La domanda di fondo, cui il modello italiano precedente non dava risposte adeguate, riguarda in particolare la capacità di rendere le risorse conservabili, fruibili e comprensibili nel corso del tempo, soprattutto nel momento in cui non sono più attivi gli applicativi al cui interno i documenti e le relative aggregazioni sono stati generati. È il caso, per esempio, dei documenti creati e trattati nel sistema di gestione documentale da parte di una specifica struttura organizzativa e successivamente versati a fini conservativi senza che siano incluse – perché la norma non lo richiede – le informazioni sulle responsabilità amministrative originarie che sono ben note a qualunque fruitore dell’archivio corrente, ma del tutto sconosciute a chi acceda a distanza di tempo a quei materiali fuori dal contesto operativo. In questo caso, peraltro comune a tutti gli archivi della pubblica amministrazione, non basta la presenza tra i metadati obbligatori del nome dell’area organizzativa di riferimento o del registro utilizzato a fini identificativi, ma è necessario assicurare almeno la storicizzazione delle informazioni che individuano e descrivono gli organigrammi dell’ente e le loro frequenti modifiche. La fruizione e l’utilizzo consapevole del patrimonio documentario (qualunque sia la sua forma) richiede, infatti, un lavoro di analisi e mediazione svolto da personale tecnico archivistico in grado di elaborare strumenti di descrizione adeguati ai contesti e alle diverse fasi di gestione.

A cura di Gian Carlo Lanzetti