Estate 2019

Documento Digitale

Dalla Fatturazione elettronica ai Processi Digitali: aumentare efficienza, agilità e governance con la dematerializzazione

Milano - 11 Giugno 2019

 

>> Elenco eventi 2019

Con il patrocinio di:

AILOG ANORC ASSINTEL Assoconservatori

Sponsor

GMDE Objectif Lune SB Italia Top Consult

Expo

Recogniform

Partner culturale

Bird and Bird
 

09.00 - Registrazione dei partecipanti


09.45 - Benvenuto e apertura lavori

10.00 - 
Il ruolo dei Conservatori Accreditati nel processo di digitalizzazione dell'Italia: evoluzione e nuove prospettive
Quest'anno ricorrono i 15 anni del primo provvedimento che normava la Conservazione digitale in Italia. In tutto questo tempo c'è stata una marcata evoluzione della figura del Conservatore, e sempre più enfasi è stata data alla qualità dei processi di Conservazione. Oggi ci troviamo davanti ad un mercato maturo dal punto di vista dell'Offerta, ma dal lato della Domanda a che punto siamo? Quali scenari si aprono con i progetti di digitalizzazione di interi flussi documentali che si stanno diffondendo sempre di più anche all'interno delle PMI che rappresentano la trama fondamentale del tessuto economico italiano? 
Giovanni Maria Martingano - Consigliere Assintel e Coordinatore Assoconservatori Accreditati Assintel

10.25 - 
Gestione documentale collaborativa: adesso sì che è facile!
Digitalizzare i processi aziendali sostituendo carta e penna nel lavoro di ogni giorno.

La vecchia “Gestione Documentale” fatta di scanner e orientata ad abolire solo l’ingombro della carta è ormai superata. La sfida principale di ogni azienda è la digitalizzazione dei processi aziendali e la Gestione Documentale Collaborativa è la soluzione.
Top Consult che da oltre trent’anni si occupa solo di Gestione Documentale ha aiutato centinaia di aziende ad eliminare la carta come strumento di lavoro ed è quindi il Partner giusto per facilitare la trasformazione digitale dei processi.
Con il nuovo TopMedia Social NED, l’utente è collaborativo, sempre partecipe e informato, interagisce con gli altri utenti e con i processi in modo attivo, ha sempre la visione d’insieme di tutti i processi in cui è coinvolto.
La possibilità di gestire i processi strutturati anche complessi in modo collaborativo consente di coniugare l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail, ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. Nei tradizionali processi strutturati i normali workflow “automatizzano” l’utente e irrigidiscono il lavoro: Social NED rimuove la rigidità dei processi e fa diventare “collaborativo” il sistema, mantenendo gli automatismi ma mettendo al centro delle soluzioni l’Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato sia quando è in ufficio sia mentre è in mobilità”
Le aziende sono in grado di digitalizzare completamente qualsiasi processo strutturato, anche complesso e business critical, e se vengono utilizzate anche le funzionalità native di firma elettronica (digitale e grafometrica) abbandonare non solo la carta ma anche la penna, completando così l’ultimo miglio della Digital Transformation.
Pier Luigi Zaffagnini - CEO, Top Consult

10.50 - 
Chi cerca… non sempre trova!
Stai cercando un documento per nome? Per data? Per tipologia? La caccia al tesoro all’interno di innumerevoli cartelle non è mai stata divertente. Archiviare tutto il materiale digitalizzato, come ad esempio  documenti contabili e/o amministrativi, non è una fase da sottovalutare. Va tenuta in alta considerazione la necessità di trovare facilmente quello che si sta cercando all’interno di un archivio in costante crescita. Non è più possibile infatti navigare fra cartelle, nominate nella maggior parte dei casi per anno, mese, parola chiave, nome cliente, argomento, solo per fare qualche esempio. Quando il numero dei documenti archiviati è superiore alle 3 cifre, findability è la parola magica per sopravvivere. Traducibile in trovabilità è la caratteristica chiave che un archivio digitale deve assolutamente avere. Inserire una parola chiave nella ricerca di un file e lasciare che sia l’archivio a proporre i risultati trovati fra naming, metadati, testo interno ai documenti, tag, categorie, può far risparmiare un’enorme quantità di tempo a chi in quel momento ha magari una necessità urgente da soddisfare. L’archivio digitale può essere condiviso fra tutti i reparti aziendali è diventare così l’unico repository di tutto il patrimonio digitale aziendale, comprensivo di documenti, immagini, video e presentazioni.
Carlo Caporizzi - CEO, GMDE

