Intelligenza Artificiale 2019
OfficeLayout
 

31/03/2015

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di Paola Cecco

Spendere nello spazio di lavoro è un ottimo investimento

L’edizione romana del convegno ”L’ufficio Collaborativo” ha confermato che per gli spazi di lavoro, sempre più intesi come strumenti di lavoro, è necessario adottare una visione sistemica che comprenda cultura aziendale, tecnologia, persone, mission e processi

Successo di partecipanti al convegno organizzato dalla nostra Officelayout il 19 marzo a Roma: un evento svolto in collaborazione con l’Ordine degli Architetti di Roma che ha visto la presenza delle aziende sponsor Estel, Humanscale, Livingoffice e Ricoh, il contributo culturale di Nomisma, Porzio&Partner, Schema e Fortebis e le esperienze di importanti aziende quali Wind Telecomunicazione, Tetra Pak e INAIL.
L’impatto delle nuove tecnologie sul modo di lavorare. Gli spazi del lavoro dentro e fuori l’azienda. La cultura della collaborazione tra le persone, sono stati i temi proposti nel convegno, dibattuti con un approccio multidisciplinare in cui le opportunità offerte dagli strumenti di Information & Communication Technology si uniscono alle potenzialità di una corretta progettazione e gestione dei luoghi di lavoro.

In apertura, l’intervento di Marco Marcatili, analista economico di Nomisma,  ha evidenziato che “l’ufficio è un  tema centrale sia per la domanda del mercato immobiliare sia per le strategie di rinnovamento organizzativo. Con riferimento  al mercato degli uffici, Marcatili ha affermato che se nel recente passato l’offerta ha guidato la domanda che si “beveva” tutto quello che l’offerta proponeva, oggi c’è un potere contrattuale della domanda che è di gran lunga superiore a quello dell’offerta. È la domanda dunque a guidare il mercato sul fronte dei fabbisogni che diventeranno i veri driver di mercato. In termini di strategie di rinnovamento occorre considerare tre elementi: Comfort, Comunità, Connessione. Dall’analisi di case history nazionali emerge che a livello di comfort c’è stata una spinta sul nuovo, ma in edifici esistenti non c’è stata grande riqualificazione. Sono state create molte comunità, ma non è chiaro se hanno portato a un’effettiva collaborazione o solo alla socializzazione. Le aziende hanno introdotto il capitale tecnologico, hanno integrato l’intelligenza individuale con quella artificiale, ma si continua a lavorare più o meno come si lavorava 10, 15 anni fa, cioè in modo tradizionale. Sono poche le realtà che sono riuscite a passare da una logica di capitale umano e tecnologico a una logica di capitale di connessione e intelligenza collettiva. È qui che può trovarsi l’innovazione di rottura, l’idea dirompente.

