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SPECIALE GDPR
LA GESTIONE DOCUMENTALE
CHE SEMPLIFICA
L’ADEGUAMENTO AL GDPR
Archiflow, piattaforma leader già a norma con il nuovo Regolamento,
si arricchisce di nuove funzionalità appositamente pensate per il GDPR.
Il GDPR, nuovo regolamento europeo
sulla protezione dei dati, è un tema di
grande attualità: con la sua introduzio-
ne arriveranno importanti cambiamenti
per imprese ed enti pubblici. Saranno
cambiamenti trasversali rispetto ad ogni
settore aziendale: dall’amministrazione
al marketing, dall’ufficio legale all’area
commerciale. Per non dimenticare l’in-
frastruttura IT, la più importante ‘custode’
dei dati oggetto della normativa.
“Se è fuor di dubbio che il GDPR ha un
impatto di natura organizzativa, è inne-
gabile che un ruolo centrale lo avrà la
gestione documentale”, commenta
Alfieri
Voltan, Presidente di Siav.
“Da un lato
perché tratta dati soggetti a privacy,
dall’altro perché può gestire i processi di predisposizione
e archiviazione della documentazione richiesta dal GDPR”.
Profilo privacy applicato ai documenti, ma anche agli utenti
Archiflow è la soluzione di gestione dei processi documentali
che Siav, azienda leader in Italia, propone a imprese ed
enti pubblici per essere conformi al GDPR. Archiflow include
infatti numerose funzionalità che garantiscono la necessaria
riservatezza dei dati personali, tra cui: profilazione degli
utenti e dei loro diritti; integrazione con i sistemi di auten-
ticazione aziendali (Active Directory, LDAP); definizione
delle regole di accesso e di visibilità sui documenti, anche
a livello di singolo file; registrazione delle operazioni effet-
tuate; criptazione dei contenuti.
“Oltre a queste caratteristiche che già consentono di rispet-
tare la normativa - aggiunge
Voltan
- Siav ha pensato di
arricchire il proprio documentale con una serie di nuove
funzionalità, espressamente pensate per fornire agli utenti
un’esperienza d’uso efficace in conformità con il GDPR”.
Una prima novità consiste nella possibilità di profilare i do-
cumenti in base al ‘livello di privacy’ del loro contenuto. Per
esempio si può indicare quando un documento include dati
comuni oppure dati sensibili, o se tratta solo dati giudiziari.
Come vengono usate queste informazioni? Si intrecciano con
un’altra novità appositamente studiata per il GDPR: la possibi-
lità di stabilire per ogni utente quali sono le tipologie di dati
che può trattare, o meglio si definisce il suo ‘profilo privacy’.
In questo modo è possibile, ‘by design’,
assicurarsi che i documenti contenenti
dati personali siano visibili solo ed esclu-
sivamente da parte di persone che hanno
un ‘profilo privacy’ compatibile. È facile
immaginare quali sono i grandi vantaggi
che questo approccio porta con sé in
termini di semplicità d’uso e di effica-
cia nella protezione dei dati personali.
La gestione del dato al termine del trat-
tamento
L’introduzione del GDPR porta con sé
un’altra questione importante: la durata
del dato. Per consentirne una gestione
precisa e puntuale, Archiflow include la
possibilità di impostare la scadenza dei
documenti archiviati, con cui definire le policy da attuare
al termine del trattamento. Un caso particolare, gestito da
Archiflow, riguarda gli enti pubblici, per i quali i termini di
durata si intrecciano con le logiche di scarto previste dalla
normativa.
Archiflow pone inoltre attenzione alle esigenze del Respon-
sabile della Privacy, per esempio grazie alla possibilità di
rintracciare facilmente tutti i riferimenti a una determinata
persona all’interno dei documenti archiviati nel sistema.
Questo nell’ottica di fornire all’interessato i dati che lo ri-
guardano, o di dare seguito alla sua richiesta di esercitare
il diritto all’oblio.
Sempre al servizio del Responsabile della Privacy vi è la
possibilità di usare i workflow documentali per la predispo-
sizione della documentazione prevista dal GDPR, la sua ap-
provazione e rilascio, nonché la gestione delle scadenze e il
rinnovo. Inoltre Archiflow permette di personalizzare il sistema
per avere un accesso rapido ai contenuti di suo interesse.
Nello scenario del GDPR Archiflow di Siav è uno strumento
che può rendere più semplice la realizzazione di questo
cambiamento.
ADVERTORIAL
www.siav.itAlfieri Voltan, Presidente di Siav