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05/10/2017

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di Paola Cecco

La sede EY, un paesaggio integrato e flessibile

La sede milanese del network internazionale di revisione e consulenza coniuga una nuova concezione degli spazi a una trasformazione radicale del modello organizzativo.

EY Reception

Collocata nel cuore storico di Milano, nel nucleo originario di fondazione della città, la sede EY occupa un intero isolato costituito da edifici eterogenei di epoche diverse che, con la loro “anomalia” volumetrica, contribuiscono alla multiforme articolazione degli uffici. Sfida del progetto coniugare una visione avanzata dell’organizzazione del lavoro definita a livello globale con i vincoli imposti da spazi compositi e disomogenei. A un anno di distanza dall’inaugurazione dei nuovi uffici, ripercorriamo le tappe principali del progetto, valutando l’impatto che la riorganizzazione degli spazi e l’adozione di tecnologie evolute hanno avuto sull’organizzazione del lavoro. “L’attenzione alle persone in azienda è stato il cardine guida del brief di progetto – racconta Stefano Riva, Mediterranean real estate leader EY – a partire dalla scelta della location che, in controtendenza con un momento di mercato in cui molte società stanno delocalizzando i propri uffici, è stata ricercata nel centro città, a poca distanza dalla sede precedente, in modo da ridurre i disagi e favorire l’operatività. L’essere baricentrici rispetto ai principali nodi di collegamento, rappresenta infatti un vantaggio per i nostri professionisti che sono spesso in viaggio. Dal punto di vista progettuale, il trasferimento nella nuova sede è stata l’occasione per attuare il modello “EY@work” che stiamo implementando a livello globale intervenendo su tre componenti:

- lo spazio fisico;
- la digitalizzazione del workplace;
- una riorganizzazione del lavoro orientata allo smart working.

Il modello ha tenuto conto che nel 2020, traguardo temporale di questa nuova strategia, la nostra popolazione sarà composta all’80% da millennials, persone che richiedono un modo di lavorare basato sulla collaborazione e spazi fisici senza rigidi confini tra i diversi dipartimenti. Vi era inoltre la necessità di gestire con un modello efficiente anche dal punto di vista dei costi la forte crescita registrata negli ultimi anni. Basti dire che, dal momento in cui è partito il progetto ad oggi sono state inserite circa 1.000 nuove persone. Si è pertanto adottato uno standard, di circa 8 mq per persona, che sfrutta gli alti livelli di mobilità interna ed esterna; per alcune service line la “desk sharing” raggiunge una ratio di 1:4, ma trova il proprio equilibrio nella grande disponibilità di spazi meeting e altri ambienti complementari”.

EY Client Meeting

Un modello activity based
Creare un ambiente “smart” in un complesso di edifici storici apparentemente inadatto ai nuovi modi di lavorare è stata la sfida del progetto di DEGW che ha previsto un capillare adattamento tra i vincoli architettonici e le linee guida proposte dal cliente per trasformare ogni restrizione in un’opportunità di valorizzazione dello spazio.

La nuova sede di EY occupa così un complesso di edifici di quasi 19.000 mq di superficie, completamente ottimizzati negli spazi, razionalizzati nei percorsi e resi fruibili in modo organico. Suddivisi in 10 piani di altezza, compresa una grande terrazza panoramica con vista a 360° sulla metropoli milanese, gli spazi ospitano uffici per 2.800 persone, 1.200 scrivanie e più di 170 spazi di collaborazione secondo un modello lavorativo fluido e senza gerarchie. Concetto chiave del progetto il modello “activity based” che prevede per ogni esigenza professionale spazi e worksetting specifici, da usare in modo flessibile, non gerarchico e in funzione dell’attività svolta, quindi con maggiore efficacia per sé, i colleghi e i clienti stessi. “La progettazione ha tradotto una cultura aziendale orientata al nuovo in un sistema ufficio non più “meccanico” ma analogo alla “liquidità” digitale contemporanea, interpretando le linee guida internazionali di EY e adattandole ai nuovi spazi – afferma Alessandro Adamo director at DEGW –. L’edificio ha presentato una serie di criticità dovute alla sua conformazione fisica articolata:

- profondità di piano disomogenee;
- notevoli dislivelli tra le parti;
- discontinuità tra l’area d’accesso e i collegamenti verticali;
- difficoltà di gestione dei flussi;
- ridotta flessibilità d’uso di alcune porzioni di spazio.

In tale contesto lo space planning ha portato all’identificazione di aree per lavoro individuale e aree di collaborazione.

Le prime sono formate da postazioni in open space non assegnate e dimensionate sulla base dell’analisi della presenza media del personale.

Le seconde sono costituite da spazi chiusi – focus room, just in time, project room, collaboration room, team room, meeting room, virtual collaboration room – da utilizzare senza assegnazioni fisse né gerarchie e prevalentemente su prenotazione, e da spazi aperti – touchdown, presentation pad, braistorming area, floor hub – da fruire secondo il concetto “first come first serve”.

EY Brainstorming Area

Completano gli spazi le aree di supporto più tradizionali, riviste in una logica smart.

“A distanza di un anno dal trasferimento nei nuovi uffici i riscontri ricevuti sono estremamente positivi – racconta Stefano Riva –. Le persone si sono rapidamente adattate ai nuovi spazi, segno che le azioni svolte costantemente per informare di quanto stavamo realizzando e l’attuazione di policy di change management hanno dato buoni frutti. Ciò che ci ha trovato più impreparati è stata la gestione di una macchina tecnologicamente avanzata che ha richiesto nuove competenze che abbiamo dovuto acquisire strada facendo. I processi di facility management hanno infatti richiesto di essere tarati sulle politiche di fruizione degli spazi. Ad esempio sono stati introdotti dei floor coordinator come riferimento per l’orientamento all’interno degli spazi e come punti di contatto per problemi tecnici relativamente tecnologie IT e impianti. Tali figure verificano inoltre che gli ambienti prenotati siano effettivamente occupati, eliminando così possibili inefficienze”.

Ulteriori dettagli del progetto su Officelayout 169

 

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