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20/05/2013

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Telepresenza in aula, l'esperienza della Bicocca

L’ateneo milanese conferma il proprio orientamento all’innovazione tecnologica dotandosi di una soluzione di telepresenza Cisco

 

L’università degli studi di Milano-Bicocca, fondata nel 1998, è nata con l’obiettivo di fare della ricerca il fondamento strategico di tutta l’attività istituzionale. Ricerca intesa come ampliamento della conoscenza e qualificazione dell’attività formativa, come strumento di relazione con il territorio e come contributo allo sviluppo del sistema produttivo. L’ateneo ha stabili e intensi rapporti con il mondo imprenditoriale e dedica particolare attenzione alla realtà territoriale in cui è inserito, privilegiando, al tempo stesso, la dimensione internazionale. In pochi anni sono stati raggiunti importanti risultati come l’elevato numero di citazioni ottenute a livello internazionale dalle pubblicazioni di docenti e ricercatori. Nel ranking Times Higher Education 2012 dedicato alle cento università con meno di 50 anni l’università di Milano-Bicocca si è classificata al 25° posto nel mondo, prima in Italia.
“L’ateneo utilizzava già applicazioni e apparati per la comunicazione in videoconferenza su IP”, chiarisce Stefano Moroni, responsabile del settore telecomunicazione e reti dell’università Bicocca, “ma alla luce dell’incremento di richieste in questo ambito tecnologico, quello che si cercava era un sistema affidabile e di facile utilizzo tale da ridurre al minimo il nostro intervento a sostegno dell’utenza”. Non sono pochi infatti i momenti di confronto tra personale in forza alle varie facoltà, gruppi di lavoro, dipartimenti ed enti amministrativi, una catena di relazioni che lega l’ateneo milanese ad altre università, al CNR e a numerose realtà accademiche internazionali. “Le frequenti necessità di missioni all’estero per la partecipazione a meeting o a progetti internazionali - prosegue Moroni - hanno spinto l’ateneo a un investimento in un sistema che consentisse ai nostri utenti esperienze di comunicazione da remoto in alta definizione, laddove, come abbiamo avuto modo di verificare, l’interazione dipende anche dalla qualità del collegamento”.

 

 

Investire sulla telepresenza


A seguito di una ricerca di mercato che ha interessato i produttori in ambito telepresenza più noti sono emersi i punti di forza delle soluzioni Cisco, sia in fase di gestione e programmazione che della qualità delle comunicazioni stesse. Alla fase di progetto e di implementazione ha partecipato PRES, la società partner Cisco specializzata nell’integrazione di soluzioni e in servizi ad alto valore associati alle nuove tecnologie dell’informazione. “In collaborazione con PRES abbiamo predisposto con Cisco Conference System quattro sale tra cui la sala del Consiglio di amministrazione, un ambiente molto grande che è stato allestito anche con tavoli costruiti ad hoc per contenere pc portatili e i microfoni”, continua Moroni. “Trattandosi di una sala che è anche di rappresentanza, abbiamo dovuto rispettare i vincoli imposti dal fattore estetico”. L’implementazione comprende due altre aule presso il campus milanese e una quarta ubicata nel distaccamento di Monza, che consente un più stretto contatto tra il personale delle due sedi, vantaggio che va ad aggiungersi al risparmio di tempo impiegato negli spostamenti. Nel corso del 2012 è stato esteso il sistema vconf@unimib a 3 aule didattiche, per consentire lo streaming in diretta di convegni e seminari, un aspetto di importanza strategica per un ateneo che fa del tasso di informatizzazione uno dei suoi punti di forza. Attualmente l’università Bicocca dispone quindi di 4 sale medio-piccole con megaschermo dedicate alla videoconferenza, 3 aule convegni di grandi dimensioni, per un totale di 1.500 posti a sedere, e di tre postazioni mobili, attrezzate con la stessa tecnologia. In un momento di tagli di spesa della pubblica amministrazione alle missioni, la possibilità di ridurre gli spostamenti del personale docente può costituire un fattore decisivo. Non solo. L’aver scelto una architettura Cisco, basata su protocolli standard, consente ai partecipanti alle videoconferenze il collegamento attraverso dispositivi portatili, come tablet o palmari.

 

 

Semplicità di gestione


Un ulteriore punto di forza del sistema fornito da PRES è la facilità di gestione delle prenotazioni e l’uso stesso della tecnologia. Uno dei requisiti richiesti dai sistemi informativi di ateneo era proprio il non vedersi gravare di nuovi apparati da amministrare, in un contesto in cui, ancora per il controllo dei costi, non è previsto un aumento del personale. Il pannello di controllo e il sistema di prenotazione delle sale tramite interfaccia web è un plus non indifferente vista la possibilità di essere gestito in autonomia dagli utenti. Grazie alla semplicità di configurazione e utilizzo, gli utenti del sistema di telepresenza non richiedono il supporto tecnico sia nella fase di booking via web delle aule che nella gestione degli strumenti in fase di utilizzo. Videocamere, schermi e microfoni si attivano automaticamente e solo nel momento in cui ha inizio la sessione di uso. Ma non è tutto. “Aspetto essenziale - aggiunge Moroni - per noi era la compatibilità del sistema con i protocolli standard e l’ambiente multivendor che caratterizzano la rete universitaria; in particolare l’interfacciamento con la nostra struttura di autenticazione e autorizzazione basata su un servizio di directory LDAP. Una volta interfacciato il sistema con Active Directory non è stata necessaria l’installazione di altro software o l’acquisto di licenze particolari, a differenza di altre soluzioni che abbiamo valutato in fase di scouting”.
Nel quarto trimestre 2012 l’infrastruttura vconf@unimib è stata completata con l’implementazione del componente di Telepresence WebEx Cisco per fornire uno strumento di collaborazione più snello. Attualmente su vconf@unimib sono veicolate le sessioni di tesi di laurea internazionali, diversi master e, dal prossimo anno accademico, verranno erogati anche i corsi di alcuni dottorati di ricerca.
Moroni sottolinea infine la flessibilità dell’architettura, il cui livello stimolerà ulteriormente il suo utilizzo anche da parte di chi, prima dell’implementazione, pensava di non averne bisogno. “I vantaggi di un sistema di telepresenza in alta definizione ed efficiente come questo sicuramente genereranno economie di scala, e ne consentiranno la diffusione trasversale a tutta l’organizzazione”. Che i partner tecnologici, in questo caso PRES, siano anche sempre più consulenti di business delle organizzazioni che scelgono l’innovazione è ormai un dato di fatto. Non a caso il giudizio ampiamente positivo sul progetto investe anche l’operato di PRES stessa, che ricambia i pareri positivi sul valore dell’esperienza. “Anche per noi il sistema studiato con l’università Bicocca rappresenta un caso di successo”, conferma Christian Panigada, key account manager di PRES. “Un progetto che ci ha consentito di confrontarci per la prima volta con questo tipo di esigenze in uno scenario accademico di queste dimensioni e con elevato skill interno. Il tutto ci ha permesso di accrescere il know how sulle organizzazioni di questo settore, in modo da creare un modello vincente per la nostra attività”.

 

 

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