Stimolare la cultura della condivisione è stato l’argomento che Ferdinando Castellano, presidente Schema, società di consulenza direzionale e sviluppo organizzativo, ha toccato nel suo intervento prendendo spunto da due casi, caratterizzati dalla necessità di rileggere il layout aziendale in funzione di un nuovo modello organizzativo, e dalla sperimentazione avvenuta in un’organizzazione che ha rivisto il proprio business integrando modello tradizionale e nuove tecnologie.
Il layout fisico degli spazi di lavoro condiziona efficienza, flessibilità, benessere delle persone e può orientare e facilitare la collaborazione; d’altro lato le tecnologie digitali contribuiscono a rendere più virtuale lo spazio di lavoro, sviluppando nuovi modi di lavorare, facilitando la comunicazione e la realizzazione di network di relazioni all’interno e all’esterno dell’organizzazione stessa.
È necessario adottare una visione sistemica che comprenda cultura, tecnologia, persone, mission/strategia e processi mettendoli in relazione fra loro. In altri termini, le aziende devono, prima di intervenire sugli “spazi”, capire quale obiettivo intendono perseguire (es. maggiore produttività? maggiore creatività?). E qui entrano in gioco sfide più complesse: l’equilibrio fra privacy e trasparenza, la leadership dal controllo allo sharing.
Francesco Porzio, Porzio & Partners azienda leader nel campo della negoziazione e Contract Management ha posto l’accento su “Le tecnologie ICT per la comunicazione, l’efficienza e la produttività. Cogliere l’attimo” sottolineando come il valore attribuito alle soluzioni per la comunicazione digitale è evoluto insieme alle esperienze che le Imprese hanno compiuto nell’adottarle.
Il primo passo è stato ridurre i costi grazie a servizi di comunicazione più economici, flessibili e versatili. Questa scelta è valida e necessaria ancora oggi, ma se si vogliono raggiungere risultati più importanti in termini economici è indispensabile accompagnarla con interventi di ottimizzazione dei processi e di formazione all’uso delle tecnologie.
Il secondo passo ha visto l’ICT muovere le idee anziché le persone. L’errore più comune è stato quello di usare le nuove tecnologie in modo tradizionale, proprio perché semplici e intuitive, e si è finito per dare un’immagine negativa della tecnologia che sembra portare il lavoro a seguire la persona ovunque, anche nel tempo libero.
Il terzo passo è stato riconoscere un altro valore all’ICT che permette di comunicare più spesso e più rapidamente. Comunicare più spesso, perché la tecnologia permette di realizzare quell’incontro di lavoro (o tele-incontro) che, diversamente, non si sarebbe potuto realizzare. Più rapidamente perché la comunicazione digitale aiuta a esprimersi in minor tempo e in modo strutturato.
L’ultimo salto di valore riconosciuto alla comunicazione digitale è stato enorme: la possibilità di “cogliere l’attimo”. Nessuno ha saputo trovare un termine migliore per spiegare che la tecnologia può seguirti ovunque non solo nello spazio ma anche nel tempo (in modo sincrono e asincrono), nei terminali (dal telefono al televisore), nei media (testo, immagini, parole), nelle emozioni e nelle relazioni (con i social network). Mettendo insieme tutti questi mezzi di comunicazione, la comunicazione digitale non solo ci aiuta a ricreare quelle relazioni e quella comunicazione che sono state compromesse dalle scelte sulla riorganizzazione fisica del lavoro, ma le ricrea più intense e più estese rispetto a quelle che ci sarebbero state in un ambiente di lavoro tradizionale.
L’ufficio inteso come ambiente di lavoro è ovunque e si adatta in modo discreto alle circostanze e alle dinamiche. Gli spazi di lavoro sono sempre più intesi come strumenti di lavoro, quello che chiamiamo comfort è la necessità di alternare momenti di privacy, momenti di condivisione e momenti per ricreare energia intellettuale. L’attenzione si sposta sulle periferiche condivise, dai grandi schermi ai sistemi per gestire rapidamente l’acquisizione e la stampa di documentazione. La qualità della copertura di rete mobile e Wi-Fi e le postazioni di ricarica sono importanti e vanno garantiti anche lontano dalla postazione di lavoro, in ogni angolo dell’ufficio e dei locali annessi e circostanti, dai servizi agli ascensori. Gli archivi, le infrastrutture e il software lasciano il posto a servizi cloud accessibili sempre, ovunque e nella misura necessaria. Il computer fisso è impiegato solo nei casi di effettiva necessità e si iniziano a veder scomparire anche i telefoni fissi a beneficio di soli smartphone connessi anche alla rete telefonica fissa.
Ma tutto questo non potrà mai accadere senza due passi importanti: adeguamento dei processi di lavoro ai nuovi media e formazione delle persone.

