Estate 2019
Servizi - Applicazioni - Mobile/Wireless
 

10/06/2015

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Mobility: sicurezza e controllo dei dati prima priorità

Criticità e obiettivi vengono oggi valutati con più maturità rispetto al recente passato. Ma la distanza da colmare partendo dalle pratiche attuali è ancora molta

Aspettative, obiettivi e consapevolezza dei passi necessari da compiere, pur registrando un elevato livello di maturità, si scontrano nelle grandi aziende italiane con pratiche quotidiane di lavoro fatte di processi molto basici che richiedono forti miglioramenti. E’ questa la conclusione a cui è arrivata la redazione di Office Automation una volta esaminati i dati di una survey proposta a una platea di aziende italiane di grandi dimensioni sul tema della Mobility. Per la prima volta, una nostra indagine è stata indirizzata solo a realtà che superano i 1.000 collaboratori, raccogliendo in questo universo le risposte di ben 54 responsabili IT di queste aziende. Naturalmente la rivoluzione della mobility sta attraversando ogni tipologia di azienda, di qualsiasi dimensione e in qualsiasi settore di attività, ma in questo caso abbiamo ritenuto importante interpellare solo le imprese più grandi poiché sono sicuramente oggi i ‘luoghi’ dove le evidenze, sia positive sia negative, del fenomeno mobility risultano essere più amplificate proprio per il fattore intrinseco della loro dimensione. Questa scelta, e per le modalità di raccolta delle informazioni (invito via mail a una suirvey online alla quale il destinatario era libero di aderire) ha portato il campione a essere fortemente polarizzato sul fronte degli enti pubblici, sia centrali sia locali, delle aziende di servizi e delle società che operano nel settore telecomunicazioni. Il campione così raccolto pur essendo costruito con pesi diversi, rispetto alla realtà italiana delle grandi aziende, presenta comunque una visione concreta delle dinamiche sostanziali che la ricerca si era prefissata di evidenziare.


Dati e considerazioni

Per prima cosa abbiamo quindi chiesto ai nostri interlocutori di tracciare il percorso di penetrazione della mobility rappresentata dai nuovi device come smartphone e tablet nel breve periodo nella loro impresa o ente pubblico. La prima domanda è quindi stata: Quanti sono gli utenti interni alla sua organizzazione che oggi lavorano anche con dispositivi mobili che sono controllati e gestiti dall’IT? La seconda domanda ha invece nella sostanza chiesto una previsione al 2017, ovvero tra 24 mesi, di quanti utenti utilizzeranno i nuovi sistemi mobili.
Lo scostamento tra le due situazioni identificate è naturalmente molto ampio, ma i risultati emersi dalle risposte a queste prime due domande hanno messo in evidenza come l’adozione della mobility crescerà in modo graduale e non invece attraverso progetti ‘big bang’ che portano a un cambiamento radicale da un giorno con l’altro.
I numeri dimostrano quanto appena detto: oggi nel 34,55% delle aziende interpellate meno del 10% dei collaboratori utilizza i nuovi device, nel 2017 saranno invece il 26,4% (con un calo sostanziale di oltre 8 punti). Le aziende dove i nuovi device attualmente vengono utilizzati da una quota tra l’11% e il 25% delle persone sono il 21,82%, mentre saranno il 15,1% nel 2017, anche in questo caso si registra un calo sostanziale di oltre 6 punti.
Dalla categoria successiva invece in prospettiva gli utenti della mobility iniziano ad aumentare anche in modo considerevole. Oggi le aziende che hanno tra il 26% e il 50% dei propri collaboratori mobili sono il 12,73%, saranno il 17% nel 2017 (oltre 4 punti in più). Quelle che hanno tra il 51% e il 75% di lavoratori che utilizzano smartphone o tablet per motivi aziendali sono il 7,27%, saranno il 15,1% (in pratica saranno più del doppio di quelle attuali); quelle dove oltre il 76% degli utenti interni lavorano con i nuovi device sono oggi il 23,64%, saranno il 18,9% nel 2017. Può sembrare un arretramento, ma in realtà non lo è, poiché oggi nessuna azienda dichiara che ‘tutti’ i suoi collaboratori utilizzano smartphone e tablet, mentre questa quota sarà pari al 7,5% tra due anni. L’aggregato delle due voci porta il dato del 2017 al 26,4%, quasi 3 punti percentuali in più rispetto alla situazione odierna.
Questi dati ci dicono che la mobility avanzerà in modo significativo nei prossimi due anni, ma che non è un fenomeno che porterà alla ‘scomparsa’ negli ambienti aziendali dei tradizionali pc desktop o notebook utilizzati per la maggior parte del tempo su una scrivania.
Tutt’altro, semmai si conferma il fatto che già oggi, ma sempre più in futuro, il tradizionale ‘workplace’ non sarà più monopolizzato da un solo sistema – il pc da scrivania (desktop o notebook che sia) - ma che a questo si affiancherà sicuramente un secondo device (più probabilmente lo smartphone) e magari anche un terzo dispositivo (il tablet). Insomma la mobility, pur arrivando con gradualità a un numero sempre crescente di utenti interni, abiliterà un cambiamento profondo nelle modalità di organizzazione della postazione di lavoro e nelle pratiche dello stesso (analisi di risultati alle domande 1 e 2).

