IL Documento Digitale
Formula webinar
29/03/2022 dalle 09:30 alle 12:30
IL Documento Digitale
Dal documento all'informazione distribuita per dare agilità e accrescere security a supporto delle decisioni di business
Per informazioni: Veronica Palillo
veronica.palillo@soiel.it - 02 30 453 326
Con il contributo di
Sponsor Gold
Le nuove regole Agid per la creazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti sono entrate in vigore da pochi mesi e, anche se queste oggi sono indirizzate in prima battuta alle Pubbliche Amministrazioni, è previsto che in poco tempo diventino delle best practice anche per le aziende private.
Dall’integrazione dei documenti nei flussi digitali al governo del dato e alla sua sicurezza, dal processo di indicizzazione delle informazioni al percorso di adeguamento e agli effetti sulla conservazione digitale; tutti questi sono elementi chiave per migliorare l’ottimizzazione dei processi nelle organizzazioni di tutte le dimensioni sottoposte alla continua pressione per la riduzione dei costi.Questi alcuni dei temi al centro della edizione 2021 di Documento Digitale che, tornerà il 29 marzo, in versione Web Conference Edition
La partecipazione è gratuita per il pubblico, previa registrazione.
Dopo la sua conclusione, infatti, sarà realizzato un sito dedicato con taglio editoriale, in cui saranno trattati alcun temi di interesse emersi nel corso dell’evento. Alla realizzazione di un articolo di contestualizzazione verranno affiancati articoli dedicati ai contenuti degli sponsor.
Gli utenti registrati alla Value Partner Zone potranno acquisire le presentazioni e altro materiale messo a disposizione dagli Sponsor dell'evento.
09.30 – Benvenuto ed apertura dei lavori
Ruggero Vota, Caporedattore | Soiel International
09.40 – 1° gennaio 2022: Cosa succede adesso?
Il 1° gennaio è passato e sono entrate in vigore sia le Linee guida sul documento informatico sia il Regolamento sui servizi di conservazione.
Le Linee guida mirano a rafforzare la centralità e il valore strategico che la funzione documentale riveste nelle varie organizzazioni, sia pubbliche che private, in quanto il sistema di gestione informatica dei documenti rappresenta lo strumento indispensabile a ogni organismo.
A quasi tre mesi da questa data strategica cosa sta succedendo nel mondo sia pubblico che privato? In quelle realtà che, per diverse ragioni, hanno voluto o potuto affrontare il tema solo di recente, il tempo concesso per l’adeguamento potrebbe non essere ritenuto sufficiente. Per questo motivo Agid in questi mesi sta offrendo continuo supporto alle amministrazioni, ai privati e a tutte le associazioni di categoria.
Patrizia Gentili, Responsabile del servizio “Documentale e modelli di marcatura” | AgID
10.10 – Come cambia il ruolo della Conservazione digitale secondo le nuove Linee Guida Agid: non solo ultima fase del ciclo di vita di un documento, ma premessa per orientarne l’intera gestione
Le nuove “Linee guida” introdotte da AGID definiscono le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione. Esse trattano la definizione dei modelli organizzativi, le funzioni dei soggetti coinvolti nonché la descrizione del processo di conservazione, dall’indicizzazione delle tipologie documentali fino al loro versamento.
Essendo quindi necessario considerare l’intero processo di gestione, dalla formazione all’archiviazione, passando attraverso approvazioni e firme elettroniche, la conservazione digitale non rappresenta soltanto l’ultima fase del ciclo di vita di un documento ma deve essere considerata una premessa tecnologica e funzionale finalizzata ad orientare ab origine la gestione dei documenti elettronici.
Andrea Escalante, Business Consultant | Siav
10.30 – Documento Digitale, realtà o finzione?
La rivoluzione digitale riguarda tutti noi, dalle piccole imprese artigiane al grande gruppo industriale, fino all'amministrazione comunale ma siete disposti a cambiare ciò che esiste da tempo nella vostra azienda? A mettere sul banco di prova i processi organizzativi ed eventualmente a ottimizzarli? Allora avete già fatto un primo importante passo. Non si tratta di abolire processi collaudati o smantellare postazioni di lavoro, bensì di ripensare quei processi analogici ricorrenti che impediscono a voi e ai vostri collaboratori di concentrarvi sull’essenziale: il successo commerciale dell’azienda.
