Intelligenza Artificiale 2019
Servizi - OfficeLayout
 

20/02/2018

Share    

di Antonia Solari

Le sale formazione, fra integrazione e polifunzionalità

La progettazione delle sale di formazione deve rispondere all’evoluzione dei metodi educativi, seguire l’aggiornamento dei sistemi tecnologici e rispettare i piani aziendali, legati al contenimento dei costi e all’ottimizzazione delle risorse.

Bralco

È sotto gli occhi di tutti: formare, tanto in azienda quanto altrove, è diventato un sistema complesso, frutto dell’integrazione fra diversi metodi di insegnamento e di studio. Di conseguenza, il compito del formatore è, ora, riuscire a coordinare i diversi linguaggi dell’educare per renderli complementari fra loro e offrire agli studenti un percorso completo.  Le ricadute di questa trasformazione sono innumerevoli e comprendono sia vantaggi, fra cui l’approfondimento su più livelli e la flessibilità diffusa, sia svantaggi, come la difficoltà a mantenere la concentrazione e il rischio di disperdere nozioni. 
Sulle più recenti trasformazioni che hanno influenzato i metodi di formazione e sulle connessioni con il progresso tecnologico abbiamo coinvolto Maria Grazia Strano, human capital senior advisor e past president dell’Associazione Italiana Formatori, e Roberto Pancaldi, managing director di Adecco Training, business line dedicata a orientamento e formazione.  
“La formazione nelle organizzazioni di lavoro ha oggi una connotazione molto diversa dal passato: è diffusa”, introduce così l’argomento Maria Grazia Strano. “Le opportunità di formazione e auto-formazione si sono moltiplicate con la tecnologia e hanno reso possibile ciò che ancora negli anni ’80 sembrava un’utopia: l’accesso continuo a fonti sempre aggiornate di informazione e sapere ha eliminato in parte la dipendenza da docenti, esperti, specialisti, autorevoli studiosi. Ogni sapere sembra oggi a portata di mano, grazie a un clic su internet. Ciò che tuttavia nessuna banca dati non potrà mai assicurare è l’integrazione dei saperi. La formula che meglio esprime il concetto è: ‘Più so meno so’. Il discente infatti è più preoccupato dei contenuti, facilmente reperibili navigando, che della relazione che li lega e dell’impatto sulla propria sfera esperienziale. Un valore aggiunto che si raggiunge con una fruizione didattica organizzata per gradi e per applicazioni successive, e interattiva con altri discenti e docenti”. 
“Negli ultimi anni la richiesta è di una nuova proposta formativa che rappresenti una risposta alla complessità e al cambiamento continuo che caratterizzano lo scenario odierno e che obbligano le aziende a fornire risposte veloci e sempre diverse, accompagnate anche dalla capacità di cogliere e interpretare i segnali provenienti dal mercato” afferma Roberto Pancaldi.  “Proprio per questo si sta affermando un nuovo modello di formazione manageriale lontana dalle logiche delle aule tradizionali, ma che si trasforma sempre di più in un’occasione di confronto tra pari, di analisi di situazioni attuali e concrete e di conoscenza delle nuove tendenze. Dal punto di vista operativo questo cambiamento strutturale si concretizza nella realizzazione di percorsi che sono sempre più un mix di metodologie e strumenti: coaching blended con l'aula tradizionale, l'e-learning su grandi numeri o a integrazione dell'aula classica; webinar e project work gestiti su piattaforme LMS o di gamification, utilizzo di realtà aumentata e virtuale che sempre più caratterizzano i progetti formativi. La novità è che si comincia finalmente a pensare allo spazio per la formazione come elemento strategico all’interno dell’azienda. Quindi aule che tengono conto delle nuove esigenze: molto spazio per far “muovere” le persone, ambienti che favoriscono il dialogo e lo scambio, attrezzatture e connessioni internet adeguati”. 