 

Le criticità principali
Per scoprire quanto le aziende sono consapevoli dello scenario tracciato dalle considerazioni emerse dalle prime due risposte abbiamo quindi chiesto: ‘Quali sono attualmente le tre principali criticità da risolvere nei progetti IT che prevedono una qualificante componente di mobility? Erano possibili risposte multiple (fino a un massimo di tre) e questi sono i risultati emersi: i due terzi precisi del campione, ovvero il 66,67%, ha dichiarato che la principale criticità è ‘la possibilità di garantire in totale sicurezza un pieno controllo e governo del dato aziendale o dell’ente’; il 47,62% ‘il fattore di forma delle applicazioni e il passaggio delle stesse tra desktop e device mobili e/o tra diversi dispositivi mobili’; e il 40,48% ‘l’integrazione con i servizi applicativi aziendali esistenti, da farsi con un progetto di creazione di un enterprise application store’.
Queste prime tre risposte indicano una forte maturità e consapevolezza sulle cose che l’IT deve affrontare per garantire il successo dei progetti di mobility, e il fatto che il ‘governo del dato’ risulti essere la prima criticità segnalata è indice che su questo punto l’IT sa che deve molto lavorare.
Interessante vedere comunque anche le voci che hanno raccolto percentuali più basse. A iniziare dall’evidenza come quarta criticità di chi ha scelto di segnalare ‘la gestione di un parco di dispositivi mobili molto eterogeneo’ che ha raccolto il 30,95%, questa risposta richiama il tema del Byod e segnala che in molte realtà si stanno facendo delle riflessioni in merito alle esperienze finora fatte adottando questa modalità.
Il 21,43% invece segnala come criticità ‘la disponibilità di collegamenti wireless veloci in azienda e nei territori dove si muove il personale’. E’ un punto importante che oltre a mettere in luce ancora una volta il digital divide purtroppo ancora presente in diverse zone del nostro Paese, lancia un messaggio forte e chiaro ai fornitori: ‘Le soluzioni di mobile management non si devono preoccupare solo di device e applicazioni, ma devono offrire soluzioni che contemplano la possibilità di utilizzare modalità di connessioni wireless diverse, e di posizionarsi in automatico su quella migliore a seconda della loro disponibilità nel luogo dove si trova a operare ogni singola persona dell’azienda’ (analisi dei risultati alla domanda 3).

