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office automation
luglio-agosto 2012
La fatturazione senza carta di Starwood Italia
Quali sono stati gli impatti organizzativi e i benefici
negli hotel che sono partiti per primi?
Francesco Manghina, financial controller degli
hotel Westin Palace e Sheraton Diana Majestic di
Milano.
L’impatto positivo più evidente che ha avuto
il progetto sul front-office è stato un notevole ri-
sparmio di carta e delle relative operazioni di smi-
stamento delle copie, poiché non è più necessario
stampare la copia delle fatture ai fini IVA. Questo
evita tutti i costi relativi alle operazioni cartacee ed
elimina la possibilità di smarrimento delle copie ol-
tre ad avere più ordine e sicurezza.
Il processo di pagamento delle fatture è ora comple-
tamente paperless. Il programma di checkout per-
mette al cliente di controllare su un tablet la fattura
prima che venga stampata, per evitare di ristam-
parla in caso di errori. Il cliente firma per accetta-
zione, sempre sul tablet, prima che la fattura venga
stampata. La firma digitalizzata viene utilizzata anche
per il pagamento tramite carta di credito.
Per quanto riguarda il back office, l’impatto è mag-
giore, poiché gli impiegati non devono più ordinare
e archiviare le fatture (circa 45.000 documenti/anno),
e abbiamo potuto ridurre gli spazi di archiviazione.
Poiché la clientela è prevalentemente business, capita
spesso, su richiesta del cliente, di dovere ri-inviare la
fattura perché smarrita dallo stesso. Essendo tutte le
fatture su file, la ricerca è molto più agevole ed è
molto più veloce procedere alla spedizione via posta
elettronica evitando di cercare gli originali e di ac-
quisirli con lo scanner. Il controllo delle fatture viene
eseguito elettronicamente, e la persona che si occu-
pava dell’archiviazione ora utilizza questo risparmio
di tempo per effettuare altre attività amministrative.
Le fatture vengono archiviate in un data center gestito
da DocFlow, che garantisce i massimi livelli di sicu-
rezza e la conformità alle normative della privacy re-
lativamente ai dati sensibili relativi ai clienti. Poiché
solo alcune persone del back office sono autorizzate
ad accedere all’archivio delle fatture, in questo modo
è garantita anche la sicurezza e la riservatezza delle
informazioni.
Questo progetto come si pone nella strategia globa-
le di Starwood Hotels e quali sono gli eventuali svi-
luppi futuri?
Alessandro Grassivaro, regional director of fi-
nance Italy and Central Mediterranean.
Starwood
Hotels, nella sua veste di operatore di alberghi di
lusso che conta oltre 1.100 alberghi nel mondo,
cerca sempre soluzioni tecnologiche avanzate.
Questo progetto di Starwood Italia si integra nella
strategia della società a livello mondiale, che ha in-
teresse a migliorare i processi interni e trasferire an-
che al cliente finale i benefici delle tecnologie evolute,
ma è anche attenta agli aspetti ambientali per ri-
durre le emissioni di carbonio (carbon footprint)
dei propri alberghi. La sostenibilità può e deve viag-
giare su un binario parallelo con l’efficientamento del
processo, che sia produttivo, amministrativo, orga-
nizzativo. Riguardo al processo amministrativo l’evo-
luzione tecnologica e normativa ci offre la possibilità
di cogliere opportunità che fino a qualche anno fa
erano impensabili, consentendo la gestione di do-
cumenti contabili in maniera elettronica in tutte le
fasi del ciclo di vita, dalla creazione alla consulta-
zione, trasmissione e conservazione.
Il progetto della conservazione delle fatture attive na-
sce proprio come logica conseguenza di tutto ciò, ben
consci delle incognite che ogni variazione di un pro-
cesso complesso e affinato nel tempo possono far
emergere. È compito della direzione finance essere il
driver di questo cambiamento organizzativo e a tratti
anche culturale che contribuisce a rendere la nostra
azienda all’avanguardia a 360 gradi. Il desiderio è
quello di estendere questa logica anche al ciclo passivo.
Quali sono i ritorni sull’investimento sia monetizza-
bili che non monetizzabili?
Francesco Sala, treasury manager Starwood Italia.
I motivi alla base di questo progetto sono stati mol-
teplici e si inquadrano in un’ottica di efficienza che
mostra i suoi effetti sia sui costi ma soprattutto sul-
l’organizzazione del lavoro.
L’efficienza viene migliorata notevolmente in ter-
mini di minori costi di stampa, archiviazione, per-
sonale, di maggiore sicurezza, facilità di ricerca, in-
vio a clienti di copie di fatture.
L’analisi di fattibilità/economicità iniziata a gennaio
2010 evidenziava degli interessanti margini di recu-
pero di efficienza e quindi si è deciso di procedere
scegliendo DocFlow in quanto già partner in un
progetto avviato di conservazione a norma dei libri
contabili.
Si è scelta la modalità ‘service’ in modo da esternaliz-
zare anche la gestione del server di conservazione di
tali documenti, privilegiando tale soluzione all’op-
zione in house. L’invio avviene quotidianamente, con
una procedura schedulata in orario notturno. Nel
2011 sono stati archiviati oltre 320.000 documenti.
