Office Layout aprile-giugno 2017

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sonalizzazione del proprio spazio funge da me-
diatore sulla privacy percepita in ambienti in cui
vi è assenza di privacy architettonica, visiva e
acustica. Considerando la connessione tra la
percezione di privacy e i livelli di stress ed esau-
rimento da lavoro questo studio dimostra
che la personalizzazione degli spazi aiuta a mi-
gliorare il livello di benessere.
Interessante è anche il dibattito tra ordine e
disordine; il desk sharing impone una rigida
disciplina che viene formalizzata con la
clean desk policy e obbliga quindi a essere
sempre ordinati non potendo lasciare mai nul-
la sulla scrivania.
Dagli studi più recenti non emerge un vincitore
tra “ordinati” e “disordinati”, quello che risulta
è una forte correlazione tra lo stato di un am-
biente e i comportamenti, le preferenze e le
scelte delle persone. Occorre però considerare
che le organizzazioni stanno cambiando sem-
pre più velocemente, l’intelligenza artificiale sta
andando a sostituire molte attività di tipo
routinario e le competenze più ricercate nei
nuovi talenti sono soft skill come il pensiero
creativo o la capacità di innovazione.
To share or not to share?
Il cambiamento in atto è dirompente e riguarda
il mondo del lavoro tout court e non solo gli
spazi. È il momento che le organizzazioni si
concedano la possibilità di ripensarsi e inno-
varsi, rinnovando i propri uffici in un concetto
dinamico sulla base del modello dell’activity ba-
sed working.
Tutto questo però è soltanto una piccola tes-
sera di un mosaico complesso che include e
comprende un cambiamento nella cultura or-
ganizzativa, nella tecnologia e nella leadership
che ha un impatto enorme sulle persone, sul
business e sulla produttività.
Nella scelta tra desk sharing o scrivania asse-
gnata, tra ordine e disordine, tra clean desk po-
licy e personalizzazione non esiste quindi un
unico modello vincente, ma una serie di scelte
da compiere a seconda degli obiettivi da
perseguire.
Fondamentale è affrontare il cambiamento con
progettualità, analizzando il contesto organiz-
zativo e coinvolgendo e accompagnando le or-
ganizzazioni e le persone nelle scelte e nella
comprensione delle motivazioni, in modo da
vivere il gioco delle sedie con la leggerezza e
la curiosità di un bambino e non con la paura
di rimanere in piedi o di essere eliminati.
* Luca Brusamolino è owner di Workitect realtà di consulenza e progettazione che,
analizzando l’organizzazione e studiando chi sono e come lavorano le persone,
accompagna le aziende nell’avvio di progetti di smart working e nella definizione di
ambienti di lavoro efficienti ed efficaci ed esteticamente piacevoli
I vantaggi di clean desk policy
e desk sharing
Spazio
Viene ridotto lo spazio per le postazioni singole che non vengono più assegnate a uso
esclusivo di ogni dipendente, ma utilizzate a seconda dell’esigenza. In genere si
riduce anche la dimensione della scrivania e si toglie la cassettiera sostituita da
locker personali dove riporre oggetti e documenti o strumenti di lavoro.
Costi
Meno spazio equivale a meno costi di locazione e facilities con una riduzione in media
del 30%. Considerando un costo medio di 300 ¤/mq tra locazione e facilities (studio
di eFM – 2016), una PMI di 50/60 persone con 1.000 mq può arrivare a risparmiare
90.000 Euro all’anno.
Aree comuni
Lo spazio liberato dalle postazioni individuali crea la possibilità di avere aree comuni
più adatte alle diverse attività lavorative secondo le 4c dell’activity based working:
comunicazione, collaborazione, concentrazione, contemplazione.
Digitalizzazione
Non avere a disposizione una scrivania assegnata obbliga di fatto a introdurre clean
desk policy e spinge l’organizzazione verso digitalizzazione e paperless. I documenti
digitali possono essere facilmente organizzati e indicizzati e sono accessibili
indipendentemente dal luogo in cui si sta lavorando. Un documento cartaceo invece
presuppone un archivio fisico che comporta spazio e spreco di tempo per la
catalogazione e la ricerca.