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office automation
novembre 2011
In primo piano
I benefici concreti e misurabili della gestione
documentale: più efficienza, più risparmi,
rapidi ritorni sugli investimenti.
Top Consult
, applicazioni ad alto ROI
La gestione elettronica dei docu-
menti è oggi considerata non più
come un’opzione facoltativa ma
come una necessità organizzativa
e strategica per portare rapida-
mente in azienda maggiore effi-
cienza operativa, maggiori ri-
sparmi, processi più veloci e più
competitività sul mercato.
“Con 25 anni di esperienza nel
settore – afferma
Pier Luigi Zaf-
fagnini
, amministratore di Top
Consult – noi offriamo alle im-
prese soluzioni di gestione elet-
tronica dei flussi di documenti
(sia cartacei che digitali), di con-
servazione sostitutiva degli stessi
in-house e in outsourcing, di fat-
turazione elettronica, di spedi-
zione massiva multicanale e di
Ocr Data Capture.
Basate sulla piattaforma docu-
mentale Top Media NED e già
sperimentate con successo presso
centinaia di aziende di ogni di-
mensione e settore, le soluzioni
sono semplici e flessibili, facil-
tale più ambiente posta per la ri-
cerca, lo scambio interno e la
fornitura di informazioni ai
clienti, ha portato a quasi tre ore
di lavoro in meno al mese per
ogni utente coinvolto, ripagando
il progetto anno su anno.
La toscana Polli, leader delle con-
serve vegetali con sedi produttive
in Italia e Spagna, gestisce i docu-
menti attivi e passivi e conserva in
modo sostitutivo quelli fiscali e
societari. Il ciclo passivo, in parti-
colare, basato su documenti in
gran parte cartacei, è diventato un
processo altamente automatizzato,
veloce e scorrevole, mediante l’uti-
lizzo della soluzione integrata Ocr
Data Capture.
Dalle fatture fornitori in arrivo,
digitalizzate e archiviate, vengono
estratti automaticamente i dati
contabili e rilasciati direttamente
al sistema gestionale ACG per il
caricamento e la contabilizza-
zione; nello stesso tempo si ag-
giungono in Top Media NED i
dati necessari per l’avanzamento
del ciclo passivo e/o obbligatori
per la successiva fase di conser-
vazione sostitutiva. In Polli il ri-
sparmio di risorse nei processi
operativi ottimizzati e automatiz-
zati è mediamente del 40 per
cento, con punte superiori al 50
nel ciclo passivo e a questo si ag-
giungono poi tutti i rilevanti ri-
sparmi legati alla carta sparita e
agli spazi fisici liberati.
G.C.
mente integrabili con i sistemi
gestionali ed ERP presenti in
azienda. I vantaggi che ne deri-
vano sono molti e concretamente
misurabili, i ritorni sugli inve-
stimenti rapidi e consistenti”.
Il RINA, Registro Italiano Navale,
nato a Genova nel 1861 e oggi
multinazionale con 110 uffici in
42 Paesi, classifica navi, certifica
aziende ed enti, partecipa a pro-
getti energetici. ‘Vive’ di docu-
menti emessi e ricevuti e deve
conformarsi a normative interna-
zionali, nazionali e interne: usa
quindi da anni la gestione docu-
mentale Top Consult e l’ha inte-
grata con il sistema informativo
facendola così diventare una fun-
zione ‘vitale’ dell’azienda. Ven-
gono archiviati e gestiti 25 milioni
di pagine di documenti (dalle fat-
ture attive e passive, conservate
anche a norma di legge, ai certifi-
cati, dai disegni navali ai contratti,
dalla corrispondenza alla conta-
bilità, fino al Libro Unico del La-
voro e ai cedolini stipendio, an-
ch’essi conservati in modo
sostitutivo).
Un portale aziendale, integrato
con il sistema documentale, con-
sente inoltre a 30 mila dipen-
denti, clienti, fornitori e colla-
boratori autorizzati, di accedere
a tutte le informazioni che
l’azienda produce e riceve. I ri-
sultati? Processi di lavoro più ef-
ficienti, veloci e senza errori; 45
mila risme di carta risparmiate;
oltre un chilometro di archivi
cartacei eliminati rendendo elet-
tronico l’archivio storico navale.
Inoltre l’uso dell’infrastruttura
integrata portale più documen-
Pier Luigi Zaffagnini,
amministratore di Top Consult