Vito Intini, Direttore Generale Italia | ELO Digital Office GmbH
10.50 – Digitalizzare processi aziendali è ancora una scelta?
La pandemia ha avuto un impatto decisivo: ha fatto sì che funzionalità prima considerate in molti casi opzionali siano ora viste come scelte obbligate.
Avere a disposizione un documento con dati sempre aggiornati grazie a processi digitalizzati integrati con sistemi informativi differenti, firmarlo tramite soluzioni di firma elettronica governate da workflow intelligenti e last but not least conservarlo digitalmente a norma di legge. Un miraggio? Proviamo a capirlo assieme!
Matteo Zaffagnini, Responsabile Commerciale | Top Consult
11.10 – Meno costi e più opportunità con le nuove Linee Guida AgID
L’entrata in vigore delle Linee Guida AgID, che semplificano il trattamento dei documenti informatici, aprono la possibilità di cogliere appieno i benefici della digitalizzazione.
Ora si può gestire in tranquillità l’intero ciclo di vita del documento in modalità informatica, da quando si forma a quando lo si conserva, passando per la sua verifica, modifica, approvazione, firma e distribuzione, rispettando tutte le disposizione e gli obblighi di legge e guadagnando innumerevoli benefici in termini di efficienza operativa ed efficacia di processo.
In questo intervento esploreremo insieme le soluzioni che massimizzano i benefici della digitalizzazione in tutti i settori dell’azienda, mettendo al riparo l’organizzazione dai rischi della non compliance e rendendo il lavoro più piacevole, efficiente e profittevole.
Fabio Omar El Ariny | Partner DocFlow
11.30 – L’impatto delle Linee Guida AgID sul ciclo Source to Pay
Dal 1° gennaio 2022, diventa effettiva per tutte le aziende l'adozione delle nuove Linee Guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Ma le aziende sono veramente pronte? Quali sono gli impatti e le opportunità che i nuovi adempimenti determinano nell’ambito del ciclo Source to Pay?
L’intervento ha come principale obiettivo quello di individuare le modalità di trattamento e gestione delle diverse tipologie documentali che intervengono nelle fasi del processo di approvvigionamento: dal procurement all’ordine, dalla logistica al processo alla fatturazione elettronica.
Nell’ambito del ciclo passivo, verranno illustrate varie tipologie documentali (tra cui, ad esempio la DDT e la relativa dematerializzazione): un approfondimento particolare verrà effettuato sul ruolo della fattura, in riferimento al legame con tutti gli altri documenti tipici del processo.
Elena Lauritano, Co Founder e General Manager | Archivium srl
La grande mole di informazioni che sta sovrastando le nostre organizzazioni, ci impone di superare il tipico approccio della dematerializzazione e della ormai scontata produzione diretta di documenti digitali. Occorre modellare ed eseguire i processi all'interno dei quali i documenti vengono redatti e gestiti, distribuendo le informazioni, governando la loro registrazione e ricerca in un sistema di protocollo informatico, attuando la conservazione digitale, il tutto in maniera integrata.
Alessandro Ciabattoni, Senior Business Process Consultant | IT Consult
12.10 – Q&A Time
12.30 – Ringraziamenti e Chiusura dei lavori
AgID | Agenzia per l’Italia Digitale
L’Agenzia per l'Italia Digitale - Istituita con Decreto legge 22 giugno 2012, n. 83 - è l’agenzia tecnica della Presidenza del Consiglio che ha il compito di garantire la realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana e contribuire alla diffusione dell'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, favorendo l'innovazione e la crescita economica.
AgID ha il compito di coordinare le amministrazioni nel percorso di attuazione del Piano Triennale per l’informatica della Pubblica amministrazione, favorendo la trasformazione digitale del Paese.
L’Agenzia, fra l’altro:
- Contribuisce alla diffusione dell'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, allo scopo di favorire l'innovazione e la crescita economica;
- Elabora indirizzi, regole tecniche e linee guida in materia di omogeneità dei linguaggi, delle procedure e degli standard per la piena interoperabilità e uniformità dei sistemi informatici della pubblica amministrazione;
- Vigila sulla qualità dei servizi e sulla razionalizzazione della spesa informatica della pubblica amministrazione;
- Promuove e diffonde le iniziative di alfabetizzazione digitale.
