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office automation
novembre 2011
In primo piano
Gli ostacoli che la fatturazione elettronica
sta incontrando possono essere superati affidandone
la gestione a un service provider che garantisce
un approccio graduale e possibilità di personalizzazione.
L’outsourcing di
Ricoh
per portare l’e-invoicing in azienda
Siamo nell’era della digitalizza-
zione, eppure dei 30 milioni di fat-
ture che ogni anno sono spedite in
Europa, quasi il 90% è ancora in
formato cartaceo, come messo in
evidenza dal white paper ‘E-invoi-
cing: Ready for Prime Time’ (Quo-
circa, luglio 2011). E le fatture
sono ‘in buona compagnia’: da una
ricerca condotta da Coleman Par-
kes Research per conto di Ricoh
Europe su un panel di 458 aziende
di tutta Europa, emerge come il
42.5% delle informazioni azien-
dali sia archiviato esclusivamente
in formato cartaceo. Questo com-
porta prima di tutto dei costi: la ri-
cerca ha messo in evidenza come i
dipendenti responsabili dei pro-
cessi documentali critici impie-
ghino ogni anno per la loro ge-
stione circa 362 milioni di ore del
loro tempo, il che corrisponde a un
costo complessivo pari a 147 mi-
liardi di euro. Gli intervistati sti-
mano che, migliorando l’efficienza
del 10%, si ridurrebbero i costi dei
processi del 9% e la redditività au-
menterebbe del 5%. La gestione
cartacea dei documenti causa poi
inefficienze e colli di bottiglia: il
36% delle aziende del campione
ha detto di aver perso in passato
importanti informazioni aziendali
perché i documenti erano archi-
viati esclusivamente in formato car-
taceo senza alcun tipo di back-up
elettronico.
Perché nonostante i benefici de-
scritti la fatturazione elettronica
stenta a decollare? Il principale
maniera graduale, mantenendo in
un primo momento un ambiente
ibrido in cui convivono cartaceo e
digitale. Il service provider si av-
vale di un’unica piattaforma inte-
grata che gestisce tutti i formati
delle fatture passive (pdf via e-
mail, fax, EDI/XML) e, nel caso di
documenti cartacei, si occupa del-
l’estrazione dei dati. Le fatture at-
tive vengono invece inviate alle
aziende clienti nelle modalità ri-
chieste (stampata, portale web,
pdf via e-mail, fax, EDI/XML).
Grazie all’outsourcing le aziende
possono ottenere rapidamente tut-
ti i vantaggi della fatturazione elet-
tronica. Secondo Quocirca, la fat-
turazione elettronica consentireb-
be alle aziende di ridurre i costi fino
al 70%. I benefici sono legati al-
l’eliminazione dei costi diretti per
la spedizione delle fatture (carta,
stampa, spese postali) e alla ridu-
zione di quelli connessi al tratta-
mento delle stesse (ricezione, ge-
stione, approvazione). Oltre a que-
sto, l’e-invoicing velocizza poi i tem-
pi di riconciliazione delle fatture e
i tempi di pagamento, consente sia
di tracciare i processi (solo il 39%
del campione della ricerca è in gra-
do di farlo) sia di eliminare le atti-
vità manuali a basso valore ag-
giunto. Inoltre, la gestione elettro-
nica delle fatture (e degli altri do-
cumenti aziendali) aumenta la si-
curezza delle informazioni e ridu-
ce l’impatto sull’ambiente. La di-
gitalizzazione dei processi docu-
mentali offre quindi un’enorme
opportunità alle aziende, consen-
tendo loro di migliorare la com-
petitività e l’efficienza.
A.C.R.
fattore che ne sta frenando la dif-
fusione è la frammentazione del
mercato: le aziende si rapportano
con molteplici fornitori, ognuno
dei quali utilizza per la fattura-
zione differenti formati. A questo
si aggiunge la mancanza di stan-
dard comuni e di un quadro legi-
slativo globale e coerente. Dalla ri-
cerca di Coleman Parkes Research
emerge come vi siano poi degli
ostacoli interni all’organizzazione:
il 45% di coloro che menzionano
l’esistenza di barriere che ostaco-
lano l’innovazione in questo am-
bito ha citato la mancanza di
tempo, mentre il 36% ha segna-
lato la mancanza di risorse.
Queste barriere possono essere su-
perate scegliendo di gestire l’e-in-
voicing in outsourcing: il service
provider si occupa della gestione
dell’intero processo (ciclo attivo e
ciclo passivo) avvalendosi di una
soluzione ‘cloud’ e il cliente paga
in modalità pay-per-use. Si elimi-
nano quindi i costi per l’investi-
mento iniziale, quelli successivi
di manutenzione/aggiornamento
e tutti gli oneri gestionali che sono
a carico del fornitore; questo
rende l’e-invoicing alla portata
delle aziende con budget e risorse
limitati. Nel caso di realtà con una
presenza internazionale, il provi-
der garantisce allo stesso tempo
un approccio globale e possibilità
di personalizzazioni locali che ri-
spondono alle esigenze delle dif-
ferenti sedi. La fatturazione elet-
tronica è introdotta in azienda in
