La conservazione digitale si è affermata come una delle attività più rilevanti nella digital transformation. Ma cosa vuol dire effettivamente per un’azienda fare conservazione rispettando le LLGG AgID? Partendo da una panoramica sulla vita del documento, dalla formazione sino allo scarto, Giancarla Porro ripercorre le principali competenze e attività alla base del passaggio da documento cartaceo a documento digitale, sulla base della esperienza maturata da IDC in decenni di attività come società di servizi per gestione dei flussi documentali e come conservatore qualificato AgID.
IDC conta più 14mila clienti tra piccole, medie, grandi imprese e studi professionali, con più di 1 miliardo di documenti conservati digitalmente e 17 milioni di fatture elettroniche gestite ogni anno.

“La conservazione digitale, un ecosistema fatto di persone, procedure e tecnologia, è il passaggio finale al quale il nostro documento informatico deve essere sottoposto, dice Porro, nel rispetto degli obblighi di archiviazione e conservazione previsti dal nostro ordinamento giuridico. Ma altrettanto importante è tutto quello che accade prima, durante la fase di formazione e gestione del documento”.

E aggiunge: “Perché il nostro documento informatico produca e mantenga nel tempo il proprio valore giuridico è infatti fondamentale analizzarne la forma, la natura, il contenuto; tutti aspetti da considerare e gestire con accuratezza, mettendo in campo competenze diverse, informatiche, archivistiche e gestionali, ognuna con un proprio ruolo e peso”.

“Non possiamo infatti delegare al sistema di conservazione l’attenzione che dobbiamo porre alla corretta produzione e gestione dei nostri documenti. Il sistema di conservazione non può infatti incrementare il valore del nostro documento, può solo garantirne il mantenimento nel tempo. Una scrittura privata, correttamente formata in PDF/A, priva di sottoscrizione e versata nel sistema di conservazione, non ha rilevanza giuridica perché privo di un elemento obbligatorio: seppur conservato resterà un documento con poco valore”.

Da ricordare, infine, che le  LLGG illustrano come, prima ancora del Conservatore, sia coinvolto il produttore, ovvero il titolare del documento che dovrà successivamente essere versato in conservazione.

Ed è nel suo interesse che il Responsabile della Conservazione si fa garante del rispetto delle norme vigenti, per garantire nel tempo il mantenimento del valore giuridico dei documenti dell’organizzazione, anche attravero la compilazione del Manuale della Conservazione “attività che non può essere delegata ad altro soggetto che non sia proprio il Responsabile”.