20 / 53
LA SICUREZZA
DELLE STAMPE
L’importanza di mettere in sicurezza le stampe e quindi i documenti per evitare la diffusione
di informazioni critiche per il business. In una ricerca Quocirca riporta che oltre il 60%
delle aziende intervistate rivela di aver subito una o più violazioni dei dati correlate
alla stampa dei documenti.
I processi di stampa rappresentano da sempre una cri-
ticità importante, ma non sempre vengono considerati
alla pari delle altre attività governate da soluzioni ICT.
In questo ultimo ambito l’arrivo del GDPR si rivela im-
portante in quanto i sistemi di stampa non sono esclusi
da questa normativa. Un documento stampato senza
policy e accorgimenti di sicurezza, magari dimenticato
per giorni nel vassoio di una stampante accessibile in un
corridoio da molte persone, è una fonte di ‘data loss’ ad
alto rischio quando le informazioni stampate riguardano
aspetti critici per il business.
Glocal Value mette a disposizione di tutti gli attori del
mercato, che vogliono affrontare il tema della complian-
ce alle nuove norme del GDPR del parco printing, le sue
competenze e la soluzione PaperCut MF che già oggi
garantisce sicurezza a tutte le fasi del ciclo di vita della
stampa. Di seguito vediamo come.
Politiche di stampa
Quali sono le politiche di stampa corrette per l’orga-
nizzazione? È così necessario consentire la possibilità
di stampare fuori dal normale orario di lavoro? E’ utile
limitare l’autorizzazione a effettuare determinate stampe
per alcune categorie di utenti?
Una volta formulata un’idea chiara delle politiche da
implementare, ci si può concentrare su come renderle
operative. L’implementazione delle politiche di stampa
può richiedere molte forme. PaperCut MF consente a
qualsiasi organizzazione di implementare automatica-
mente e personalizzare le politiche di stampa desiderate,
in modo semplice ed efficace.
Rilascio sicuro della stampa
In un ambiente di stampa standard, i lavori di un utente
vengono inviati direttamente al sistema di printing per la
stampa immediata. Ciò si traduce in carta e toner spre-
cato quando la stampa è dimenticata e non raccolta.
Esso presenta anche un rischio per la sicurezza se questi
documenti dimenticati sono sensibili o riservati. PaperCut
MF fornisce una soluzione semplice che consente di col-
locare i lavori in uno stato di holding fino a che l’utente
previa autenticazione sulla multifunzione richiede il rila-
scio del documento.
Autenticazione utente
Best practice riconosciuta in generale nell’ambito sicu-
rezza, e non solo per la sicurezza di stampa è la capa-
cità di identificare in modo univoco e accurato l’utente
aziendale. La soluzione PaperCut MF non fa eccezione
permettendo di sincronizzare degli utenti presenti in Active
Directory, eDirectory, LDAP, Open Directory.
Tracciabilità
Un sistema di stampa adeguatamente protetto deve po-
ter mantenere una traccia completa di tutti i lavori di
stampa degli utenti. Questa deve includere informazioni
che identificano l’utente che ha stampato il documento, il
nome del documento, il computer utilizzato per generare
il lavoro di stampa, la stampante di output e la data e
il timestamp della stampa. L’esistenza di questa traccia
di controllo aumenta la responsabilità e la tracciabilità
e incoraggia gli utenti ad agire con integrità. PaperCut
MF conserva informazioni dettagliate nei registri e negli
archivi e prevede la realizzazione di report di controllo
che dettagliano tutte le transazioni verificatesi nel sistema.
Archiviazione della stampa
PaperCut MF consente agli amministratori di esplorare
e rivedere il contenuto dell’attività di stampa nel proprio
ambiente. Questo consente loro un’ampia gamma di
funzionalità di controllo quali:
– Memorizzare record storici di tutti i contenuti stampati.
– Visualizzare lavori di stampa passati in un browser web.
Le fasi che realizzano un processo di stampa sicuro
SPECIALE GDPR