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23/02/2017

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di Valentina Fisichella

Smart office: punto di arrivo o transizione?

Per essere davvero intelligente e liquido, flessibile e adattivo, lo spazio di lavoro deve avere caratteristiche che si declinano secondo localizzazione e tipologia dell’edificio, qualità degli spazi, arredi e tecnologie.

Il workplace si è arricchito di una pluralità di sfaccettate connotazioni assumendo il valore di strumento strategico a tutto campo: lo spazio di lavoro infatti deve essere attrattivo per i dipendenti, stimolante ai fini produttivi, dare prova di efficienza e sostenibilità. Sostanzialmente è esso stesso segno di innovazione e cultura di impresa, e rimanda apertamente all’immagine complessa e mutevole del mondo che viviamo. È paradigma del cambiamento, e di conseguenza va inteso come processo in costante evoluzione, e non già come progetto definito e definitivo. In tal senso l’introduzione di nuovi modelli organizzativi, permette una lettura critica della tendenza attuale e offre l’opportunità di delineare gli scenari più probabili dei prossimi anni. Queste le motivazioni per le quali, al di là della definizione abituale, l’attributo “smart” si presta a una pluralità di sensi: per essere davvero intelligente e liquido, flessibile e adattivo, lo spazio di lavoro deve avere caratteristiche che si declinano secondo localizzazione e tipologia dell’edificio, qualità degli spazi, arredi e tecnologie.

Dalla concezione tradizionale alla nuova accezione smart
Il passaggio rispetto da una concezione ‘tradizionale’ dello spazio ufficio alla nuova accezione smart si può individuare intorno alla fine dello scorso millennio, con l’avvento dello smartphone come spiegano Federica De Leva e Antonio Gioli, architetti partner di GBPA Architects: “La definizione dello smart office ha coinciso con un processo di svincolamento dalla rigidità di alcune sovrastrutture spaziali: non c’era più la necessità di essere vincolati alla inflessibilità del proprio spazio di lavoro, con telefono, computer e altre attrezzature, perché grazie alla possibilità di accedere liberamente e ovunque alle informazioni si sono create le condizioni per lavorare in maniera diversa. Di conseguenza si sono generati ambienti di natura completamente differente, perché gli essere umani che sono di fatto i ‘terminali’ delle informazioni necessarie per lavorare, possono trovarsi e spostarsi dappertutto. Smart significa intelligente, e quindi si tratta di un concetto legato alla flessibilità, alla capacità di rispondere in maniera efficiente alle svariate e multiformi esigenze dell’essere umano”. Tradotto in architettura, tutto ciò vuol dire che gli uffici hanno visto una radicale trasformazione rispetto ai canoni precedenti: dal vecchio standard di scrivanie, cubicle e openspace, con luoghi interstiziali che fungevano da connettivo, si è passati a lavorare anche negli interstizi, nei corridoi, negli spazi permeabili di transizione. Di conseguenza lo scenario è cambiato, e senz’altro in meglio, perché è cresciuta la libertà dei worker, anche se è sempre presente il limite spaziale dell’edificio che riconfina lo stesso smart office: “Possiamo affermare che c’è stato un punto di svolta, ma siamo sempre e comunque legati alla fisicità dell’edificio – proseguono De Leva e Gioli – e poi non è da sottovalutare il fatto che le persone hanno necessità di incontrarsi e interagire direttamente”.

Per individuare il momento del cambiamento, l’architetto Paolo Mantero torna indietro di almeno trent’anni: “La definizione di smart office credo sia piuttosto abusata di questi tempi, e comunque resta piuttosto difficile da individuare con una sintesi efficace perché deriva da un insieme di fattori che hanno tutti concorso in questi ultimi dieci anni a far sì che si arrivasse a concretizzare questo concetto. Infatti sono venti anni e più che si parla di ufficio nomade e tematiche in qualche modo collegate, che però non hanno mai trovato modo di concretizzarsi, sia perché la tecnologia non aveva raggiunto livelli sufficientemente adeguati per poter supportare questi concetti, sia perché in altri casi le aziende erano ancora impreparate. Così spesso questi tentativi sono rimasti alla fase di concept o di esperimenti poi naufragati. Altre volte invece è stato centrato l’obiettivo: ad esempio le aziende di consulenza – caratterizzate da opportuna capacità infrastrutturale di IT – sono riuscite più facilmente a creare l’ufficio senza postazioni assegnate, spesso con fini speculativi, e cioè per ottimizzare lo spazio e non tanto perseguendo qualità, però in ogni caso, quasi inconsciamente, hanno individuato una configurazione innovativa che prevedeva in molti casi anche la presenza di spazi di incontro condivisi, già molto simili agli spazi di team e touch-down diffusi oggi, e molta informalità negli ambienti comuni, con un paesaggio molto simile a quello che oggi può essere definito smart: concetti all’avanguardia, basati sull’idea della piazza, dei luoghi di incontro e di scambio”.

