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28/05/2012

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Ufficio paperless, l’utopia che potrebbe diventare realtà

Il sogno dell’ufficio paperless, della scrivania senza carta, dell’archivio interamente immateriale, è vecchio nel frenetico mondo dell’ICT e risale al tempo in cui si pensava che l’office automation, come si diceva, avrebbe risolto molti problemi di efficienza nel lavoro d’ufficio. Sappiamo tutti come è andata e lo sappiamo guardando le nostre scrivanie, sempre ingombre di carte e documenti pesanti: la carta è ancora presente nel nostro lavoro

 

 

 

 

 

 

 

Molto si è fatto e molto rimane da fare, ma i progetti non sono esenti da criticità

 

 

Michele Rosco

 


Il sogno dell’ufficio paperless, della scrivania senza carta, dell’archivio interamente immateriale, è vecchio nel frenetico mondo dell’ICT e risale al tempo in cui si pensava che l’office automation, come si diceva, avrebbe risolto molti problemi di efficienza nel lavoro d’ufficio. Sappiamo tutti come è andata e lo sappiamo guardando le nostre scrivanie, sempre ingombre di carte e documenti pesanti: la carta è ancora presente nel nostro lavoro, in modo crescente e critico.


Il CNR nella recente ricerca “Effetti ambientali della sostituzione di carta attraverso il documento digitale” indica come il consumo di carta negli uffici italiani raggiunga ormai circa 1,2 milioni di tonnellate, determinando oltre 4 milioni di tonnellate/anno di emissioni di CO2 nel ciclo di vita delle carta, pari a circa le emissioni dell’intero settore delle costruzioni.


Si tratta dunque di una delle frontiere più importanti di intervento per le tecnologie dell’informazione e su questa partita si giocheranno i successi di tanta parte del risparmio di risorse e dell’efficienza dei processi organizzativi. Il mercato del document management, o di come si voglia chiamare il settore che riguarda la digitalizzazione dei documenti e il loro utilizzo intelligente negli archivi delle organizzazioni, è uno dei più dinamici del mondo ICT e regge, come applicazioni e fatturato per l’offerta, alla crisi che ha colpito l’economia italiana.


Il settore si rivela molto interessante dal punto di vista applicativo, perché coinvolge aspetti organizzativi, tecnologici, di innovazione nei processi, di cambiamenti normativi e legali e porta i sistemi informativi verso nuove frontiere che coinvolgono i contenuti e la conoscenza.


Ma il settore si rivela decisamente interessante anche sotto il profilo dell’offerta, perché coinvolge tutte le tipologie di operatori: dai grandi player multinazionali della stampa, che devono comunque inserire i loro prodotti nel ciclo di produzione del documento, alle aziende di software specializzate nella gestione integrata dei documenti, fino a produttori molto verticali, che si occupano di applicazioni specifiche, come quella, importante e ricca di prospettive, della firma digitale.

 

 

Le criticità

 

Quali sono i nodi critici? Il primo punto che occorre mettere in luce è che il document management richiede uno sforzo di integrazione organizzativa e tecnologica molto spinta. Il vantaggio straordinario della tecnologia è infatti quello di poter inserire nei sistemi informativi organizzativi una serie di dati e informazioni poco o nulla strutturati, che finora si perdono o che rimangono patrimonio dei singoli membri dell’organizzazione: dalle mail ai report, dalle lettere cartacee ai dati destrutturati. È possibile cioè inserire in modo sistematico tutto quello che riguarda i contenuti, anche quelli, sempre più importanti, prodotti dai clienti, elemento che finora sfuggiva in gran parte ai sistemi informativi. Questo però comporta da un lato la necessità di un ridisegno organizzativo che deve individuare i responsabili di questi contenuti, ma anche chi ha diritto ad accedervi, in quali fasi decisionali essi sono utilizzabili, come possono essere resi pubblici.


Dall’altro è necessario interfacciare questi contenuti con i sistemi  informatici gestionali, in particolare con i sistemi ERP che gestiscono i dati strutturati organizzativi. Siamo di fronte al classico e mai definitivamente risolto problema dei sistemi informativi: ogni innovazione tecnologica richiede un’innovazione nell’organizzazione, questa può registrare importanti miglioramenti, oppure entrare in crisi.


Si pensi, e qui passiamo al secondo dei nodi critici, alla possibilità di modificare il documento elettronico, che nella sua immaterialità vede una straordinaria opportunità, ma anche una potenziale minaccia. Il problema pare filosofico, ma ha una sua importanza pratica eccezionale: chi è che controlla l’autenticità e l’immutabilità del documento in una tecnologia che rovescia uno dei luoghi comuni della nostra civiltà scripta manent? Un luogo comune che è alla base della nostra cultura giuridica delle leggi scritte nella pietra perché fossero immutabili, eterne, uguali per tutti.


Oggi il documento è volatile e va curato e conservato con diverse metodologie e tecnologie ma anche con un altro spirito. Anche perché il documento elettronico perde la sua caratteristica autoriale: chi ha scritto un documento che è stato rivisto da più persone, che ha avuto diverse versioni, varianti incontrollate? Questo riguarda nuove sfide sia per gli aspetti giuridici e amministrativi – il conservatore è una figura nuova regolata da stringenti leggi che ne stabiliscono caratteristiche e compiti – sia per quelli organizzativi: chi è l’autore di un documento? Chi se ne prende, nel bene e nel male, la responsabilità?


L’integrazione riguarda infine un altro aspetto: un processo di digitalizzazione è appunto un ‘processo’ e finisce per coinvolgere tecnologie diverse, dall’acquisizione dei documenti, alla loro classificazione e archiviazione, fino alla vera e propria elaborazione, con tutte le fasi di eventuale stampa, che comunque devono essere previste. Quasi sempre dunque l’implementazione di un sistema prevede il coinvolgimento di diversi fornitori, con storie, competenze e culture diverse, complicando non solo l’acquisto, ma anche il successo dell’attività.

 

 

Benefici misurabili

 


L’evoluzione naturale del processo è nello sviluppo di veri e propri sistemi di gestione della conoscenza, in cui cioè la tradizionale elaborazione dati si trasforma in un piano articolato e complesso di utilizzo della conoscenza per supportare sia i processi di efficienza che quelli di efficacia decisionale e di controllo del contesto ambientale.


Il grande vantaggio di questa tecnologia è però nella facilità di misurazione dei benefici e quindi nella possibilità di avere in tempo rapido una misurazione del ritorno dell’investimento, che può raggiungere davvero risultati eccezionali.


Questo riguarda in particolare la pubblica amministrazione, burocrazia ingorda di carta da consumare e che invece da un processo di dematerializzazione ha solo da guadagnare (vedi box). Un grande futuro attende dunque il settore del document management: speriamo che finalmente le nostre scrivanie conoscano la leggerezza dell’immateriale e perdano la caratteristica di specchio del nostro disordine.
 

 

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