Ufficio paperless, l’utopia che può diventare realtà
razione dei benefici e quindi nella possibilità di
avere in tempo rapido una misurazione del ritorno
dell’investimento, che può raggiungere davvero ri-
sultati eccezionali.
Questo riguarda in particolare la pubblica ammi-
nistrazione, burocrazia ingorda di carta da consu-
mare e che invece da un processo di dematerializ-
zazione ha solo da guadagnare (vedi box). Un
grande futuro attende dunque il settore del docu-
ment management: speriamo che finalmente le no-
stre scrivanie conoscano la leggerezza dell’immate-
riale e perdano la caratteristica di specchio del
nostro disordine.
Uno studio recente condotto da ricercatori degli Osservatori del
Politecnico di Milano per Nòva, calcola che una manovra digi-
tale sarebbe capace di liberare nella pubblica amministrazione
risorse per 43 miliardi di euro all’anno.
Le tipologie di risparmio evidenziate sono tre: quelli ottenibili su-
gli acquisti della PA, quelli generati da un aumento della produt-
tività e quelli indotti dal fatto che una pubblica amministrazione
più snella ed efficiente garantirebbe alle imprese minori costi di
gestione.
Il tema della dematerializzazione riguarda direttamente gli ulti-
mi due aspetti e in particolare i benefici legati all’aumento di
produttività dei processi della PA (digitalizzazione dei paga-
menti, dematerializzazione, uso di posta elettronica certificata,
sanità digitale, pagamenti multicanale, fascicoli penali elettroni-
ci, ecc). Questi benefici sono legati alla produttività del perso-
nale. Il punto di partenza del ragionamento è rappresentato da
esperienze in aziende dove mediamente i progetti di digitaliz-
zazione hanno aumentato la produttività del 20%.
Per la PA i ricercatori hanno stimato, prudentemente, un rispar-
mio medio del 10% sulla spesa totale. E, data la spesa totale
(150 miliardi di euro), questa voce potrebbe quindi liberare 15
miliardi di risorse.
L’altro capitolo riguarda i benefici esterni: ovvero i risparmi in-
dotti per il sistema delle imprese e per i cittadini. La semplifica-
zione normativa e la digitalizzazione dei processi potrebbero
eliminare un terzo dei costi, ovvero 23 miliardi di euro, che le
imprese potrebbero risparmiare, ogni anno.
Viste le recenti ‘manovre’ del Governo, che cosa si aspetta an-
cora ad avviare con adeguati investimenti l’Agenda Digitale?
Quasi come una ‘manovra’
cia. Il problema pare filosofico, ma ha una sua im-
portanza pratica eccezionale: chi è che controlla l’au-
tenticità e l’immutabilità del documento in una tec-
nologia che rovescia uno dei luoghi comuni della
nostra civiltà scripta manent? Un luogo comune che
è alla base della nostra cultura giuridica delle leggi
scritte nella pietra perché fossero immutabili, eterne,
uguali per tutti.
Oggi il documento è volatile e va curato e conser-
vato con diverse metodologie e tecnologie ma an-
che con un altro spirito. Anche perché il docu-
mento elettronico perde la sua caratteristica
autoriale: chi ha scritto un documento che è stato
rivisto da più persone, che ha avuto diverse ver-
sioni, varianti incontrollate? Questo riguarda nuove
sfide sia per gli aspetti giuridici e amministrativi –
il conservatore è una figura nuova regolata da strin-
genti leggi che ne stabiliscono caratteristiche e com-
piti – sia per quelli organizzativi: chi è l’autore di un
documento? Chi se ne prende, nel bene e nel male,
la responsabilità?
L’integrazione riguarda infine un altro aspetto: un
processo di digitalizzazione è appunto un ‘processo’
e finisce per coinvolgere tecnologie diverse, dall’ac-
quisizione dei documenti, alla loro classificazione e
archiviazione, fino alla vera e propria elaborazione,
con tutte le fasi di eventuale stampa, che comunque
devono essere previste. Quasi sempre dunque l’im-
plementazione di un sistema prevede il coinvolgi-
mento di diversi fornitori, con storie, compe-
tenze e culture diverse, complicando non
solo l’acquisto, ma anche il successo dell’at-
tività.
Benefici misurabili
L’evoluzione naturale del processo è nello svi-
luppo di veri e propri sistemi di gestione del-
la conoscenza, in cui cioè la tradizionale ela-
borazione dati si trasforma in un piano arti-
colato e complesso di utilizzo della conoscenza
per supportare sia i processi di efficienza che
quelli di efficacia decisionale e di
controllo del contesto
ambientale.
Il grande van-
taggio di que-
sta tecnologia
è però nella fa-
cilità di misu-
74
office automation
febbraio 2012
