Orgatec
Applicazioni
 

20/11/2013

Share    

Italiana sì, ma... enterprise

Pier Luigi Zaffagnini illustra la strategia di Top Consult e gli ultimi annunci di prodotto

 

“Io non ho l’email, per comunicare uso altri strumenti, più moderni”. E’ scaturita da questa dichiarazione resa da un suo giovane collaboratore una delle scintille che ha portato Top Consult, società torinese concentrata da sempre esclusivamente sulla gestione elettronica dei documenti, a sviluppare una delle funzionalità introdotte con la nuova piattaforma Top-Media Social NED. Un progetto che parte da lontano raccogliendo l’esperienza di ormai 26 anni di attività in un settore dove è necessario essere particolarmente puntuali e consapevoli del contesto italiano, anche per via delle varie normative che lo regolamentano. “Quando abbiamo iniziato, si parlava sostanzialmente di office automation, e noi ci occupavamo di consulenza per analizzare le opportunità che le soluzioni informatiche non gestionali potevano offrire alle aziende”, spiega Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore di Top Consult. “Dopo qualche anno, abbiamo realizzato un paio di progetti e installazioni accorgendoci che quanto veniva proposto in termini applicativi non aveva il taglio che avevamo in testa, perché concentrato sostanzialmente sull’automazione degli archivi, per cui i documenti venivano presi in carico solo alla fine del rispettivo ciclo di vita. La nostra idea, invece, era di realizzare soluzioni documentali che andassero ad arricchire il sistema informativo aziendale, inventammo allora l’integrazione online con le applicazioni gestionali cambiando il modo di lavorare nei vari processi eseguiti prima manualmente”. In sostanza la logica di Top Consult era quella di consentire agli utenti di ricercare o archiviare i documenti direttamente dal software gestionale.

 

A quel punto Top Consult decise di investire in un proprio laboratorio software, presentando nel 1992 la prima versione della piattaforma Top Media che puntava a tale scopo. “Ormai siamo giunti alla quinta versione, sono passate almeno quattro ere informatiche e il prodotto è stato nel corso del tempo potenziato per potersi integrare sempre senza problemi con i sistemi informativi del cliente”, continua Zaffagnini. “Due sono le spinte che ci hanno dunque guidati in questo percorso: per prima cosa i cambiamenti tecnologici. Siamo passati dai mainframe ai pc, alle reti, al Web al mobile tenendo costantemente aggiornata l’architettura. La seconda spinta, molto forte, è arrivata dalle esigenze applicative manifestate dai clienti, il che non ci ha impedito di avere comunque un prodotto industriale, e non sviluppato come singole soluzioni ad hoc. Creando funzionalità nuove in caso di richiesta e mettendole a disposizione di tutti”.

 

 

Navigare i documenti

 

“Noi ci presentiamo sul mercato con una offerta in house e su cloud sia per le soluzioni GED (Gestione Elettronica dei Documenti) che per i servizi in outsourcing di conservazione sostitutiva, continua Zaffagnini. “Nel 2004 trasformammo la GED nella NED che sta per Navigazione Elettronica dei Documenti. In pratica l’idea era quella di abilitare la gestione dei fascicoli e la possibilità di navigarli sfogliando i documenti come se fossero stati pinzati elettronicamente. L’idea piacque ai clienti che ancora una volta ebbero a disposizione uno strumento che aumentò molto la loro efficienza. Avevamo però nel contempo clienti di ogni dimensione – si parla di decine di milioni di documenti da gestire e migliaia di utenti – che iniziavano ad avere esigenze di classe enterprise”. Top Consult decise quindi di riscrivere totalmente il software con l’obiettivo di “creare la prima piattaforma enterprise documentale italiana – completa di funzioni di load balancing e possibilità di scalare in base alle esigenze – concentrando nella parte server tutta la logica documentale semplificando la realizzazione dei portali e dei client che conterranno esclusivamente la logica di presentazione cioè di come gli utenti interagiranno col sistema. Il tutto conforme alle normative vigenti”. Insomma, un sistema utilizzabile con tutti i tipi di client: PC, notebook, tablet e smartphone. 

 

 

Sfidare i grandi

 

La sfida lanciata dall’azienda torinese è stata dunque quella di inserirsi nello stesso mercato dei grandi fornitori internazionali. “Quello della gestione documentale enterprise è di fatto uno scenario con contratti milionari, e noi abbiamo l’ambizione di fare le stesse cose meglio e costando dieci volte di meno”, sostiene Zaffagnini, annunciando l’altro passo compiuto di recente dalla piattaforma Top Media NED e sintetizzato dalla parola Social, per andare incontro a nuove esigenze e richieste dei clienti e a uno scenario in costante evoluzione. In breve, si è pensato 
di fornire, tramite le nuove interfacce chiamate Surfer e Surfer Mobile, uno strumento non solo per quei professionisti del documento che hanno bisogno di effettuare tutte le ricerche possibili e complesse in azienda, ma anche per altre figure meno specializzate. “Pensiamo a un dirigente che deve entrare in un sistema documentale e se apre un client complesso si perde”, sottolinea Zaffagnini. “Per consentire anche agli utenti occasionali l’uso del sistema documentale, abbiamo avuto l’idea di prendere a modello le funzionalità offerte dagli smartphone - ad esempio presentando nell’interfaccia i preferiti, i recenti - e applicando questo concetto ai documenti, ‘tenendo vicini’ quelli sui quali si sta lavorando. Per superare la rigidità delle classificazioni imposte dall’azienda abbiamo poi pensato al tagging dei documenti archiviati, consentendo agli utenti di aggiungere criteri individuali e soggettivi che consentono finalmente di abbandonare l’uso della carta. E ancora sono state aggiunte la ricerca libera, come se si trattasse di un motore di ricerca standard, basato su quanto inserito nei vari campi - dalla data del documento al suo titolo - e le notifiche, che sostituiscono di fatto l’uso della email avvisando in tempo reale l’utente della disponibilità di documenti o eventuali altre attività legate ad essi.