Le tavole rotonde
Il confronto tra il mondo della progettazione, della produzione e le esperienze dell’utilizzatore è stato proposto nelle tavole rotonde, che si sono focalizzate sulla centralità della persona
Edith Forte, ceo Fortebis group
L’ufficio su misura - Con la crisi, si è spostato il focus delle aziende che hanno bisogno di qualità del servizio per competere, centralità delle persone per vincere, redditività dell’impresa per crescere. La centralità delle persone è il nuovo focus/priorità delle aziende e l’attenzione si sposta sulla produttività dell’individuo, sulla produttività del gruppo, sulla gestione del rapporto con i clienti (politiche di branding, comunicare identità corporativa aziendale) e sulla valorizzazione del rapporto con i dipendenti. Occorrono strategie di workplace perché il lavoro da remoto crea solitudine. Gli spazi di lavoro diventano spazi collaborativi, in cui il core è un hub polifunzionale con ambienti e forniture multitasking.
Alessandro Dalla Pozza, architetto R&D Estel Group
Dallo smart working allo smart office - La smaterializzazione del muro spazio/tempo – ovunque e in qualsiasi momento – è diventata oggi la quotidianità e si è arrivati a calcolare che quasi la metà del tempo dedicato al lavoro viene eseguito lontano dalla classica postazione. Tutti ricordiamo l’home office o il telelavoro il cui obiettivo era promuovere un’efficacia gratificando lo spazio privato coniugando le esigenze di una vita privata con quelle prettamente legate al lavoro. Purtroppo i risultati non sono stati quelli sperati perché ci siamo dimenticati dell’antico insegnamento di Socrate che sosteneva “l’uomo è un animale sociale”. La gratificazione degli sforzi per l’essere umano deve passare attraverso le relazioni e il confronto, ma perché queste siano vere e comprensibili devono avvenire “dal vivo”. Ritorna così in primo piano il ruolo strategico dello “spazio ufficio” che, più che nel passato, dovrà essere flessibile e aperto al cambiamento delle nuove soluzioni tecnologiche. Dobbiamo quindi avere come criterio quello di disegnare l’ambiente attorno all’utilizzatore, al suo benessere. La ricerca di “star bene” comporta in chi propone soluzioni organizzative, di layout e quindi di prodotti una particolare attenzione ad aspetti non solo fisiologici (aria, luce, suono) ma anche più labili e impalpabili.  
Da questi principi nasce il mondo Smart Office di Estel, i cui progetti di arredo nascono da un’idea unitaria dello spazio nell’arco delle 24 ore, una visione che riconosce il valore delle emozioni, dei materiali e dell’efficienza.
Mirella Raccuja, ceo LivingOffice
Soluzioni per migliorare gli ambienti di lavoro - Quali strumenti abbiamo a disposizione per poter creare, grazie al lavoro dei progettisti, un ambiente di lavoro naturale e piacevole, in grado di stimolare creatività, produttività e una maggiore armonia per tutti?
In risposta a questa domanda, la relatrice ha fatto riferimento a una duplice ricerca di Herman Miller che ha dato vita a un progetto dedicato ai luoghi di lavoro in cui l’arredo assume differenti ruoli strategici per le aziende che intendono coglierne le potenzialità. La ricerca, focalizzata sull’analisi delle personalità e preferenze degli individui per le interazioni nei luoghi di lavoro, ha rilevato che diversi tipi di personalità preferiscono diversi ambienti di lavoro, dentro e fuori l’ufficio, a seconda del tipo di lavoro. L’accessibilità a tali ambienti può influenzare le prestazioni professionali. Per esempio, gli introversi richiedono un rifugio per contemplare e creare, per lavorare su un problema complesso o sviluppare idee. Gli estroversi, invece, d considerano la “chiacchierata” un’attività non legata al lavoro.
Lo spazio collaborativo di successo ha quindi  bisogno di una varietà di ambienti per accogliere le diverse personalità e preferenze individuali per favorire l’interazione e l’efficienza. Grazie alla ricerca è stato possibile individuare 10 modalità di lavoro e 10 configurazioni di ambienti possibili configurati attraverso l’uso di arredi e accessori in grado di avere la massima fluidità e accessibilità: scrivanie elevabili, bracci porta monitor/tablet, sedute ergonomiche. Ovviamente, senza trascurare un elemento fondamentale come l’acustica per realizzare luoghi di lavoro che favoriscano l’interscambio senza che esso diventi caos. Ogni azienda deve quindi ricercare la propria combinazione, il proprio Living Office.