AgID | Agenzia per l’Italia Digitale
Via Liszt, 21 - 00144 Roma
www.agid.gov.it
Archivium
In Archivium sappiamo bene che la competitività si basa su performance e compliance: in un mondo dove la tecnologia evolve vorticosamente, affrontare le sfide della Digital Transformation è diventato il nostro obiettivo.
Vogliamo essere un faro per i nostri partner tecnologici, abilitando i loro servizi e prodotti a funzioni che garantiscano la compliance delle loro transazioni. Guidiamo le aziende sulla rotta della dematerializzazione dei processi e solchiamo, insieme a loro, le acque della gestione informatizzata di dati e documenti.
Il nostro approccio? Osserviamo insieme al cliente la mappa dei processi, analizziamo a fondo i suoi obiettivi, tracciamo la rotta della trasformazione digitale e salpiamo verso la meta dell’innovazione tecnologica, equipaggiati di tecnologia esponenziale d’avanguardia.
Con particolare riferimento al tema della Conservazione a norma, ci poniamo come un player di rilievo nel panorama dell'Archiviazione Legale (Legal Long Term Archiving), in ambito nazionale e non solo.
Il nostro servizio, uno strumento per garantire l’integrità e l’autenticità nel tempo dei documenti informatici, è garanzia di compliance al modello normativo attualmente in vigore e a tutti gli standard di riferimento da esso preposti (OAIS, Uni SInCRO, etc.): questo consente di assicurare nel tempo l’accesso agli elementi digitali conservati, indipendentemente dagli eventuali cambiamenti o evoluzioni che potranno verificarsi al livello tecnologico.
Siamo specialisti nelle attività di riversamento, che permettono di traslare archivi precedentemente conservati sui nostri sistemi, garantendo interoperabilità e semplicità di implementazione.
Nel campo del Legal Archiving, siamo attivi anche al livello internazionale e mettiamo le nostre expertise e know-how a sostegno dei clienti, per supportarli con una soluzione, flessibile e compliant, all’interno di uno scenario normativo profondamente frammentato, dove ogni singolo paese ricorre a diversi vincoli e modalità di archiviazione della documentazione amministrativo-contabile in modalità digitale.
Sei pronto a navigare la rotta del successo?
Archivium Srl
Corso Francia, 233/D (10098) Rivoli Torino
Tel. 011 0712994 – 011 0712993
E-mail: info@archivium.digital
Sito web: www.archivium.digital
DocFlow
Siamo specializzati nella digitalizzazione dei processi aziendali e proponiamo applicazioni che semplificano e orchestrano i processi collaborativi e i flussi documentali.
Sviluppiamo soluzioni per acquisire, conservare, distribuire e condividere i documenti e per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali attraverso workflow disegnati sulle specifiche esigenze del Cliente nelle diverse aree aziendali: Finance & Procurement, HR & Organization, CRM & Sales, Contract & Project, Governance & Compliance.
Adottiamo la politica di integrazione anziché sostituzione, e complementiamo le applicazioni gestionali già esistenti nelle Aziende con tecnologie human centric.
Tutte le applicazioni sono rese immediatamente fruibili ai dispositivi mobile.
Offriamo i servizi di Conservazione Digitale a norma e Fatturazione Elettronica. Garantiamo ai nostri Clienti l’adeguamento tecnologico e normativo, grazie alla divisione Consulenza e Normativa, costantemente aggiornata sulle evoluzioni giuridiche italiane ed estere.
Per maggiori informazioni www.docflow.com
DocFlow Italia S.p.A.
Centro Direzionale Milanofiori
Strada 1 Palazzo F8
20057 Assago (MI)
ELO Digital Office
ELO Digital Office è uno dei produttori leader di sistemi per la gestione dei contenuti aziendali, o Enterprise Content Management (ECM). Con sede principale a Stoccarda, in Germania, ma presente e radicata sul territorio italiano ormai da molti anni, l‘azienda sviluppa soluzioni per la digitalizzazione dei processi aziendali per tutti i comparti e i settori, modulate sulle dimensioni di ciascuna azienda. ELO Digital Office è sul mercato da oltre 20 anni. I prodotti e le soluzioni ELO sono venduti in tutto il mondo, in circa 20 lingue e oltre 40 Paesi. Vantiamo una fitta rete internazionale di ELO Business Partner, composta da oltre 1.000 system house in tutto il mondo. Da sola, ELO è presente in 16 Paesi con 24 sedi.