Il workplace come paradigma del cambiamento
La crescente sovrapposizione tra vita lavorativa e vita privata porta a impostare il progetto degli spazi su nuove basi. “Sussiste una sorta di continuum tra sfera personale e attività professionale – sottolineano gli architetti De Leva e Gioli – poiché si può lavorare anche da casa e gestire le informazioni comunque, senza un luogo fisso e senza limiti di tempo; ma connotazioni multiformi oggi improntano lo spazio ufficio, che man mano perderà la propria valenza architettonica per divenire una specie di “teatro”, caratterizzato da scenografie fortemente legate alla mission dell’azienda con l’obiettivo di favorire l’engagement e la produttività dei propri dipendenti: proprio a questo punto si innesca il lavoro del progettista orientato a capire cosa fa l’azienda, quali sono i valori, e quindi a modulare gli spazi in funzione delle necessità”. Il tema della scenografia riveste quindi un ruolo di primo piano, perché legato al coinvolgimento delle persone che vi lavorano: l’ambiente di lavoro è infatti quello dove si vive la maggior parte della giornata, e automaticamente genera negli individui un senso o meno di appartenenza: quindi il lavoro dell’architetto si identifica anche con il compito di supportare l’azienda per generare e incrementare il sentiment e il benessere nei propri dipendenti, riducendo il più possibile la percentuale di coloro che lavorano senza sentirsi parte dell’azienda e che quindi rallentano tutti i processi legati in ultimo alla produttività. Ovviamente il progettista deve tener conto della tipologia di azienda, del target e dell’età prevalente dei lavoratori, e progettare quindi in maniera flessibile. Anche il tema delle gerarchie è stato completamente ribaltato; ogni epoca ha una propria rappresentazione del controllo sociale: di fatto il luogo di lavoro è sempre stato simbolo di controllo della società, anche se in piccolo. Dai lavoratori allineati e incasellati, guardati a vista dalla torretta di controllo, si è passati oggi a situazioni completamente diverse, in cui il capo gira col suo laptop, e si siede accanto ai dipendenti, passando anche da un piano all’altro dell’edificio. Chiaramente questo nuovo status esercita ripercussioni sulle richieste avanzate ai progettisti. “Se volessimo sintetizzare in una parola sola, smart coincide con libertà: scegliere dove lavorare e come lavorare. Con la crescita del livello culturale della popolazione e simultaneamente della complessità delle tematiche che si affrontano, non c’è più modo di schematizzare i processi in maniera semplice e standardizzata” chiarisce Paolo Mantero. “La dinamica infatti è molto più intricata e passa per la capacità delle singole persone di organizzarsi, anche se stanno dentro ad una rete ampia che è quella dell’azienda o delle aziende. Quindi, se una volta i dipendenti stavano seduti alla scrivania per otto ore al giorno, oggi è praticamente impossibile che questo succeda. Le esigenze sono cresciute e si sono diversificate sempre di più in questi ultimi anni, e oggi la ragione per cui l’etichetta smart è diventata tanto diffusa è che da una parte tutte le aziende dispongono degli strumenti a supporto di flessibilità e agilità, e dall’altra è diventata di dominio comune la necessità di avere una qualità degli spazi abbinata ad una sensazione ‘domestica’.
La progettazione persegue l’obiettivo di dare un’infrastruttura agli spazi e alla loro percezione psicologica: per primi, sono gli stessi processi aziendali che in ogni caso determinano questa esigenza; poi arriva l’architetto che interpreta e cerca di dare soluzioni a questo bisogno, che per l’appunto nasce a monte ed è quello aziendale di governare queste dinamiche, che sono fatte soprattutto di persone più che di sistemi, e le persone sono fatte di percezioni, di intuizioni o comportamenti non facilmente schematizzabili in una geometria razionale.
La finalità è quella di creare spazi in cui ciascuno si senta libero di lavorare, in poche parole un ufficio che non sembri un ufficio; questo si traduce formalmente in spazi che hanno una caratteristica fisica che è lontana anni luce da ciò che noi concepiamo come ufficio, primo perché si abbandona il posto di lavoro statico – oggi la scrivania come luogo di lavoro supporta sì e no il 30% del lavoro – e in seconda istanza perché si fanno attività diverse come incontri, scambi, riunioni che devono essere supportate da spazi progettati ad hoc”.

 

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