Luciano Guglielmini, country manager Humanscale
Riportare l’uomo al centro del progetto -  Al centro dell’intervento le ripercussioni dell’uso delle tecnologie sulla fisiologia umana analizzate dal prof. Bruno Piccoli, medico del lavoro e professore presso l’Università Cattolica del Sacro Cuore di Roma, nel suo libro Linee Guida per la sorveglianza sanitaria degli addetti ad attività lavorativa con videoterminale. “Il lavoro al computer non è sempre uguale, dipende dall’attività svolta, sia in termini di capacità che di efficienza, così come non ci sono due persone uguali. Bisogna quindi tenere conto di questa variabilità che risulta determinante per una maggiore consapevolezza di chi acquista e per una più ampia visione di chi progetta”.
Smart desk e shared office sono termini sicuramente affascinanti dietro ai quali non sempre si nascondono condizioni operative ottimali, e molto meno di Lavoro e Salute. Proviamo invece ad analizzare questi interventi dal punto di vista dell’uomo, con la sua fisiologia, con le sue radicate abitudini e con le sue ambizioni. Come si colloca in questo contesto: è in grado di interagire con il nuovo ambiente di lavoro? Condivide le scelte dell’azienda? Da alcune “testimonianze“ sembrerebbe di no: i fattori conflittuali più ricorrenti in quasi tutte le aziende riguardano condizioni non ottimali di comfort: caldo/freddo, luce insufficiente sul piano di lavoro, rumore eccessivo, spesso causato dalla diseducazione altrui. Tutti fattori di disturbo che hanno un’origine precisa, ovvero l’assenza di una valutazione multidisciplinare prima di procedere con la configurazione degli spazi. Configurare postazioni di lavoro che incentivino una postura corretta e prevengano disagi all’apparato visivo e muscolo-scheletrico, dovrebbe essere priorità di qualunque intervento volto a migliorare le condizioni operative di un ambiente di lavoro.
Daniela Santolini, facilities management & general services Wind Telecomunicazione
Investire sul capitale umano è fondamentale in un’azienda di servizi alle persone. - Molti sono gli aspetti che interagiscono nello scenario complesso e sfaccettato a cui deve far fronte il Facility manager: le tematiche di welfare e gli adempimenti normativi di safety e ambiente, i costi dell’immobile, il benessere delle persone, interventi di sicurezza dei luoghi di lavoro…
Lo spazio ufficio diventa così una modalità di comunicazione, una manifestazione del quotidiano, un’espressione della persona. È in questo contesto che in Wind la funzione Facilities Management è confluita nella direzione Human Resources, un cambio organizzativo significativo per il raggiungimento dei risultati, sia come valorizzazione delle risorse umane, sia come diretta gestione delle criticità.
Nella funzione di Facilities Management risiede la forza di interfacciarsi con tutte le funzioni aziendali non solo come risposta funzionale dei luoghi per un’ottimizzazione degli spazi, ma come strumento capace di integrarsi con la qualità stessa della vita.
Far comprendere il ruolo che può, e deve, rivestire il facility manager in HR, significa porsi l’obiettivo di suggerire un nuovo modo di guardare all’ambiente di lavoro, di intenderlo cioè nella sua totalità misurandola alle aspettative delle persone. Questa metodologia progettuale ha come obiettivo un modo di intendere il progetto e di operare che pone le risorse umane al centro di ogni definizione e lo spazio ufficio al suo servizio.  L’ufficio si trasforma, amplia il concetto del mero CAP (costo a postazione) e diventa cassa di risonanza della cultura, dei sentimenti e degli stati d'animo delle persone. Una visione nuova, che vede al primo posto una qualità di vita che facilita non solo il lavoratore, ma risulta vincente anche per l’azienda.
Cresce la consapevolezza che il benessere è in relazione con lo spazio fisico e che questo rapporto può agire sulle performance, sulla motivazione e portare un miglioramento della capacità creativa e a una maggiore produzione intellettuale. Spendere nello spazio di lavoro oggi è un ottimo investimento.
