ambiente specializzato nella gestione dei documenti in
grado di archiviare i documenti in ingresso cartacei ed
elettronici supportando processi collaborativi, la pos-
sibilità di automatizzare le procedure e la comunica-
zione con i sistemi gestionali, la gestione del processo
di conservazione sostitutiva con la conseguente elimi-
nazione dei documenti cartacei, la possibilità di ga-
rantire la conformità dei processi alle normative di si-
curezza, privacy, di settore e alle regole specifiche per
la conservazione sostitutiva e, infine, la possibilità di
sviluppi futuri relativi ad altre esigenze. Per avere mag-
giori informazioni abbiamo sentito direttamente le
opinioni dei dirigenti di Starwood Italia che hanno la-
vorato alla definizione e progettazione del sistema.
Quali sono le ragioni che hanno indotto Starwood
Italia a realizzare questo progetto e come vi siete
organizzati per partire?
Rosario Micali, tax director Starwood Italia.
L’idea
di partire con un sistema di archiviazione ottica ci è
venuta per facilitare l’accesso ai documenti per tutti
coloro che lavorano nell’ambito dell’account recei-
vable (ciclo attivo). Siamo passati da un ambiente
cartaceo a un ambiente elettronico che permette una
maggiore integrazione con i sistemi gestionali e una
maggiore flessibilità per quanto riguarda l’accesso alle
informazioni.
Abbiamo dovuto affrontare diverse problematiche,
dovute al fatto che abbiamo due diversi tipi di fattu-
razione: quelle emesse dai front office degli alberghi
(che utilizzano il sistema gestionale alberghiero Opera)
e quelle extra-alberghiere intercompany delle società
del gruppo Starwood, emesse dai nostri servizi di
back office utilizzando il sistema SAP. Il punto critico
è che bisogna garantire la sequenzialità della nume-
razione delle fatture, indispensabile per rispettare la
normativa fiscale, anche se le fatture vengono emesse
tutti i giorni da due sistemi indipendenti. Si è deciso
di non recuperare tutto l’archivio storico degli alber-
ghi, per non appesantire il progetto e non ritardarne
la partenza, e nel 2010 è stato realizzato il primo pro-
getto pilota all’Hotel Westin Palace di Milano.
Abbiamo poi deciso di partire in produzione con il
nuovo albergo Sheraton Malpensa che apriva nel
novembre 2010, poiché è più facile partire con gli al-
berghi ‘stand alone’ che hanno un unico centro di fat-
turazione, mentre l’avvio del sistema di archivia-
zione sostitutiva è iniziata dal primo gennaio 2011
per la sincronizzazione con l’anno fiscale ai fini IVA.
All’inizio del 2011 siamo partiti con 10 alberghi,
ognuno dei quali produce le proprie fatture.
Per passare dalla gestione delle fatture su carta alla
gestione in formato elettronico, abbiamo dovuto co-
struire un processo standard uguale per tutti gli al-
berghi: la fattura cartacea viene stampata per il cliente
al banco dell’hotel e viene inviata in formato elet-
tronico a DocFlow, che provvede all’archiviazione se-
condo tutti i dettagli tecnici previsti dalla normativa.
L’azienda
Starwood Italia.
L’esigenza
Facilitare l’accesso ai documenti per tutte le figure
professionali coinvolte nei processi di account re-
ceivable (ciclo attivo); sostituendo la gestione ma-
nuale basata su carta con un sistema automatizza-
to. Conciliazione dei due processi di fatturazione
attivi all’interno della società.
La soluzione
Sistema di gestione documentale e di workflow
DocFlow Synergy, implementato per la realizza-
zione di un servizio di dematerializzazione, a cui
è stato associato un servizio di conservazione so-
stitutiva a norma e consultazione online dei docu-
menti fiscali.
I benefici
• Il processo di pagamento delle fatture è oggi to-
talmente paperless.
• Eliminazione della gestione manuale per l’ordi-
namento e l’archiviazione delle fatture.
• Riduzione degli spazi dedicati all’archiviazione
cartacea.
• Maggiore sicurezza secondo la normativa ga-
rantita da DocFlow che supporta anche il servi-
zio di conservazione sostitutiva presso un suo
data center.
• Facilità di ricerca e risposte in tempi rapidi per i
clienti che richiedono l’invio di copie delle fattu-
re emesse.
In sintesi
luglio-agosto 2012
office automation
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Le foto che corredano l’articolo sono relative all’Hotel St. Regis
di Firenze
