IoT Conference 2019
Applicazioni - Hardware
 

08/01/2015

Share    

Trasformando i processi documentali

L’esperienza di ArcelorMittal, che ha ridefinito il suo parco stampanti e i servizi correlati affidandosi a KYOCERA

 

Renovate The Core of IT, Exploit The New e Cultivate Leadership. Sono queste le tre grandi aree tecnologiche e organizzative – emerse in occasione dell’ultimo Gartner Symposium/ITxpo 2014 di Barcellona – da prendere in considerazione quando si parla di ottimizzazione dei processi e realizzare tutto quanto porta poi al cosiddetto digital business. Tre aree all’interno delle quali proprio nel corso dell’evento spagnolo Stefan Dylka, general manager Global Services Division di KYOCERA, ha verticalizzato il mondo documentale e della gestione dei processi di stampa: “La prima, che riguarda la modernizzazione dell’infrastruttura informativa, è quella dove ancora oggi risiede circa il 60% dei budget IT e sulla quale esiste ancora un ottimo potenziale da sfruttare, in termini di ottimizzazione dei processi. La seconda riguarda dal canto suo l’universo del mobile printing, del cloud printing, e dell’ottimizzazione di tutte le altre aree indirizzate alla gestione e soddisfazione di nuovi requisiti di business. L’ultima introduce infine il tema della governance delle persone, un aspetto molto importante soprattutto per chi desidera un coinvolgimento globale del personale e dei collaboratori sull’uso delle soluzioni documentali, gestibili in modo innovativo all’interno dell’organizzazione. Con il tutto che deve però partire dal top management, che deve essere ben impegnato su tale obiettivo”, ha sottolineato Dylka.
Di fatto quello descritto è uno scenario che per mutare le abitudini organizzative e i processi in un’ottica di rinnovo deve trovare, ad esempio, un bilanciamento tra la cosiddetta stampa personale e quella centralizzata, facendo una valutazione dei costi attuali e di quanto si può risparmiare in futuro con il consolidamento delle macchine presenti in azienda. Inoltre si parla dell’utilizzo dei flussi documentali elettronici, intervenendo nelle procedure, risolvendo anche tempi di attesa e intervenendo su sprechi dettati da una iper-produzione e disordine nelle regole che spesso fa sì che molte pagine prodotte non vengano neppure ritirate. “Oggi esistono già dei clienti che stanno passando alla seconda fase, quella dell’Exploit The New, però bisogna procedere passo per passo specialmente quando si tratta di progetti a livello globale”, aggiunge Dylka.

 

Un progetto internazionale
Tra le realtà affidatesi a KYOCERA c’è ad esempio ArcelorMittal, uno dei principali produttori di acciaio al mondo e fornitore di imprese operative in svariati settori – dall’automobilistico agli elettrodomestici fino agli imballaggi. Presente in 60 Paesi con circa 232000 dipendenti, la multinazionale nata dalla fusione del 2006 tra Arcelor e Mittal, ha avviato nel 2012 un progetto pluriennale indirizzato alla ottimizzazione dei propri processi documentali e che finora ha riguardato sette filiali in Europa. “Pensando anche ai tre ‘pilastri’ identificati da Gartner posiamo dire di aver lavorato per analizzare la nostra situazione di partenza dell’installato per poi optare per un consolidamento e centralizzazione dei processi”, ha spiegato Juan Miguel Gil, ‎Printing Lead di ArcelorMittal Europe. “Di fatto partivamo da una situazione estremamente eterogenea e composita, caratterizzata dalla presenza di prodotti multi marca, privi di un sistema di controllo centrale. Grazie alle analisi effettuate abbiamo scoperto che l’80% delle multifunzione presenti erano inoltre utilizzate solo al 20% delle rispettive possibilità. Da qui abbiamo individuata la necessità di intervenire con decisione, anche in un’ottica di risparmio dei costi e incremento dell’efficienza nel suo complesso”.
Dopo aver svolto una fase di selezione, la società ha quindi affidato a Kyocera la riorganizzazione della propria struttura di stampanti che ha visto in primo luogo la diminuzione delle macchine collocate nelle diverse filiali dove finora si è intervenuti, centralizzando nel contempo l’intero sistema di gestione documentale. L’aggiornamento delle macchine in termini applicativi così come la verifica dei consumabili sono quindi state affidate a uno strumento in grado di generare alert e reportistica adeguata al processo decisionale e di intervento. “La reportistica ci consente di guidare al meglio l’utilizzo dei servizi, verificando i costi suddivisi per area, e indirizzare nel modo migliore possibile la strada da intraprendere. Quindi abbiamo deciso di affidarci a un governance globale con policy comuni, pur mantenendo una parte di decisioni locali, ad esempio relativamente alla flotta di sistemi di stampa da implementare in modo tale da avere sempre il massimo dell’efficienza possibile. Infine abbiamo optato per un unico punto di contatto che si occupi delle problematiche legate all’IT e sia in diretto contatto con Kyocera qualora siano coinvolti i suoi prodotti e sia necessario un loro intervento”.
Proprio fronte assistenza una delle esigenze di ArcelorMittal era quella di avere un fornitore che riuscisse a garantire servizi in loco e un personale tecnico formato per operare nel modo migliore anche all’interno dei suo particolari impianti, in termini di procedure di sicurezza, creando nel contempo un team di gestione centrale dedicato.

 

L’efficienza e il risparmio
“Tenuto conto che siamo in una fase di sostituzione graduale e che le sfide da affrontare di un processo di questo tipo sono diverse, i risultati finora ottenuti parlano già di un risparmio iniziale sui costi diretti attorno al 30%”, sottolinea Gil. “La riduzione dei costi è legata ad esempio all’adozione delle nuove policy che influiscono sul consumo di pagine e alla razionalizzazione del numero di multifunzione installate. Centralizzare gli ordini, gli interventi tecnici e la fatturazione direttamente verso Kyocera come unico fornitore ci ha poi fatto guadagnare punti di efficienza e nella trasparenza dei processi”.
Processi che oggi permettono ad ArcelorMittal di lavorare con maggiore precisione non solo in fase di produzione documentale ma anche di gestione costante dell’installato, potendo disporre di dati sempre aggiornati sui consumi e il ‘comportamento’ delle stampanti e utili a prendere decisioni rapide e adeguate. “Mentre continuiamo a lavorare per portare questa trasformazione anche negli altri Paesi stiamo anche guardando ulteriormente al futuro non escludendo di andare verso un approccio cloud sempre legato ai processi documentali”, conclude Gil.
 

 

TORNA INDIETRO >>