 

“Un altro tassello ‘social’ ha infine riguardato l’inserimento nella piattaforma, interna e protetta, di funzionalità di groupware per dar vita a un vero e proprio social network aziendale”. Si parla in sostanza di moduli per i gruppi di lavoro, formati da più persone eterogenee per ruolo e dipartimento, alle quali vengono assegnati i diritti per visualizzare documenti, condividere file, fare messaggistica istantanea e tenere traccia delle conversazioni svolte e delle modifiche effettuate. Anche in questo caso abbattendo l’uso della posta elettronica e lavorando su ogni dispositivo, che sia un pc, tablet o smartphone, mantenendone l’interfaccia nativa”.

 

 

Nasce il social business

 

Le funzionalità di groupware offerte dalla piattaforma TopMedia Social NED sono state dunque ideate per cambiare con decisione il modo in cui opera una organizzazione, permettendo di superare gli schemi rigidi e ormai inadeguati imposti dai sistemi di workflow a favore di una reattività e agilità indispensabile per rispondere alle sfide di un mercato che non ammette ritardi, obblighi normativi compresi. Il tutto integrandosi con l’organizzazione tradizionale, certamente necessaria per la definizione di responsabilità, obiettivi e piani, ma aprendo parallelamente nuove opportunità in ambito collaborativo e operativo tra i diversi attori coinvolti nei processi aziendali. “Pensiamo ad esempio ai manager di aziende del settore retail che grazie alla nostra piattaforma, a fini di marketing, possono creare un gruppo di lavoro dedicato al quale far accedere i responsabili dei punti di vendita di tutto il mondo”, commenta Zaffagnini. “Si tratta di mettere a fattor comune spunti e domande, coinvolgendo più persone perché possano condividere idee e proposte, confrontandosi sulle strategie da applicare. Un obiettivo che grazie al groupware si può raggiungere con semplicità e in tempo reale laddove prima veniva spesso utilizzata l’email, appesantendola di allegati”. Un altro esempio dell’approccio che sta dietro alla nuova offerta rilasciata da Top Consult riguarda invece quei responsabili di un particolare reparto che non sempre si trovano in ufficio ma hanno in ogni caso la necessità di poter accedere costantemente ai documenti aziendali. Insomma i cosiddetti mobile worker: “Processi come l’approvazione di acquisti o preventivi, proposte d’ordine o altro possono essere svolti ovunque, direttamente e con immediatezza dal terminale mobile a seguito di una notifica che appare sul suo display, senza dover tornare alla propria scrivania, sveltendo il lavoro del manager e ottimizzando il tempo a disposizione nel corso della giornata. Con ricadute positive in termini di efficienza su tutta l’organizzazione”, aggiunge Zaffagnini, concludendo: “Come con le precedenti versioni del nostro software TopMedia inventammo l’integrazione col gestionale e la pinzatura elettronica dei documenti, cambiando la GED in NED, ora abbiamo avuto l’intuizione di portare in azienda, in sicurezza e con semplicità, tutti quei meccanismi e metodologie proprie degli strumenti di nuova generazione abilitando un vero e proprio social business per tutti e ovunque. Cambia ancora la NED e diventa Social NED, facendo contento, tra gli altri, anche quel nostro giovane collaboratore che da tempo non usa più l’email...”.

 

Chi è Top Consult

Nata nel 1987, Top Consult è stata una delle prime società italiane a lavorare sul tema della gestione elettronica dei documenti, oggi nota anche come ‘de-materializzazione’. Con una crescita costante e un’of-ferta articolata per coprire realtà di ogni dimensione l’azienda, che ha sede a Torino, è diventata negli anni uno dei leader del mercato documentale, concentran-dosi anche sul tema della conservazione sostitutiva: è stato il pioniere di questa materia, creando servizi dedi-cati e realizzando il primo esempio di archivio sostitutivo in Italia per l’anagrafe del Comune di Pesaro. Top Con-sult ha diverse centinaia di clienti fra privato e Pubblica Amministrazione, serviti anche attraverso una rete dpartner sul territorio. La sua offerta è segmentata in soluzioni per il mondo enterprise, come Top Media SocialNED, così come per le PMI. Su questa fascia di mercato propone dei pacchetti applicativi dedicati e pronti all’uso che sono stati anch’essi aggiornati al mondo social. L’obiettivo dei prodotti Top Consult è quello di andare
incontro a esigenze sempre in divenire anche per via delle normative che negli ultimi mesi hanno introdotto alcune novità, a partire dall’obbligo della fatturazione elettronica nei rapporti economici tra Pubblica Amministrazione e fornitori, della Pec (Posta Elettronica Certificata) e delle comunicazioni telematiche obbligatorie fra imprese e PA.

 

Chi è Pier Luigi Zaffagnini

Biellese di nascita e torinese di adozione, 62 anni, laureato in ingegneria elettronica al Politecnico di Milano, Pier Luigi Zaffagnini è Amministratore di Top Consult. Dopo la laurea e il militare (“alpino a Cuneo, come Totò in un celebre film”, ricorda ridendo), nel 1978 entra in IBM dove resterà fino al 1987 ricoprendo incarichi commerciali e di gestione di aziende clienti di medie e grandi dimensioni. Nel 1987 fonda a To-rino Top Consult. Sposato, tre figli, Zaffagnini ha una passione sfrenata per la vela; appena può “fugge” al mare.

 

TORNA INDIETRO >>