Bisogna però trovare il giusto equilibrio e questo rappresenta la vera sfida.  L'aumento della flessibilità nel lavoro, sta determinando  il bisogno per le aziende di fornire ai propri dipendenti strumenti e luoghi giusti dove lavorare, ambienti e dinamiche aziendali in continua evoluzione. Ma non sempre parole come smartworking e coworking sono applicabili ovunque. Wind ha lavorato su tre macro aspetti per il raggiungimento dei seguenti obiettivi:
Politiche sociali. Valorizzazione del capitale intellettuale e coinvolgimento attraverso iniziative aziendali. Essere vicini al personale, non significa soltanto offrire ottimi servizi, ma sostenere il benessere individuale e collettivo, incrementando la motivazione delle risorse nella coerenza degli obiettivi.
Nuovo concetto ufficio. Favorire un nuovo modo di lavorare in cui vi è la possibilità di avvalersi di diversificati ambienti per comunicare o rispondere alle nuove modalità lavorative.
Nuove modalità di comunicazione attraverso le risorse tecnologiche. Creare business in un ambiente attraverso le potenzialità delle tecnologie che offrono opportunità nel nuovo concetto di “collaborazione”. Come la videocomunicazione è un supporto delle nuove modalità lavorative fondate sulla mobilità, la piattaforma integrata di cui ci si avvale in azienda per la pianificazione e le attività di facility è alla base della raccolta e della gestione delle informazioni del patrimonio immobiliare. Un sistema centralizzato, accessibile dal territorio e integrato con gli altri sistemi aziendali. Questo approccio aiuta inoltre l’individuazione degli indicatori di performance per il monitoraggio delle criticità in termini di livelli di servizio e serve come supporto per la security presso i nostri immobili.
Gianmaurizio Cazzarolli, responsabile Risorse Umane di Tetra Pak
Definire regole pensando a coloro che sono meritevoli e non ai pochi che le trasgrediscono - Nella sede modenense di Tetra Pak, azienda svedese leader nel confezionamento di liquidi alimentari, lavorano oltre 800 dipendenti. I valori aziendali sono innovazione e qualità, libertà e responsabilità, collaborazione e divertimento, attenzione al cliente e orientamento al lungo periodo. Tetra Pak ha implementato numerose iniziative di Smart Working atte a migliorare le condizioni di lavoro dei dipendenti fornendo loro spazi di lavoro adattabili in base alle esigenze, l’opportunità di flessibilità di orari e luoghi di lavoro e gli strumenti per conciliare al meglio le esigenze professionali con quelle personali.
Il progetto di Smart Working si articola su diverse iniziative. Si è partiti dalla riprogettazione degli spazi fisici con l’obiettivo di realizzare un luogo di lavoro in grado di soddisfare le esigenze di dipendenti e collaboratori che lavorano all’interno della sede e, al tempo stesso, creare il giusto clima che favorisca l’innovazione e la creatività. È stata avviata una ristrutturazione degli edifici che ha visto la realizzazione di open space e spazi per il lavoro individuale o di gruppo, con un’organizzazione degli spazi per moduli con l’introduzione di pareti mobili: in questo modo è possibile riconfigurare rapidamente gli spazi  ampliando/riducendo la dimensione di sale riunioni/uffici in base alle necessità. Le performance delle persone vengono misurate secondo i risultati che portano in azienda, e non sul numero di ore che trascorrono sedute alla scrivania. Si è liberi di organizzarsi il lavoro al meglio, anche in base ai propri ritmi di vita. Questo vuol dire che ogni dipendente è imprenditore di sé stesso, deve imparare a imporsi delle priorità in base alle urgenze e agli obiettivi prefissati, e gode di fiducia da parte dell'azienda.
Si cerca di definire regole pensando a coloro che sono meritevoli e non ai pochi che le trasgrediscono.
Tale approccio, accompagnato a un sistema di valutazione per obiettivi favorisce la creazione di un clima di fiducia tra azienda e dipendente con impatti positivi sulla produttività e sulla soddisfazione delle persone. Come ha affermato Cazzarolli “Il lavoro è un modo di essere, non un luogo. Bisogna dare fiducia ai dipendenti”.

 

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