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73
giugno 2013
Dal document management
alla digitalizzazione dei processi
La dematerializzazione dei processi documenta-
li, insomma, continua a rivestire un ruolo di primo
piano, ma ormai non basta più: oggi l’obiettivo è
digitalizzare, oltre ai processi interni, anche l’intera
catena del valore, coinvolgendo tutto l’ecosistema
che ruota intorno a una organizzazione. Una ten-
denza che implica trasformazioni radicali non solo
dal punto di vista delle tecnologie informatiche
ma anche, e soprattutto, da quello organizzativo e
culturale. Digitalizzare i rapporti a monte e a valle
di una filiera vuol dire progettare e gestire in modo
integrato i processi interni ed esterni, attraverso il
ridisegno delle logiche di gestione di ciascun pro-
cesso e delle informazioni che lo caratterizzano.
Se nelle aziende di dimensioni medio-piccole il focus
è ancora sulle tematiche di base, affrontate a volte
a seguito di interventi legislativi mirati (fatturazione
elettronica, archiviazione sostitutiva…), nelle realtà
di dimensioni maggiori percorsi di dematerializza-
zione a livello di singolo processo (amministrazione,
gestione delle risorse umane, CRM…) sono stati af-
frontati da tempo, ed ora si pensa a come integrarli
con soluzioni di collaboration, magari già presenti in
azienda, le cui potenzialità non sono però sfruttate
pienamente. Il mondo della gestione documentale,
insomma, è sempre in fermento.
Il Document Management (DM) secondo Gartner rientra in un disegno più ampio, che la società di ricerca americana
chiama architettura 3CS (communication, collaboration, content e social), visualizzata nello schema.
Un sistema di document management entry level ha il compito di presentare un gruppo di file come folder o directory.
Tuttavia, al crescere delle esigenze di una organizzazione, alla quantità e alla complessità dei documenti che si trova a
dover gestire, il sistema deve integrare funzionalità più sofisticate per gestire un numero sempre maggiore di repsitory
di documenti attraverso l’uso di metadati e regole che definiscono quali contenuti possono essere creati, letti, aggior-
nati o eliminati e tutti i workflow correlati a ciascuna di queste attività.
La mappa di Gartner
Fonte: Gartner (giugno 2012)