11.15 - Coffee Break & Networking

11.45 - 
Digitalizzazione Intorno alla Fattura: la gestione dei processi fra aziende
La fatturazione elettronica ci è stata imposta ma può essere vista come una opportunità: consideriamola come il primo un tassello del percorso che porterà alla dematerializzazione dei processi aziendali di business  (che coinvolgono attori interni ed esterni alla organizzazione) e dei fascicoli amministrativi e fiscali, con i benefici in termini di riduzione dei tempi di attraversamento, migliore servizio ai clienti, semplificazione delle attività, minimizzazione degli errori, dovuti alla tanta, troppa manualità ancora presente. 
E’ necessario a questo punto ragionare in termini di processo e capire come digitalizzare le fasi e le tipologie documentali che girano intorno alla fattura: l’ordine, la conferma d’ordine, i documenti di trasporto, la documentazione contrattuale ecc. La normativa europea si sta già muovendo per favorire questa tendenza ed è quindi indubbio che siamo di fronte a un importante cambiamento di abitudini e di processi, a cui nessuna organizzazione non può sottrarsi. SB Italia è partner di molte aziende in progetti di digitalizzazione dei processi. In molti casi, questi progetti diventano percorsi di vera e propria digital transformation, che abilitano nuovi business model e nuovi sistemi di offerta al mercato.
Pablo Pellegrini - BU Manager, Document Management, Workflow & Services, SB Italia

12.10 - 
La fatturazione elettronica: uno stimolo per la digitalizzazione del trasporto

Paolo Bisogni - Presidente, Ailog

12.35 - 
I documenti digitali come ciclo della comunicazione aziendale
La questione centrale per l’introduzione del documento digitale in verità non gira intorno al progresso o all’innovazione. Le aziende introducono la digitalizzazione al loro interno per ottenere il massimo della comunicazione con i loro contatti e clienti. L’introduzione della fattura elettronica ci ha mostrato che il documento digitale rende il lavoro più semplice ed efficace. Le attività ripetitive adesso vengono svolte dal sistema. Con questa esperienza la digitalizzazione viene finalmente riconosciuta per la sua vera funzione: sfruttare la tecnologia per ottenere una comunicazione semplice e precisa; documentata e ricuperabile in ogni momento. Oggi si digitalizza quasi tutto: brevi info via WhatsApp o sms, newsletter, ordini – anche tramite webshop, documenti di consegna, conferme, contratti. La soluzione OL Connect ha rivoluzionato la semplificazione della comunicazione aziendale. Tutte le comunicazioni derivanti dai mezzi diversificati vengono inserite in un ciclo digitale, che consiste di attività consecutive e simultanee. Inoltre, i documenti e le comunicazioni possono essere interconnessi fra loro; trattando tutta la comunicazione aziendale, sia promozionale che transazionale, come un ciclo unico questo porta dei vantaggi notevoli. Oltre al risparmio di tempo e denaro, chi lavora con la comunicazione in un ciclo digitale può ottenere all’istante sia la panoramica che i dettagli per ogni singolo cliente. Come logica conseguenza la comunicazione con i clienti è precisa e tagliata su misura. OL Connect è la soluzione software che rende tutta questa operatività veloce, ed è facile da usare.
Simone Wolf - General Manager, Objectif Lune Italy

13.00 - 
Q&A time

13.10 - Lunch Buffet & Networking

 

14.10 – Il documento informatico e l'importanza della sua conservazione a norma
L'attuale quadro normativo permette la completa sostituzione del supporto cartaceo con quello digitale. Nella maggior parte dei casi tale sostituzione è una vera e propria opportunità, in altri un obbligo. Occorre però preservare integrità e leggibilità nel tempo del documento informatico e ciò può avvenire solo attraverso un valido processo di conservazione a norma. 
Luigi Foglia - Avvocato, Anorc

14.25 - 
Il documento elettronico e le firme elettroniche dal punto di vista del diritto: valore legale e uso all'interno dell'azienda 
La fatturazione elettronica rappresenta per le imprese un importante stimolo per avviare il processo di digitalizzazione interna.
La legislazione italiana è stata storicamente tra le più avanzate in tema di documento digitale e creazione ed apposizione di firme elettroniche tanto da costituire un modello per l'Unione Europea allorché quest'ultima ha elaborato un legislazione unitaria per gli Stati Membri.
L'intervento illustrerà le norme del Regolamento Europeo eIDAS e del Codice dell'Amministrazione Digitale nonché le relative regole tecniche al fine, tra l'altro, di comprendere quanti tipi di firme elettroniche esistano, le loro caratteristiche e il valore legale e probatorio delle diverse firme.
Una volta chiariti i suddetti profili, potrà essere interessante verificare e discutere in che modo i documenti digitali e gli strumenti di firma elettronica possono essere utilizzati all'interno delle diverse funzioni aziendali.
Nell'intervento si farà inoltre cenno agli altri servizi fiduciari offerti dal Regolamento eIDAS quali i sigilli elettronici, i servizi elettronici di recapito e l'autenticazione di siti web. 
Gian Marco Rinaldi - Avvocato, Bird & Bird

14.50 - Chiusura lavori