 

Chi promuove la mobility
A questo punto abbiamo fatto una piccola deviazione, perché poteva essere interessante capire chi oggi all’interno delle aziende intervistate è il principale promotore delle iniziative di mobility.
I risultati in parte danno una visione un po’ diversa rispetto al pensiero ‘main stream’ che ha dominato l’argomento fino a poco tempo fa. I risultati dicono che oggi il principale sponsor delle iniziative di mobility nelle grandi aziende è il dipartimento IT (38,10%); seguito dai responsabili delle linee di business o dei servizi erogati ai cittadini (30,95%); dagli gli utenti interni (16,67%) e infine dai vertici aziendali o degli enti (14,29%).
Su questo punto fino a qualche mese fa si è sempre sostenuto che i principali sponsor delle iniziative di mobility fossero i massimi vertici aziendali, le cose oggi sono cambiate nel senso che l’input arrivato dall’alto è stato fatto proprio dall’IT e i progetti di mobility vengono oggi guidati dai sistemi informativi aziendali; ma è pur vero che a questa survey hanno risposto in maggioranza i responsabili di questa area. In ogni caso volendo dare un giudizio qualitativo sul peso di questo 38% che attribuisce all’IT la guida del tema mobility, il giudizio - che naturalmente dal nostro punto di vista condividiamo per dare uno stimolo a interlocutori e a lettori - è che non è un numero ‘alto’. Questo alla luce anche del fatto che con il 30,95% delle risposte il campione ha indicato come principale promotore delle iniziative di mobility i responsabili delle linee di business e/o dei servizi erogati. Insomma sicuramente l’IT in queste realtà si sarà allineato al business, ma è importante per il ruolo che la struttura intende mantenere per il futuro in azienda che su progetti strategici e importanti, come sono destinati a diventare quelli focalizzati sul tema mobility, l’IT eserciti una leadership più forte (analisi dei risultati alla domanda 4).

 

Obiettivi principali

Con la quinta domanda siamo invece passati a identificare gli obiettivi delle iniziative di mobility in produzione, in corso di implementazione e programmate nel periodo 2015/2016. Anche in questo caso è stata data la possibilità di selezionare non più di tre risposte.
Il primo obiettivo emerso con il 57,5% è quello di ‘dare la possibilità di fruire dei servizi aziendali in remoto da contesti mobili’, a seguire, registrando il 42,5%, ‘la riduzione dei tempi necessari a prendere decisioni e dare esecuzione operativa delle stesse’. Le due principali risposte indicano prima di tutto che la maggioranza delle società intervistate stanno ormai andando oltre alla prima visione della mobility abilitata da smartphone e tablet che vedeva nelle applicazioni di ‘field force’ lo sbocco applicativo naturale dei nuovi device. Nelle aziende quindi oggi non si pensa di applicare la mobility solo a questi contesti – come non si pensa nemmeno che tutto il personale a breve sarà portato a lavorare con i nuovi device -, e si pensa di estenderla al grande tema delle decisioni (ovvero applicazioni di business intelligence, ma non solo esclusivamente queste) che anche se inizialmente può interessare la fascia del top e del middle management ha la potenzialità di coinvolgere un numero sempre crescente di utenti interni.
Quanto appena affermato è confermato dal fatto che ‘solo’ il 32,5% del campione (una percentuale comunque consistente anche se riguarda poco meno di un terzo delle risposte) ha come obiettivo quello di aumentare l’efficacia dei processi aziendali di field. Insomma le aziende che approcciano il primo stadio della mobility, con applicazioni di sales e/o workforce automation sono tante, ma quelle che stanno andando oltre a questa prima area di intervento sono molte di più.
Sempre con il 32,5% delle risposte del campione si registrano anche i seguenti obiettivi: aumentare produttività e/o profittabilità dell’azienda o dell’ente; aumentare l’efficienza operativa e/o il posizionamento competitivo dell’azienda. Due risultati che confermano come sul tema della mobility sia oggi esercitata una forte spinta dai responsabili delle linee di business (vedi risultati del punto precedente).
Interessante sottolineare il fatto che il 30% degli intervistati ha indicato anche il seguente obiettivo: ‘Trasformare il concetto di workplace da un assetto desktop tradizionale in un ambiente in cui le risorse IT sono fruibili dagli utenti interni con logiche any where, any time, any device, any network’.
E’ il grande tema della trasformazione del concetto di workplace da ‘postazione di lavoro’ a ‘spazio di lavoro’, che implica un governo di dati, applicazioni e tecnologie piuttosto articolato e complesso. Che il 30% degli intervistati si stia ponendo questo obiettivo, anche se il valore numerico in sé non è molto alto, è comunque positivo e significativo.
Infine solo il 15% del campione pensa di poter costruire un ambiente collaborativo ‘always on’ aperto a partner e fornitori abituali e/o occasionali. Il tema non è evidentemente di attualità e solo alcuni si spingono a tanto. Ma certo su questo pesa il fatto che la principale criticità dichiarata oggi è: ‘la possibilità di garantire in totale sicurezza un pieno controllo e governo del dato aziendale o dell’ente’ che come visto in un punto precedente ha raccolto il 66,67% delle risposte del campione (analisi dei risultati alla domanda 5).

