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giugno 2013
Il fatto che l’utilizzo di soluzioni per la demateria-
lizzazione dei documenti portino benefici in termini
di risparmio dei costi, diminuzione dell’utilizzo della
carta, maggiore efficienza nella gestione dei dati e
ottimizzazione dei processi è ormai assodato. Non
a caso il comparto definito dal rapporto Assinform
2013 Content & Information Management - in cui
il Document Management ha un ruolo di tutto ri-
spetto - soffre meno di altri, attestandosi in Italia
su un valore di 882 milioni di euro.
Dalle soluzioni di gestione documentale, però, le
organizzazioni si aspettano sempre di più, come
sottolinea lo stesso rapporto: non solo cattura-
re, classificare, gestire e condividere contenuti e
asset digitali, automatizzando i processi ad alta
‘intensità documentale’, ma anche proteggere la
proprietà intellettuale, gestire in maniera univo-
ca tutti i documenti, standard e non, favorire la
collaborazione tra utenti, supportare la ricerca di
informazioni anche sui social network, garantire il
rispetto delle normative e delle policy aziendali,
consentire l’accesso ai documenti anche tramite
dispositivi mobili, sino ad arrivare, naturalmente,
alla corretta archiviazione nel rispetto di normative
in continua evoluzione.
A fronte di questo scenario, le soluzioni volte a cat-
turare, classificare e incanalare dati e informazioni
da fonti diverse stanno evolvendo rapidamente:
alle tradizionali tecnologie OCR (optical character
recognition), ad esempio, si affiancano tecnologie
semantiche, mentre si vanno affermando piattaforme
integrate - on premise, nel cloud o ibride - in grado
di rendere disponibile una gamma di funzionalità
sempre più ampia.
Aria nuova in azienda
Il mercato della gestione documentale resta stabile perché
è capace di venire incontro alle esigenze sempre nuove che esprime
la domanda. In particolare si assiste a una integrazione sempre
più spinta tra i tradizionali repository documentali
e le piattaforme di collaboration.
Raffaela Citterio
SPECIALE Document management
Foto: © Cybrain - Fotolia.com
Tra le frontiere più avanzate spicca il Contract Life Cycle Management
Tutti i documenti sono importanti e hanno un proprio ciclo di vita, ma tra i più critici e sensibili vi sono sicuramente
i contratti. Non a caso esistono soluzioni ad hoc di Contract Life Cycle Management (CLM), che però rappresentano
ancora soluzioni di nicchia. L’importanza di dotarsi di sistemi efficaci di CLM è stata recentemente sottolineata anche
da Gartner in un white paper del novembre 2012 che sottolinea i vantaggi che derivano dall’adozione di soluzioni di
questo tipo, soprattutto in termini di compliance e limitazione dei rischi.
Naturalmente un sistema CLM - particolarmente utile nei settori con contratti molto complessi come il mondo sanitario,
degli appalti governativi, dei servizi finanziari… - deve integrarsi in maniera trasparente con i flussi documentali di tutta
l’azienda, perché l’ufficio legale non può considerarsi un’isola a sé stante. Tra gli esempi portati da Gartner a testimo-
nianza del valore delle soluzioni di CLM spicca quello di una industria attiva nel comparto medicale che ha rinnovato
un contratto del valore di 10 milioni di dollari che non avrebbe dovuto essere rinnovato poiché il contratto prevedeva
una clausola di rinnovo automatico. Un sistema CLM avrebbe evidenziato l’avvicinarsi della scadenza del contratto e la
clausola in essere, e, nel caso l’azienda avesse deciso di rinunciare a quella fornitura (come nella situazione in oggetto)
avrebbe potuto fare i passi necessari. Un caso tutt’altro che raro.