ELO Digital Office nasce dallo storico gruppo tedesco Louis Leitz. Nel 1996, viene sviluppato il raccoglitore elettronico Leitz, il primo prodotto per la gestione digitale dei documenti e l‘archiviazione elettronica. ELO è l'acronimo di "Elektronischer Leitz-Ordner", ossia raccoglitore elettronico Leitz. Nel 1998 da questo ramo di attività nasce un‘azienda indipendente, la ELO Digital Office, che cresce rapidamente fino ad assumere carattere internazionale. Oggi tra i clienti di ELO Digital Office Italia figurano aziende di ogni ordine di grandezza.
Accanto a numerose piccole e medie imprese, che adottano le soluzioni ELO, troviamo anche gruppi industriali del calibro di Colussi, Enervit, ArcelorMittal CLN Distribuzione, Federazione Cooperative Raiffeisen dell’Alto Adige e diverse pubbliche amministrazioni come FONDIR e svariati comuni italiani.
IT Consult
it Consult è la software house specializzata nella gestione dei processi e dei documenti. Da oltre 15 anni si affianca ad aziende ed organizzazioni di tutti i settori e di tutte le dimensioni per aumentare la loro produttività, semplificare il lavoro e ridurre i costi.
L’approccio strategico, che it Consult definisce Organization Intelligence, mira a valorizzare l’intelligenza di ogni organizzazione, attraverso la gestione e la digitalizzazione dei processi che la governano, le competenze che occorrono per eseguirli e i documenti che i processi stessi producono.
it Consult è specializzata anche in Document e Knowledge management e in tematiche quali Protocollo Informatico a norma AgID, archiviazione documentale e Conservazione Digitale Sostituiva.
Le soluzioni proposte da it Consult sono: josh per la gestione e digitalizzazione dei processi, josh Protocol!, il sistema di Protocollo Informatico a norma AgID e josh Archive! per la archiviazione documentale e conservazione digitale sostitutiva. Inoltre, it Consult fornisce anche altri tool, tra i quali, per la gestione delle Fatture Elettroniche B2B e verso la PA o per effettuare operazioni di Firma Digitale e Marca Temporale, nonché la lettura e verifica di file firmati e/o marcati e dei relativi certificati di firma e marca.
it Consult è in possesso di importanti certificazioni:
- ISO 27001 (Sistema di gestione della Sicurezza delle Informazioni)
- ISO 27017 (Controlli di Sicurezza per i servizi in cloud)
- ISO 27018 (Codice di condotta per la protezione dei dati personali)
- ISO 9001 (Sistema di gestione della Qualità)
- Microsoft Gold Certified nelle competenze:
• Application Development
• Application Integration
• Collaboration and Content
it Consult, con la sua suite di soluzioni in cloud, ha anche ottenuto la qualifica SaaS richiesta da AgID ed è presente nel catalogo dei servizi Cloud per la PA qualificati
IT Consult srl
Via S.P. 9 Feltresca, 13/A Urbino (PU)
Tel. 0722 332929
Email: itc@itconsult.it
Sito web: www.itconsult.it
SIAV
Siav S.p.A., società Benefit quotata in Borsa su Euronext Growth Milan, è un operatore leader in Italia nel settore dell’Enterprise Content Management; offre piattaforme software, soluzioni verticali e servizi digitali per gestire contenuti, informazioni e processi di business e abilitare la digital transformation nelle organizzazioni, in ambito di gestione dei documenti e dei processi correlati (Risorse Umane, Qualità, Contratti, Ciclo Attivo e Passivo…), Fatturazione Elettronica italiana ed estera, Conservazione Digitale.
Costituita nel 1989 da Alfieri Voltan, attuale Presidente, conta oltre 340 collaboratori ed è presente con sedi a Padova, Milano, Bologna e Roma; opera anche in Svizzera e Romania.