Dai risultati fin qui emersi si può certamente trarre la considerazione che le criticità e gli obiettivi emersi dal campione risultano sicuramente essere maturi, e questo è sintomo di un sostanziale salto di qualità compiuto negli ultimi tempi visto che solo se si guarda a meno di due anni fa si ricorderà che il tema Byod dominava il dibattito anche tra le aziende utenti.
E’ quindi arrivato il momento di fare un piccolo passo in avanti per valutare le scelte strategiche conseguenti a quanto è stato messo sul tavolo sotto il profilo delle aspettative da raggiungere e dei problemi da risolvere. E’ stato quindi scelto di proporre al campione il tema della virtualizzazione, che sicuramente molte delle grandi aziende intervistate ha affrontato negli anni scorsi quanto meno in ambito server. La domanda proposta era volta a capire quale sinergia l’intervistato vede nella virtualizzazione delle applicazioni e dei desktop per abilitare la mobility. La voce ‘nessuna sinergia’ ha raccolto solo il 25% delle risposte, mentre ben il 75% del campione si è detto d’accordo con l’affermazione: ‘Grazie alla virtualizzazione si creano le basi per realizzare una mobility dei servizi aziendali in piena sicurezza e dove i dati sono sempre sotto controllo’. Da questo punto di vista quindi il campione sembra avere le idee molto chiare e, grazie alle esperienze fatte in passato in altri ambiti, guarda alla virtualizzazione come una soluzione utile alle sue esigenze (analisi dei risultati alla domanda 6).


Condividere informazioni

Nelle ultime domande della nostra survey, abbiamo invece pensato di esplorare quali sono oggi le pratiche quotidiane attive nelle realtà del nostro campione. Il tema scelto è stato quello dei meccanismi di condivisione dei dati, e quindi abbiamo semplicemente chiesto agli intervistati: ‘Come sono affrontate attualmente nella sua organizzazione le esigenze di condivisione delle informazioni aziendali’? Il risultato si è dimostrato in linea con le nostre aspettative, poiché ha confermato come in realtà oggi in molte aziende le pratiche quotidiane e le modalità di lavoro siano ancora basate su soluzioni molto basiche e poco strutturate. Infatti la prima risposta raccogliendo il 62,5% del campione ha dato evidenza del fatti che oggi la condivisione di documenti e informazioni all’interno delle grandi aziende italiane avviene tramite ‘scambio usuale via posta elettronica’. Le soluzioni di condivisione oggi disponibili sul mercato che invece sono state implementate per supportare al meglio le esigenze di affidabilità e sicurezza negli ambienti enterprise basate su cloud – quelle identificate come servizi di Enterprise File Synchronization&Sharing (EFSS) – hanno invece raccolto il 20% delle risposte. Mentre l’utilizzo di servizi pubblici di condivisione dati basati su cloud tipici del mondo consumer (come per esempio DropBox) ha raccolto invece il restante 17,5% del campione.
Dalla risposta emerge che la distanza dalla partica quotidiana alla volontà di assicurare una mobility sicura, affidabile, efficiente ed efficacia è ancora tanta…
Se le aziende dello stesso campione dicono che la prima criticità da risolvere oggi è quella di mantenere sempre uno stretto controllo sul dato aziendale, che vuol dire sapere sempre chi è il suo utilizzatore finale in ogni momento e in quali contesti questo viene condiviso, in un contesto di crescente mobility delle attività e delle persone la risposta data oggi non può che maturare in una direzione che va verso strumenti strutturati pensati e implementati dai vendor è per gli ambienti enterprise. Strumenti che già oggi possono assicurare quelle protezioni e quelle capacità di controllo che certamente i sistemi di posta elettronica, o i servizi pensati per il mondo consumer come DropBox, oggi non danno (analisi dei risultati alla domanda 7).


