Estate 2019
Case History & Inchieste - Applicazioni
 

31/07/2013

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Tutto nella strategia d’impresa

L’esperienza di The Space Cinema nell’ambito dell’automazione dei processi di gestione documentale digitale

 

The Space Cinema nasce nel 2009 da un’operazione straordinaria di 21 Investimenti, Private Equity guidato da Alessandro Benetton, con l’obiettivo di acquisire due importanti rami aziendali: Warner Village Cinemas, da una parte, e Medusa Cinema e Multicinema, dall’altra. Il risultato è la nascita del gruppo leader nel settore dell’esercizio cinematografico italiano, con 36 cinema distribuiti sul territorio, per 359 sale e oltre 70.000 posti a sedere. Riuscire ad aggregare queste due realtà, diverse per dimensioni e modelli organizzativi, è stato un processo complesso e sfidante, nel quale le risorse IT hanno giocato un ruolo chiave per la reingegnerizzazione dei nuovi processi di business.

 


Il business model
 

The Space Cinema si presenta sul mercato con una proposta che vede il cliente al centro di un sistema di servizi evoluto e diversificato (cinema, bar, librerie, sale giochi ecc.), ampliando la User Experience del consumatore ad un modello di intrattenimento più completo ed accogliente. Per ottenere tali risultati, sono stati compiuti investimenti significativi sia sul piano visibile e percepibile dal cliente finale, sia su aspetti più interni e funzionali all’organizzazione. In questa occasione puntiamo lo sguardo sul progetto che ha portato alla gestione automatizzata del ciclo delle fatture passive con il supporto di Esker DeliveryWare, confrontandoci con il Cio dell’Azienda, Diego De Renzis, che ci illustra il percorso svolto in una logica di integrazione profonda con l’organizzazione ed il core business aziendale.
Nel ricostruire questo percorso, De Renzis parte dagli interventi tecnologici di natura strategica compiuti in questi anni: “Siamo intervenuti sulle sale e sulla digitalizzazione massiva della totalità degli schermi. Oggi, The Space Cinema registra tra i 18 e i 20 milioni di presenze l’anno ed il sito internet contribuisce al risultato commerciale dell’impresa per circa il 10% in attività di e-commerce (ripartito tra internet e mobile). Inoltre, centomila utenti fruiscono in modo fidelizzato delle nostre soluzioni mobile.”

 


Il punto di partenza
 

Il programma che ha portato alla definizione di una piattaforma di gestione digitalizzata delle fatture e di amministrazione documentale, si sviluppa operativamente nel 2012, ma prende le mosse dalla riorganizzazione seguita alla fase di fusione tra Warner Cinemas e Medusa Cinema. Al momento della nascita di The Space Cinema, infatti, si rese necessario affrontare i limiti strutturali e funzionali determinati dalla presenza di differenti ambienti IT. Nel far questo venne avviato un processo di revisione della Governance dei sistemi informativi, allo scopo di riflettere il nuovo modello organizzativo e le strategie dell’Impresa sul medio e lungo termine, cercando di apportare il necessario valore aggiunto.
A tal proposito De renzis precisa: “Il valore aggiunto è la risultante dettata dal giusto equilibrio tra le competenze professionali nel saper identificare la tecnologia più adeguata al proprio contesto aziendale e funzionale, riuscendo al contempo a ottenere un incremento delle performance e dei processi di business, a fronte di una evidente revisione dei costi di esercizio. Malgrado sia doveroso contenere la spese, limitarsi alla sola riduzione dei costi non porta, in sé, miglioramenti all’organizzazione e puntare all’esigenza del momento rischia di costituire nuovi ostacoli per il business, sul medio e lungo periodo. Quando non si tiene conto di questi elementi l’IT rischia di venir inteso per un limite allo sviluppo del business invece che un abilitatore”.

