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sare che una cosa sia non importante
ma urgente... Ma come avevo anticipa-
to in un precedente articolo, il tempo
è un argomento difficile!
Criteri e suggerimenti
Cerchiamo di capire meglio i quattro
quadranti appena descritti. Covey ci dà
infatti la sua visione delle cose, ma tu
che leggi puoi decidere in modo pu-
ramente soggettivo che cosa mettere
all’interno dei quadranti. Per esempio
io sono un Italiano atipico e non se-
guo molto il calcio, e se ci fosse un
derby in televisione, potrei metterlo
nelle cose non urgenti e non impor-
tanti, quindi se quel giorno non c’è
proprio nulla di meglio in televisione,
potrei anche vederlo. Se invece tu sei
un tifoso sfegatato di una delle due
squadre del derby, è molto probabile
che lo metterai nelle cose importanti
e urgenti, dando così la massima prio-
rità possibile a questo evento. Ecco
perché come ti ho scritto un po’ di
righe fa, è importante trovare un pro-
prio metodo!
Covey suggerisce di inserire nel qua-
drante Importante/Urgente tematiche
come: le crisi, i problemi pressanti, le
scadenze imposte dai clienti, i progetti
da chiudere e le riunioni che consento-
no di chiudere i progetti e le scadenze.
Nel quadrante Impor tante/Non ur-
gente le attività proattive, quelle che
sono sì importanti, ma non nell’imme-
diato, come per esempio la costruzio-
ne di nuove relazioni, la pianificazione
a lungo termine, la prevenzione e il
mantenimento.
Nel terzo quadrante Urgente/Non
importante le attività poco prevedi-
bili, ma che non creano delle vere e
proprie crisi.Troviamo infatti in questo
quadrante le interruzioni temporanee,
un collega che ci entra in ufficio, una
chiamata che non aspettavamo, ma
che decidiamo di prendere perché
non conosciamo il numero, oppure
meeting dell’ultimo minuto ai quali
non possiamo sottrarci, perché chi li
ha organizzati ha il potere di farlo. In
questo quadrante ci sono anche, come
avrai capito, le famose richieste che
linguisticamente escono fuori da chi te
le chiede con l’espressione:“Mi serve
per ieri” quali richieste di report e/o
di dati in nostro possesso.
Il quadrante Non urgente/Non impor-
tante è quello dove spesso e volentieri,
probabilmente tutti vorremmo essere
per la maggior parte del tempo. Se
lo contestualizziamo in un ambiente
lavorativo in ufficio, qui è dove trovia-
mo la pausa caffè, o il fermare quello
che stavamo facendo per prenotare
le vacanze, raccontare una barzelletta
al nostro collega, pagare le bollette via
internet, comprare dei biglietti per il
teatro e così via.
Scadenze e regole
Ora, credo che ti sia fatto un’idea più
chiara rispetto a prima e ti chiederai in
che modo i quadranti siano collegati. È
molto semplice. Se trascuri una cosa
che è importante ma non urgente, a
un certo punto è probabile che que-
sta diventerà presto super urgente
e ancora più impor tante rispetto a
prima, e a maggior ragione se era già
importante e urgente e la trascuri o
la procrastini, i due fattori aumente-
ranno in modo esponenziale...
Stesso processo vale quando una cosa
è urgente ma non importante. Se tra-
scurata a lungo, va da sé che acquisirà
molta più importanza rispetto a pri-
ma. Se ci pensi, anche una cosa poco
importante e poco urgente, può tra-
sformarsi e diventare impor tante e
urgente. Da tutto questo processo
nasce uno dei mali maggiori della no-
stra attuale società: la procrastinazio-
ne, detta anche l’ar te di rimandare
costantemente.
Nelle aziende è una situazione che
andrebbe evitata il più possibile. La
procrastinazione diventa infatti una
brutta abitudine difficile da estirpare, e
il problema ancor peggiore è che tutti
abbiamo questa pessima abitudine.Vale
per tutto, dalle decisioni da prendere,
al mega viaggio da fare nel cassetto
dei sogni da una vita, che abbiamo
messo li quando una volta abbiamo
detto: Un giorno lo farò!
Darsi delle scadenze personali met-
tendo un lasso di tempo ben definito,
aiuta a darsi delle regole e a porta-
re a termine gli impegni presi. Io per
esempio gestisco le cose importanti/
urgenti facendo una banalissima lista
(la famosa ‘to do list’) delle cose da
fare e una volta stilata, so per espe-
rienza dove collocare uno o l’altro
punto all’interno di uno dei quattro
quadranti.
Questo ha migliorato notevolmente la
mia capacità di gestire il mio tempo e
soprattutto sono diventato molto più
produttivo rispetto a prima.
Più pianificazione meno improvvi-
sazione
Ricapitolando quindi, parti dai quat-
tro quadranti, individuando per te che
cos’è urgente e cosa invece no, e che
cosa è importante e che cosa invece
lo è meno. Metti giù una ‘to do list’
come ti viene e colloca poi i vari punti
in questo o quell’altro quadrante, set-
tandoti comunque anche all’interno
del quadrante delle priorità.
In ultimo, purtroppo è scientificamente
provato che il multitasking non funzio-
na molto bene, pertanto è bene che
ti concentri solo su una cosa alla vol-
ta, altrimenti rischi di fare tutto male.
Soprattutto quando stai gestendo più
cose che magari coinvolgono sia la
sfera professionale che quella perso-
nale... Sicuramente viviamo tutti delle
vite frenetiche, con lunghi spostamenti
per arrivare sul luogo di lavoro e poi
cerchiamo mossi da una fortissima in-
tenzione positiva, di tenere tutto insie-
me, peggiorando spesso la situazione...
Ma qui si mette un piede nel Work/
Life balance e di questo parleremo
una prossima volta!
Grazie e a presto.
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maggio 2017
COMUNICAZIONE E COMPORTAMENTO NEL BUSINESS
NEL PROSSIMO NUMERO
Nel numero di giugno parleremo
di un concetto fondamentale: la
definizione degli obiettivi. Una
statistica asserisce che solo l’1%
della popolazione mondiale defi-
nisce in modo corretto i propri
obbiettivi. In questa parte delicata
dell’anno è essenziale riuscire a
capire dove ci troviamo e soprat-
tutto dove vogliamo arrivare en-
tro la fine del corrente anno, per
poter aggiustare il più possibile
la rotta (la strategia) ed arrivare
dove avevamo prefissato inizial-
mente, anche se a grandi linee,
che saremmo arrivati!