Il Gruppo si compone, oltre a Siav S.p.A., di società la cui attività risulta integrata nel modello di offerta della Capogruppo. In particolare, si segnalano la controllata Mitric S.A., operante nello sviluppo di applicazioni mobile e piattaforme cloud volte a ottimizzare i processi di business, in particolare nell’area Audit e Qualità, e la partecipata Credit Service S.p.A., Fintech con un focus sulla gestione del credito commerciale attraverso la piattaforma proprietaria MyCreditService.
L’azienda si caratterizza per un’ampia offerta di software proprietari sviluppati internamente e per competenze specialistiche maturate nella realizzazione di progetti di digitalizzazione per Aziende ed Enti; inoltre, si distingue per la propria capacità di gestire progetti complessi in tutte le fasi di analisi, implementazione e supporto necessarie, attraverso l’utilizzo di risorse interne.
Il Team di R&D di Siav si occupa di ricerca applicata in ambito AI, machine learning e natural language processing con l'obiettivo di sviluppare nuovi tool intelligenti da integrare nella propria offerta (tra cui Chatbot, Rilevamento Dati Sensibili, Classificazione e Metadatazione, Ricerca).
La clientela del Gruppo Siav è costituita principalmente da imprese e organizzazioni di medie e grandi dimensioni che ricercano soluzioni tecnologiche avanzate e che investono in digitalizzazione.
Il Gruppo vanta oltre 4.000 clienti nel mercato pubblico e privato, tra cui Amadori, Iperceramica, Camst, Cefla, Clementoni, Cnpadc, Electrolux, Würth, Granarolo, Hera, ISTAT, Kerakoll, Menarini, Eli Lilly, Roquette, Sacmi, Segafredo, Unicoop e UnipolSai.
Top Consult
La nostra profonda conoscenza delle normative, risalente agli albori della legislazione digitale nel 1994, ci ha permesso di sviluppare soluzioni documentali personalizzate integrate con sistemi informativi di vario genere. Negli ultimi anni, con l'impulso normativo a favore della dematerializzazione, il documento informatico si è consolidato nella vita aziendale, dalle PEC alla Fattura Elettronica agli Ordini Elettronici UBL. In questo contesto, le imprese devono adeguarsi alle normative e affidarsi a partner come Top Consult per guidarle nelle scelte tecnologiche e nella trasformazione organizzativa dei processi, garantendo sempre il rispetto delle specifiche normative relative ai documenti informatici, alle firme elettroniche e alla loro conservazione obbligatoria.
Il cuore delle nostre soluzioni è la Piattaforma Documentale Enterprise TopMedia Social NED, che integra i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration nella gestione documentale. La sua interfaccia intuitiva favorisce lo smart working e l'estensione della gestione documentale a manager e mobile worker, riducendo drasticamente l'uso delle e-mail e garantendo la fruibilità da PC, Web o Mobile. L'implementazione della Firma Elettronica consente di digitalizzare completamente i processi, mantenendo intatto il valore probatorio dei documenti.
Offriamo le nostre soluzioni in licenza d'uso On Premise o in Cloud, tramite un'infrastruttura IT proprietaria completamente virtualizzata, che garantisce livelli illimitati di potenza di calcolo e elevati standard di sicurezza, continuità aziendale e disaster recovery. Inoltre, siamo certificati ISO 27001 e ISO 9001, conformi ai requisiti dell'Art. 24 del Regolamento (UE) 910/2014 eIDAS, accreditati come Conservatore Digitale AGID e Provider certificato PEPPOL per lo scambio di documenti informatici in formato UBL.
Con la nostra esperienza pluriennale e il nostro impegno per l'eccellenza, Top Consult si pone come partner affidabile per le aziende che cercano soluzioni avanzate e conformi alle normative per la gestione documentale.
Top Consult Srl
E-mail marketing@topconsult.it
Sito: www.topconsult.it
Via Valeggio 22/E 10128, Torino
Fabio Omar El Ariny
Partner DocFlow
Alessandro Ciabattoni
IT Consult
Andrea Escalante
SIAV
Patrizia Gentili
AGID
Vito Intini
Managing Director Italy | ELO Digital Office
Elena Lauritano
Archivium
Ruggero Vota
Soiel International
Matteo Zaffagnini
Responsabile Commerciale & Business Development ｜Top Consult
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