Come conseguenza dei cambiamenti nei metodi educativi, gli spazi di formazione si sono diversificati in varie tipologie all’interno dell’azienda, allargando l’ambito d’azione anche ad ambienti esterni, dove la didattica viene affiancata da altri valori aggiunti, come creatività e collaborazione. Fablab, coworking e hub, ad esempio, si trasformano in incubatori di idee che mettono al centro il confronto e la commistione del sapere. “Le aziende si sono dotate di spazi polifunzionali, luoghi di scambio situati all’interno di open space di grandi dimensioni e che possono essere destinati, per un tempo definito, ad attività di integrazione di taglio gestionale o di innovazione, fra brain storming, workshop, webinar, conference call – conferma Maria Grazia Strano –. Nelle grandi organizzazioni si trovano anche grandi sale adibite ad auditorium, create allo scopo di favorire la partecipazione a convention o attività congressuali, che possono essere proposte a dipendenti, clienti o fornitori. Il layout di questi spazi consente spesso di adeguarli, con sistemi di separazione delle superfici e modularità, a esigenze di accoglienza diverse per modalità di incontro e numero dei partecipanti. 
A questi spazi si aggiungono tutta una serie di spazi esterni all’azienda, presso hotel, musei,  ecc, che possono essere scelti dalle aziende per attività formative in ragione del messaggio subliminale che si vuole far passare. La formazione manageriale degli ultimi quindici anni è ricorsa a metafore di natura molto diversa come veicolo per sviluppare le ‘intelligenze organizzative’ in ambiti quali la cucina, lo sport, l’arte, il teatro, divenuti luoghi privilegiati della formazione manageriale”. 
Con l’avvento del digitale assume un ruolo crescente l’e-learning che, erogato da remoto, dà garanzia di numerosi vantaggi, pur introducendo qualche rischio. Secondo Roberto Pancaldi la formazione da remoto funziona solo se si è dotati di piattaforme adeguate e di figure specializzate nella delicata attività di tutorship a distanza, perché ai vantaggi legati alla  riduzione di tempi e costi e all’omogeneità dei contenuti si affianca il rischio che l’efficacia del corso diminuisca, soprattutto relativamente alla capacità di collaborare.



Architettura e layout degli spazi
Assodato l’evolversi dei metodi educativi e delle politiche aziendali, in cui il taglio dei costi è una variabile costante, anche la composizione architettonica delle aule di formazione ha subito delle trasformazioni radicali ed è in continua competizione con spazi “alternativi” dove fare lezione, come café, musei, ristoranti o cinema.  Ancora una volta, la parola d’ordine è flessibilità: “oggi nessuna società può permettersi il lusso di avere un ambiente da usare poche volte l’anno. Le nuove aule di formazione sono parte di ambienti polivalenti, progettate inserendo pareti manovrabili per poter trasformare la sala in funzione della reale necessità del momento”. A parlare è l’architetto Enrico Frigerio, dell’omonimo Design Group specializzato, fra le altre tipologie funzionali, proprio nella realizzazione di aule di formazione per le aziende. “Oggi i luoghi dove fare formazione sono di fatto volumi vuoti, con elevate performance acustiche, sistemi audio e video integrati e allestimenti riconfigurabili in funzione dell’attività. In questo contesto, anche gli arredi devono essere in linea con la filosofia progettuale legata alla polivalenza: tavoli con gambe pieghevoli e modulari, per essere assemblati seguendo diverse configurazioni, sedute impilabili, per essere raggruppate quando non vengono usate, e pareti manovrabili per una flessibile compartimentazione degli spazi. La pianta libera è garantita anche dalla, ormai onnipresente, connessione wi-fi che libera dai vincoli di un cablaggio rigidamente definito”.
Altri nodi progettuali di rilievo riguardano il comfort acustico, lo studio per una corretta illuminazione e lo studio di una corretta ergonomia all’interno della sala. “La qualità ambientale di questi spazi è un elemento nodale del progetto”, puntualizza l’architetto Frigerio. “È necessario, prima di tutto, raggiungere il comfort sensoriale attraverso diversi percorsi per ottenere la giusta quantità di luce e il corretto livello di isolamento acustico. Il benessere viene perseguito anche attraverso scelte green che portano a selezionare arredi che impiegano materiali di riciclo o riciclabili, e sono concepiti per un lungo ciclo di vita”.
Ruolo di primo piano riveste la tecnologia che, per essere efficace, deve essere snella, flessibile e semplice da installare, capire e utilizzare. In caso contrario rappresenterebbe un ostacolo che allontana gli obiettivi del progetto: “rediamo che sia necessario studiare il progetto in funzione dell’età media di chi lo occuperà, per poter scegliere le tecnologie adatte a ciascuna fascia d’età. Un esempio concreto: se gli utilizzatori sono i cosiddetti  nativi digitali si prevede un livello di comprensione degli strumenti tecnologici avanzato; di contro, se ci si rivolge a generazioni precedenti si dovranno prevedere soluzioni adatte alle loro potenzialità per evitare che la tecnologia rimanga inutilizzata, compromettendo la qualità globale del progetto architettonico”.

