Speciale GDPR - Office Automation

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SPECIALE GDPR
GDPR, L’APPROCCIO
COLLABORATIVO
DI TESISQUARE
A cura di Gianluca Giaccardi, Chief Product Officer di TESISQUARE.
La data protection diventa, con il nuo-
vo Regolamento Europeo, un sistema
in continua evoluzione che si caratte-
rizza da procedure attive e condivise
che permettano di dimostrare, in ogni
momento, i criteri con cui si sono effet-
tuate le scelte. In altri termini il nuovo
regolamento richiede un modello di ge-
stione operativa ‘day by day’ che pre-
veda processi in grado di raccogliere
dati, informazioni, evidenze e documenti,
ingaggiando ruoli diversi sia all’interno
della propria organizzazione sia all’e-
sterno; coinvolgendo anche gli attori
esterni, come per esempio i fornitori:
sia nella fase di ingaggio sia nel mo-
nitoraggio dell’attuazione delle misure
di sicurezza definite. In questo contesto
di crescente esigenza di collaborazione e condivisione, gli
strumenti tradizionali, come per esempio fogli di calcolo,
cartelle di file manager e mail, offrono nell’immediato un in-
dubbio vantaggio economico, ma nel tempo la complessità
di gestione può portare a un’alta dispersione di energie, con
il rischio che tali strumenti si rivelino insufficienti a cautelare
l’azienda e di trovarsi, di conseguenza, a non rispondere
completamente ai requisiti della normativa.
Un approccio efficace ed efficiente
Un approccio efficace ed efficiente a questa sfida è la scelta
di piattaforme ‘collaborative’ di Data Protection Manage-
ment Tools, software che si caratterizzano per disporre di
funzionalità specifiche e che si distinguono dai sistemi ge-
neralisti di GRC (Governance Risk and Compliance) o ERM
(Enterprise Risk Management). La scelta ottimatale sarebbe
quella di integrare il Data Protection Management Tool nei
sistemi GRC ed ERM, creando così efficienza rispetto sia
ad altri ambiti di compliance (es. D. Lgs 231/01, OHSAS
18001, ISO 14000, ISO 22000, e altre norme) sia ad altre
metodologie di analisi del rischio, mettendo a fattor comune
gli asset trasversali: l’organizzazione, gli utenti, i fornitori,
le infrastrutture ed altro ancora. La soluzione TESISQUARE
permette di digitalizzare sia il modello organizzativo, gra-
zie al supporto di workflow, sia la governance del modello
organizzativo stesso; inoltre, è integrabile con il sistema
informativo aziendale: applicativi di HR per derivare le
modifiche organizzative e sistemi pre-
esistenti di analisi dei rischi. Modulare
e configurabile sulla base del modello
di gestione adottato da ogni singola
organizzazione, supporta le aziende
e gli enti nell’intero percorso di gestio-
ne degli adempimenti, permettendo di:
• rendere il proprio modello di complian-
ce tanto efficiente (riduzione del costo
complessivo) quanto capace (adeguato,
aggiornato e comprovabile);
• automatizzare le attività a basso va-
lore aggiunto;
• coinvolgere e responsabilizzare tutti
gli attori interessati.
La soluzione è fattore agevolante alla
possibile certificazione di cui il GDPR
fa menzione grazie all’approccio ‘risk-
based’ e all’aderenza alle normative standard di riferimento
(UE 2016/679, ISO IEC 27001:2013, ISO IEC 29100).
Digitalizzazione del modello organizzativo
TESISQUARE permette di definire e gestire (nel tempo) uno
specifico funzionigramma della Data Protection. Nel pieno
rispetto del principio di ‘accountability’ vengono dunque
governate la mappatura e la manutenzione dei ruoli (interni
ed esterni all’azienda) sui quali impattano le responsabili-
tà di compliance e le operatività di processo (workflow);
gestendo tutti i dati in ambito Data Protection correlati a:
Registro dei Trattamenti.
Data Protection Impact Analysis.
Data Protection Risk Assessment.
Applicazione Misure Sicurezza.
Gestione delle richieste degli interessati.
Gestione degli incidenti.
Non conformità e Azioni Correttive.
Gestione dei fornitori responsabili di trattamento.
ADVERTORIAL
Gianluca Giaccardi, Chief Product
Officer di TESISQUARE