Siamo convinti che così come negli ultimi tempi è maturato nelle aziende utenti l’approccio verso criticità e obiettivi della mobility, allo stesso modo crescerà la sensibilità è verso l’adozione di soluzioni più strutturate che possano dare una concreta e solida base a queste iniziative. In Tal senso però anche i vendor sono chiamati a fare dei passi importanti… Già al punto due abbiamo visto come una parte sostanziale del campione, oltre il 20%, segnala come la gestione della mobility oltre a comprendere il tema dei device e delle applicazioni, dovrebbe aprirsi anche a quello della disponibilità delle diverse tecnologie wireless presenti nei luoghi dove si muovono le persone delle aziende. Con quanto emerso dall’ultima domanda della nostra survey segnaliamo un altro fronte scoperto. Infatti, facendo riferimento alla domanda precedente, è stato chiesto: “Prevedete di adottare all’interno del vostro sistema informativo soluzioni/servizi di Enterprise File Synchronization&Sharing nel prossimo futuro’? Al quesito la risposta principale è stata: ‘Vorremmo adottarle per via della loro flessibilità, ma vediamo delle criticità sul fronte della sicurezza e della governance dei dati’. Insomma anche i vendor devono fare dei passi importanti per migliorare i loro prodotti e, probabilmente, anche per comunicare meglio le caratteristiche degli stessi (analisi dei risultati alla domanda 8).


Conclusioni

La mobility sta crescendo nelle aziende italiane di grandi dimensioni, e più o meno con gli stessi tempi crescerà anche nelle aziende di più piccole dimensioni. L’atteggiamento verso le criticità da affrontare e la focalizzazione sugli obiettivi che si vogliono raggiungere è cresciuto e oggi si può dire che dimostra quella maturità necessaria che consente di guardare al tema mobility in modo ampio; liberando anche il pensiero su quello che si può immaginare di fare con la nuova mobility abilitata da smartphone e tablet.
I progetti, prevalentemente guidati dall’IT (ma su questo punto abbiamo sottolineato una criticità importante) non sono vincolati a una visione strettamente ‘as is’, ovvero al fatto che processi aziendali e abitudini di lavoro delle persone debbano rimanere immutate nel tempo.
Inoltre, le strutture IT, memori anche delle esperienze fatte in passato sanno dare anche un indirizzo maturo ai loro progetti concreti, mettendo in campo la virtualizzazione delle applicazioni e dei desktop per abilitare una mobility sicura e che tenga i dati aziendali sempre sotto controllo.
Rimane però il fatto che per colmare lo spazio tra le aspettative che le aziende si sono date su diversi fronti e la situazione attuale fatta di pratiche nel lavoro quotidiano molto basiche c’è ancora molto da implementare, come ha dimostrato la risposta sull’utilizzo della posta elettronica e dei servizi consumer basati su cloud per la condivisione dei documenti.

 

 

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