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ottobre 2013
do i documenti come se fossero stati pinzati elet-
tronicamente. L’idea piacque ai clienti che ancora
una volta ebbero a disposizione uno strumento che
aumentò molto la loro ecienza. Avevamo però
nel contempo clienti di ogni dimensione – si parla
di decine di milioni di documenti da gestire e mi-
gliaia di utenti – che iniziavano ad avere esigenze
di classe enterprise”. Top Consult decise quindi di
riscrivere totalmente il software con l’obiettivo di
“creare la prima piattaforma enterprise documenta-
le italiana – completa di funzioni di load balancing
e possibilità di scalare in base alle esigenze – con-
centrando nella parte server tutta la logica docu-
mentale semplificando la realizzazione dei portali e
dei client che conterranno esclusivamente la logica
di presentazione cioè di come gli utenti interagi-
ranno col sistema. Il tutto conforme alle normative
vigenti”. Insomma, un sistema utilizzabile con tutti
i tipi di client: PC, notebook, tablet e smartphone.
Sfidare i grandi
La sfida lanciata dall’azienda torinese è stata dunque
quella di inserirsi nello stesso mercato dei grandi
fornitori internazionali. “Quello della gestione do-
cumentale enterprise è di fatto uno scenario con
contratti milionari, e noi abbiamo l’ambizione di
fare le stesse cose meglio e costando dieci volte di
meno”, sostiene Za
agnini, annunciando l’altro pas-
so compiuto di recente dalla piattaforma Top Media
NED e sintetizzato dalla parola Social, per andare
incontro a nuove esigenze e richieste dei clienti e
a uno scenario in costante evoluzione. In breve, si
è pensato di fornire, tramite le nuove interfacce
chiamate Surfer e Surfer Mobile, uno strumento non
solo per quei professionisti del documento che han-
no bisogno di e
ettuare tutte le ricerche possibili
e complesse in azienda, ma anche per altre figure
meno specializzate. “Pensiamo a un dirigente che
deve entrare in un sistema documentale e se apre
un client complesso si perde”, sottolinea Za
agnini.
Per consentire anche agli utenti occasionali l’uso del
sistema documentale, sono state prese a modello
le funzionalità o
erte dagli smartphone applican-
do questo concetto ai documenti, ‘tenendo vicini’
quelli sui quali si sta lavorando. Per superare la ri-
gidità delle classificazioni si è deciso di utilizzare
il principio dei tag, consentendo agli utenti di ag-
giungere criteri individuali. È stata infine aggiunta
la ricerca libera, come se si trattasse di un motore di
ricerca standard. “Un altro tassello ‘social’ ha infine
riguardato l’inserimento nella piattaforma, interna e
protetta, di funzionalità di groupware per dar vita
a un vero e proprio social network aziendale”, dice
ancora Za
agnini.
Nasce il social business
Le funzionalità di groupware o
erte dalla piatta-
forma TopMedia Social NED sono state dunque
ideate per cambiare con decisione il modo in cui
opera una organizzazione, permettendo di supe-
rare gli schemi rigidi e ormai inadeguati imposti
dai sistemi di workflow a favore di una reattività e
agilità indispensabile per rispondere alle sfide di
un mercato che non ammette ritardi, obblighi nor-
mativi compresi. Il tutto integrandosi con l’organiz-
zazione tradizionale, certamente necessaria per la
definizione di responsabilità, obiettivi e piani, ma
aprendo parallelamente nuove opportunità in ambi-
to collaborativo. “Pensiamo ad esempio ai manager
di aziende del settore retail che grazie alla nostra
piattaforma, a fini di marketing, possono creare un
gruppo di lavoro dedicato al quale far accedere i
responsabili dei punti di vendita di tutto il mondo”,
commenta Za
agnini. “Si tratta di mettere a fattor
comune spunti e domande, coinvolgendo più per-
sone perché possano condividere idee e propo-
ste, confrontandosi sulle strategie da applicare. Un
obiettivo che grazie al groupware si può raggiun-
gere con semplicità e in tempo reale laddove prima
veniva spesso utilizzata l’email, appesantendola di
allegati”. Un altro esempio dell’approccio che sta
dietro alla nuova o
erta rilasciata da Top Consult
riguarda invece quei responsabili di un particola-
re reparto che non sempre si trovano in ucio ma
hanno in ogni caso la necessità di poter accedere
costantemente ai documenti aziendali. Insomma i
cosiddetti mobile worker: “Processi come l’appro-
vazione di acquisti o preventivi, proposte d’ordine
o altro possono essere svolti ovunque, direttamente
e con immediatezza dal terminale mobile a seguito
di una notifica che appare sul suo display, senza do-
ver tornare alla propria scrivania, sveltendo il lavoro
del manager e ottimizzando il tempo a disposizio-
ne nel corso della giornata. Con ricadute positive
in termini di ecienza su tutta l’organizzazione”,
aggiunge Za
agnini, concludendo: “Come con le
precedenti versioni del nostro software TopMedia
inventammo l’integrazione col gestionale e la pinza-
tura elettronica dei documenti, cambiando la GED
in NED, ora abbiamo avuto l’intuizione di portare
in azienda, in sicurezza e con semplicità, tutti quei
meccanismi e metodologie proprie degli strumenti
di nuova generazione abilitando un vero e proprio
social business per tutti e ovunque. Cambia ancora
la NED e diventa Social NED, facendo contento, tra
gli altri, anche quel nostro giovane collaboratore
che da tempo non usa più l’email...”.