 


Il Fast Invoice processing
 

Questo approccio si è riflesso nella scelta delle soluzioni e delle modalità di avvio del processo di Fast Invoice Processing (Fip), il nome del progetto di gestione elettronica delle fatture passive adottato da The Space Cinema.
Secondo le aspettative dell’Azienda, la tecnologia deve essere in grado di accompagnare il modello organizzativo tuttora in evoluzione: “Nel nostro piano strategico sono comunque previsti ulteriori investimenti nel mercato dell’intrattenimento cinematografico” – spiega De Renzis – “e questo determina l’esigenza per il nostro Dipartimento Sistemi di riuscire a fornire sempre un parco applicativo evoluto e in grado di sostenere le esigenze di cambiamento, riuscendo a garantire alla nostra azienda il supporto essenziale nei processi decisionali e organizzativi futuri. Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, siamo arrivati a Esker DeliveryWare valutando la scalabilità della soluzione, la possibilità di adeguarla nel tempo alle esigenze dell’organizzazione, la capacità di integrarsi con l’ecosistema di soluzioni applicative esistente e in corso di evoluzione, migliorando il processo e rendendolo più fluido”.

 


Il ritmo del mercato
 

Il progetto Fip si comprende meglio alla luce di uno sguardo sul contesto competitivo che caratterizza il settore commerciale dell’esercizio cinematografico italiano. Pur potendo contare su un marchio forte, il pubblico viene portato in sala principalmente dall’attrattività della pellicola. Il rapporto commerciale con le case di distribuzione è costante, allineato all’andamento degli incassi generati dai multiplex, con una continua rinegoziazione delle percentuali di costo per il noleggio del prodotto filmico, sulla scelta delle sale di proiezione dove promuovere i contenuti e le settimane di programmazione delle pellicole. È facile, quindi, immaginare come sia elevato e frequente il ritmo delle fatture, quante operazioni di adeguamento o storno occorra operare e quanto intensa sia l’attività da gestire. Nella fase di avvio del Fip, esisteva la necessità di automatizzare un monte corrente di oltre 60.000 fatture, rivedendo l’insieme dei processi a supporto di questa attività, la maggioranza dei quali era svolta manualmente da un numero elevato di risorse interne al dipartimento finanziario e del controllo di gestione. Le fatture andavano controllate, riconciliate e gestite attraverso tre diversi applicativi specialistici: ABC, per il noleggio film; Pegaso, per gli approvvigionamenti; SAP per le fatture rimanenti.
 

 

La visione strategica dell’IT
 

Ricorda De Renzis: “I tre sistemi non comunicavano tra loro. Volevamo, quindi, che la piattaforma di automazione delle fatture fosse in grado di porsi anche quale punto di aggregazione e comunicazione dei dati transazionali verso queste soluzioni specifiche. Volevamo ridurre il peso dei tempi e degli errori sia sui processi che sulle performance aziendali, così come lo ‘spreco’ di risorse umane interne, vincolate in maniera spesso univoca a questa mansione amministrativa. Malgrado avessimo una visione chiara dell’obiettivo, portare a termine il progetto ha richiesto circa nove mesi.
Capacità fondamentale e determinante per la riuscita è stata certamente quella di gestire l’interazione tecnologica tra la nuova piattaforma e il parco applicativo interno all’azienda, valutando tutti gli impatti in termini di evoluzione e costi di esercizio, riuscendo nel contempo a interpretare e recepire correttamente le esigenze operative e funzionali delle aree aziendali coinvolte nel progetto”. Nell’arco del 2012, il Fip è stato esteso alle fatture provenienti dal 100% dei fornitori, le risorse dedicate sono diminuite e il tasso di errore sulla gestione delle fatture è calato dell’80%. “Venivamo da una gestione cartacea e manuale del flusso che, chiaramente, costituiva una criticità per l’intera azienda ma, se abbiamo puntato sul Fip per gestire, oggi, il ciclo delle fatture passive e attive, in futuro, è per il miglioramento che ciò potrà apportare allo sviluppo del business aziendale. Le scelte tecnologiche devono essere operate in coerenza con la strategia e la vision generale dell’impresa e il Cio, in tal senso, svolge a pieno il proprio ruolo se riesce a porsi come ‘advisor’ per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, non solo come risorsa interna specializzata nella gestione della tecnologia applicata”
 

 

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