Starwood Hotels & Resorts Worldwide Inc. è una
delle società principali che a livello mondiale opera
nel settore alberghiero, con oltre 1.100 alberghi di
proprietà, in gestione o in franchising in più di 100
Paesi, riconoscibili dai brand St. Regis, The Luxury
Collection, W, Westin, Le Méridien, Sheraton, Four
Points by Sheraton, Aloft ed Element. Starwood Ho-
tels è presente nelle principali città italiane con 27 al-
berghi di fascia alta (4 stelle, 5 stelle o 5 stelle lusso).
Il progetto di dematerializzazione
e conservazione sostitutiva
Per migliorare l’efficienza del sistema di gestione
delle fatture attive e razionalizzare il sistema di ar-
chiviazione delle fatture e di altri documenti conta-
bili, la filiale italiana di Starwood Hotels ha adottato
la soluzione DocFlow Synergy di gestione docu-
mentale e di workflow della società DocFlow per rea-
lizzare, con l’assistenza dello stesso fornitore, un si-
stema di dematerializzazione e conservazione
sostitutiva articolato in vari progetti.
Il primo progetto ha avuto come obiettivo la realiz-
zazione di un servizio per la dematerializzazione,
conservazione sostitutiva a norma e consultazione
online dei documenti fiscali. Le procedure automa-
tizzate sono supportate da un sistema di notifica
che avvisa gli utenti sullo stato di avanzamento delle
procedure e segnala eventuali problemi. Sono inol-
tre previsti accessi personalizzati dell’utente secondo
particolari sistemi di profilazione e sicurezza.
La seconda fase ha visto la dematerializzazione del ci-
clo attivo riguardante tutte le fatture clienti dei singoli
alberghi e delle società di gestione del gruppo. Il si-
stema Synergy è stato configurato per gestire l’archi-
viazione e la conservazione sostitutiva delle fatture
emesse sia dagli alberghi sia dal sistema gestionale
SAP dell’amministrazione centrale intercompany.
Il servizio implementato, e il collegamento con i si-
stemi gestionali preposti, hanno permesso a Star-
wood di eliminare totalmente i documenti cartacei.
La creazione di un modello organizzativo, imple-
mentativo e formativo ha permesso la graduale in-
troduzione del servizio in vari hotel, secondo le esi-
genze organizzative di business e di tempo dei singoli
referenti amministrativi degli alberghi.
Nel progetto di conservazione delle fatture attive
sono attualmente coinvolti dieci alberghi italiani.
Le ragioni della scelta
Gli elementi che hanno portato alla scelta del servizio
DocFlow sono stati la competenza organizzativa e nor-
mativa dei consulenti DocFlow, la disponibilità di un
Case history
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office automation
luglio-agosto 2012
La fatturazione senza
carta di Starwood Italia
Grazie alla soluzione DocFlow Synergy e al servizio di conservazione
sostitutiva sempre dello stesso vendor, si sono semplificate l’emissione,
l’archiviazione e la ricerca di oltre 300.000 documenti rilasciati
da inizio 2011 da 10 alberghi presenti in Italia.
Giancarlo Magnaghi
