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10/07/2017

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di Paolo Morati

Verso l'efficienza documentale

Il progetto di Stock Italia, partito dalla gestione del ciclo passivo, guarda al futuro per coprire più reparti aziendali.

Massimo Novacchi

Stock
è uno storico marchio di bevande alcoliche fondato a Trieste nel 1884 su iniziativa di Lionello Stock. Una realtà che per rendere più efficienti i propri processi documentali ha da tempo avviato un percorso di digitalizzazione laddove prima si operava in modo completamente manuale. In particolare, per quanto riguarda la gestione del ciclo passivo, l’azienda – oggi controllata da Stock Spirits Group – ha pensato di dotarsi in Italia di un’infrastruttura software basata sulla piattaforma collaborativa DocFlow per guadagnare maggiore efficienza nella trattazione delle fatture emesse dai propri fornitori.

Dalla carta in poi
“Storicamente le fatture arrivavano via posta, in forma cartacea. Quindi venivano aperte e suddivise manualmente per tipologia di documento e consegnate al responsabile di reparto, con registrazione manuale all’interno dei sistemi informativi. Privi ancora di un gestionale, operavamo in ambiente mainframe con processi di inserimento transazionale, mentre le approvazioni avvenivano manualmente. Di conseguenza si verificavano degli errori, si smarrivano dei documenti con conseguenti perdite di tempo e la necessità di impiegare molte risorse dedicate ad attività sostanzialmente di basso valore”, spiega Massimo Novacchi, IT Manager di Stock S.r.l. “Nel frattempo – prosegue Novacchi – verso la metà degli anni ’90 abbiamo introdotto l’uso della posta elettronica e nel 2000 è stato implementato un sistema gestionale operativo dall’agosto del 2001, iniziando quindi a colmare alcune lacune operative eredità del passato. Ecco che nel 2003 abbiamo scelto di implementare la piattaforma DocFlow, integrandola direttamente con il gestionale e dando il via a un ciclo di approvazione semi automatico delle fatture in ingresso, con eliminazione dei processi cartacei e acquisizione dei documenti tramite scanner, il che ha portato a un primo miglioramento della qualità delle informazioni inserite nei sistemi, e il tutto registrato all’interno di un unico database”.
Questo primo passo, preceduto da una una serie di attività di valutazione del pregresso per individuare la migliore soluzione possibile, e quindi di formazione sui dipendenti coinvolti per portarli ad operare con efficienza sul nuovo strumento, ha dato il là alla creazione di un vero e proprio sistema documentale pienamente integrato con il gestionale, e che via via è stato migliorato sempre di più sia per andare incontro alle richieste dell’utenza interna che per soddisfare i requisiti in termini di auditing esterno legati anche alle diverse normative introdotte negli anni. Dal punto di vista dell’utenza, il processo legato al ciclo passivo parte quindi con la fase di registrazione amministrativa della fattura in ingresso, che è di diverse tipologie (quelle provvigionali dai venditori, di contabilità dei fornitori e quelle dai clienti per iniziative di promozione legate ai nostri prodotti). “Su questo versante l’applicazione è oggi impiegata principalmente dall’ufficio risorse umane e finanziario, e in parte minore dalla logistica e dal partner esterno che segue per noi questo aspetto. E ancora, viene coinvolto il customer service che lavora in collaborazione con il reparto finance in termini di verifica di alcune fatture dei clienti, mentre l’IT se ne serve per quelle relative ai beni hardware e software che dobbiamo acquistare per far evolvere la nostra infrastruttura”, prosegue Novacchi.

