ARXivar
per l’efficienza documentale nel retail
Uno strumento facile ma potente quando serve gestire il flusso di in-
formazioni e i processi documentali di grandi catene commerciali
Per poter organizzare quasi 1300 negozi sparsi in Italia e nel mon-
do e gestire un fatturato (in crescita) per un totale di più di 500
milioni di euro c’è bisogno di grandi capacità organizzative, una
grande squadra di persone, dei prodotti innovativi e un continuo
aggiornamento. In una situazione di questo tipo la velocità è un
fattore determinante, assieme al controllo. La quantità di informazioni
e documenti da e per la sede centrale, e la necessità di coordi-
nare le azioni di migliaia di persone, comportano difficoltà quasi
difficili da immaginare. Questa è la descrizione di due importan-
ti aziende italiane che hanno da poco deciso di scegliere ARXi-
var come piattaforma per la gestione dei documenti e l’organiz-
zazione dei loro processi. Stesso settore, due progetti diversi.
In un caso, ARXivar è usato come repository centrale di tutti i do-
cumenti amministrativi, fiscali e organizzativi. “ARXivar è interfacciato
col sistema gestionale che gira su sistema AS/400 e cattura au-
tomaticamente tutti i documenti del ciclo attivo e passivo. Que-
sti diventano immediatamente disponibili nelle varie filiali e pres-
so i centri di logistica. La sede centrale riceve i carichi della mer-
ce e gli eventuali problemi in tempo reale dalle filiali e riesce così
a gestirli tempestivamente”, spiega Alberto Carrai di Abletech,
l’azienda proprietaria di ARXivar.
Nell’altro caso, ARXivar è usato come motore e concentratore di
informazioni provenienti da almeno 7 sistemi gestionali diversi. “Qui
la necessità era quella di raccogliere i documenti generati da stru-
menti diversi e avere una piattaforma facilmente integrabile con
il portale aziendale per poterli pubblicare – spiega Carrai –; do-
vevamo inoltre gestire automaticamente la vita del documento,
compresa la visibilità a tempo, l’accessibilità e il controllo dei di-
versi processi di distribuzione, compresa la postalizzazione”. Le
due aziende hanno apprezzato in particolar modo la nuova in-
terfaccia
ARXivar Web Portal
, che essendo completamente con-
figurabile permette di essere adattata alle necessità di ogni sin-
golo utente. Con l’introduzione della versione 5, ARXivar è diventata
una piattaforma completa per la gestione e integrazione delle in-
formazioni: si interfaccia con i più diffusi sistemi gestionali e per-
mette di organizzare i documenti, ma anche di gestire i proces-
si che li governano. Tra le novità della nuova versione c’è l’intro-
duzione dei plug-in che permettono al cliente di aggiungere fun-
zionalità alla piattaforma in modo del tutto autonomo e che ha aper-
to la strada allo sviluppo di App per ARXivar, quali l’interfaccia con
Dropbox o Evernote. Un’altra importante innovazione è il client mo-
bile, compatibile con tutte le piattaforme, che permette di acce-
dere ai documenti e interagire con i processi da qualsiasi tablet
o smartphone.
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luglio-agosto 2012
