence.
Le implementazioni più mature dei sistemi di e-mail utilizzano inol-
tre un modello di segmentazione degli utenti in base al quale alle
diverse categorie di utenti vengono assegnate diverse combina-
zioni di metriche per gli Sla, funzionalità e spazi di storage al fine di
ridurre il costo medio dell’investimento complessivo nella e-mail.
Questo modello di segmentazione conoscerà una larga diffusione
con i servizi di e-mail basati sul cloud, che offriranno prezzi diffe-
renziati per i diversi modelli di utilizzo.
Livelli di maturità della e-mail
Di seguito sono descritti i cinque livelli di maturità della e-mail.
Passivo.
Questo livello si riscontra solo occasionalmente, so-
prattutto nelle aziende con risorse limitate che non sono ancora
passate a un sistema di e-mail unico gestito da un gruppo cen-
trale, come è il caso di alcune amministrazioni pubbliche e isti-
tuti scolastici. In genere, questi sistemi sono stati installati una
decina di anni fa e sono stati gestiti con poca attenzione. I re-
quisiti di supporto sono limitati e la disponibilità dei sistemi arriva
a malapena al 98-99%. Le opzioni per la mobilità sono ridotte, la
distribuzione dei server è decentrata e i criteri di conservazione
dei messaggi sono inesistenti; questo comporta generalmente
installazioni di server molto estese o un uso estremo degli archivi
locali –• o entrambi. I costi di proprietà di questi sistemi sono so-
litamente molto bassi, poiché la maggior parte degli investimenti
è già stata ammortizzata da tempo. Questo profilo si riscontra in
circa il 5% delle aziende clienti di
Gartner.
Azione: sarebbe opportuno pas-
sare a un sistema di e-mail cen-
tralizzato all’interno dell’azienda. In
alternativa, se le esigenze di e-mail
sono piuttosto semplici e non si su-
perano i 1.000 utenti, è possibile valutare
la migrazione a un servizio di e-mail basato sul cloud.
Elementare.
Questo livello soddisfa i requisiti minimi
di un sistema di e-mail aziendale. L’aspetto più problema-
tico di questo livello è che il software del sistema è indietro
di due generazioni, perciò non è più supportato dal forni-
tore. La mancanza di un servizio di disaster recovery al di
là del semplice backup su nastro rappresenta un rischio
per l’azienda. Purtroppo questo profilo è presente in
circa il 35% della base di clienti.
Azione
:
passare alla categoria “Efficiente” aggior-
nando il sistema di e-mail alla versione più re-
cente. Nell’ambito dell’aggiornamento, introdurre
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maggio-giugno 2011
UN MODELLO DI MATURITÀ PER OTTIMIZZARE L’E-MAIL