Massimo NovacchiLe fatture e gli ordini, ma non solo
A inizio 2016 l’IT manager del gruppo Stock ha avviato un nuovo progetto denominato ‘bedrock’ per rimuovere alcuni strati software superati che ancora risiedevano nell’infrastruttura di Gruppo, sostituendo un sistema operativo ormai obsolescente. “È stata l’occasione per proporre dall’Italia un ulteriore miglioramento e ottimizzazione della parte documentale nonché l’introduzione di nuove tipologie di processo che riteniamo molto interessanti. Ecco che una prima novità a cui abbiamo pensato è stata l’integrazione della piattaforma di DocFlow con il sistema di Crm in uso in relazione alle procedure di sblocco degli ordini di vendita, tenendo conto di diversi parametri economici e fornendo uno strumento ancora una volta decisamente utile anche per le verifiche che gli auditor devono periodicamente effettuare”, prosegue Novacchi. Tra le funzionalità oggi introdotte in Stock Italia ci sono quindi quelle di annullamento e re-immissione di fatture errate, l’ottimizzazione dei processi mirati alla semplificazione dei passi coinvolti nella lavorazione, la garanzia agli utenti di un unico punto di accesso per tutte le procedure in esecuzione. Quindi si è pensato di compiere un passo ulteriore, ossia l’abilitazione degli agenti commerciali a un accesso in mobilità ai documenti – promozionali e tecnici – di loro particolare interesse: “Con il nuovo sistema che andremo presto a introdurre, verrà data agli agenti la possibilità di visualizzare il documento direttamente tramite tablet, connettendosi all’interfaccia Web. Parliamo di un’utenza composta da una rete vendita di un trentina di agenti capeggiati da tre area manager, quattro national ‘com-gdo’, sei sales account manager e poi i cosiddetti brand agent manager e district agent manager (bam e dam). È un’iniziativa che si innesta in uno scenario dove già oggi gli agenti esterni sono tutti dotati di tablet per le loro comunicazioni, mentre la forza diretta opera con dei computer portatili di tipo ibrido (trasformabili quindi in tablet). L’idea è di collegarsi direttamente alla piattaforma DocFlow arricchendo il lavoro di chi vende e le informazioni a sua disposizione e, nel contempo, snellendo quello del personale dedicato ad alcuni processi operativi. Attualmente ogni mattina vengono infatti lanciate delle procedure con invio automatico via email della documentazione a ogni interessato. Qualcosa che con il nuovo sistema verrebbe superato”, aggiunge Novacchi.
Il progetto in corso prevede anche l’inserimento di un codice a barre elettronico e l’acquisizione diretta attraverso sistema di riconoscimento Ocr dei dati in fattura, migliorando quindi l’accuratezza di quanto inserito nei campi del database. Guardando al futuro, il sistema è invece già strutturato per abilitare la firma elettronica e la gestione, e approvazione, della corrispondenza degli ordini clienti. Tutte funzionalità che in prospettiva la società ritiene possano dare un impulso ulteriore alla propria operatività. “La nostra idea è in definitiva quella di arrivare a introdurre una piattaforma documentale verticalizzabile sui vari reparti, e che è possibile esportare anche sulle altre country del Gruppo. Ecco che partendo dall’area Risorse Umane vorremmo automatizzare più processi possibili quali la gestione di permessi e ferie, oppure le trasferte partendo dalla richiesta dell’utente fino all’immissione dei biglietti d’agenzia, nonché i diversi processi legati alla privacy e la parte di gestione degli aspetti legali che oggi sono ancora legati a procedure cartacee”, continua Novacchi, aggiungendo come un’altra idea a tendere sarà il supporto della fatturazione elettronica tra privati: “Il sistema del resto è già pronto per poter supportare nuove normative e processi e mantenere vivo nel tempo il concetto di automazione per intervenire dove necessitiamo ancora di un livello elevato di automazione, e appoggiarci a eventuali aggiornamenti programmatici che ci garantirebbero un ulteriore controllo seguendo la logica della multicompliance”.

I termini infrastrutturali
In termini di sistemi informativi, la piattaforma documentale adottata da Stock risiede direttamente nella sede milanese della società dove vengono ospitate le piattaforme per la parte di web reporting, e i software di bilancio consolidato, consuntivazione e budget, e di pianificazione commerciale. Le istanze del gestionale sono invece implementate a livello di gruppo presso le due sedi che Stock Spirits ha in Europa dell’Est, quindi in Repubblica Ceca (a Praga) e in Polonia (a Varsavia), ossia nei Paesi dove sono anche presenti gli stabilimenti produttivi dai quali vengono poi veicolati i prodotti sui mercati di riferimento. In particolare le attività di produzione e imbottigliamento sono effettuate nei siti di Plzen e Lublino. Inoltre il Gruppo ha anche una piccola distilleria a Prádlo, in Repubblica Ceca, e un impianto di distilleria di etanolo a Rostock, in Germania. Tornando all’IT, presso le strutture del Regno Unito risiedono invece i sistemi di posta elettronica e quelli di backup.
“In definitiva il progetto realizzato fin qui ha permesso di cambiare rapidamente la parte documentale partendo dal ciclo passivo e quindi di pensare in prospettiva ai successivi interventi, lavorando in modo rapido e flessibile garantendoci anche una certa dose di autonomia. Per noi è un modello che si adatta ai cambiamenti che abbiamo vissuto in questi anni in termini operativi e organizzativi, liberando risorse per lo svolgimento di altre attività. Tutto pensato seguendo certamente una logica di Gruppo e una standardizzazione in termini di modelli di base, ma tenendo sempre conto delle esigenze delle singole country. Insomma, andare verso l’innovazione, che rappresenta una leva di crescita capace di mantenere al massimo i livelli di servizio, interno così come esterno”, conclude Novacchi.

 

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