Il ruolo della tecnologia
Lo scambio di informazioni, conoscenza ed esperienza transita dalla tecnologia, che riveste un ruolo primario, non solo coinvolgendo ogni persona presente in sala, ma anche allargando il campo della condivisione alla presenza virtuale di soggetti remoti, siano essi formatori o partecipanti. Si amplia amplia enormemente la possibilità di presentare, condividere contenuti disponibili su qualsiasi supporto: dai file personali sul proprio smartphone agli archivi di rete, dai contenuti cloud alle riprese live con visualizer e telecamere. Tecnologie per la collaborazione unificata, video in qualità broadcast, connettività BYOD, wireless, sono alcune delle nuove possibilità offerte da soluzioni sempre più alla portata di tutti, sia in termini di semplicità di utilizzo che di costi. “Investire in tecnologia è un processo ormai strutturato in molte realtà, che quindi necessitano di un’infrastruttura di comunicazione in grado di supportare le nuove tecnologie – racconta Carlo Novelli, marketing manager di Intermark Sistemi –. Il trasferimento di audio, video e controllo sulla rete aziendale risulta particolarmente efficace, perché permette di standardizzare le tecnologie, massimizzare l'uptime e incrementare il livello di affidabilità riducendo i costi di manutenzione. 
L'evoluzione corre verso lo sviluppo di piattaforme hardware e software sempre più efficaci e verso l'operatività su comuni standard di comunicazione di rete.  In questo contesto, l'utilizzo di strumenti dedicati all'integrazione diventa imprescindibile per rendere fruibile la tecnologia, essendo la quantità di dispositivi e di informazioni disponibili nelle reti aziendali particolarmente elevata: organizzare una sessione di videoconferenza fra location con fusi orari diversi e oratori di lingua diversa deve risultare semplice, senza doversi preoccupare per la gestione del catering, per l'accensione degli apparati, per la gestione degli inviti via email o per eventuali cambi di orario”.
La flessibilità dei sistemi riveste un ruolo fondamentale per due motivi: risponde alla necessità di variare i metodi di formazione e alla richiesta un utilizzo degli spazi anche per scopi diversi. 
“Tutti gli ambienti lavorativi stanno evolvendo verso spazi condivisi multifunzionali – chiarisce Novelli –. Allo stesso modo le sale formazione, per essere operativamente efficienti, devono potersi trasformare in sale riunioni o in sale conferenza. Sia ben chiaro: con un semplice gesto e con procedure automatizzate. L'uso di service esterni deve essere limitato a pochi eventi particolarmente importanti, mentre le attività quotidiane saranno gestite da una piattaforma unificata e automatizzata grazie alla quale la semplice prenotazione determinerà le tecnologie e i servizi accessori necessari in sala. La vera sfida è sul piano della conoscenza, perché realizzare una sala formazione richiede un'approfondita analisi di ciò che vuole veramente ottenere il cliente, il quale basa le proprie aspettative sulle tecnologie conosciute e sulle 'promesse' delle nuove tecnologie, spesso non sperimentate personalmente. L'allineamento tra quanto offre la tecnologia e quanto desidera realmente il cliente è la chiave di volta di questo processo. E, fra i desideri dei clienti, in primo piano anche il benessere in cui, di primaria importanza è lo studio della luce, fonte di vita e impulso alla concentrazione o alla condivisione. Un ambiente ben illuminato in relazione all'attività che deve essere svolta è il primo elemento di benessere, seguito dalla temperatura e dalla qualità dell'aria. L'affaticamento deve essere ridotto al minimo prima di tutto curando la qualità audio, in particolare per quanto riguarda l'intelligibilità del parlato. La chiarezza delle informazioni mostrate dipende dalla catena di visualizzazione, che va dalla sorgente all'infrastruttura di comunicazione, inclusiva di switcher, scaler e processori video, fino ai display, videoproiettori e videowall installati, oltre che dalla luce ambientale e da come questa viene gestita e automatizzata. Vedere e sentire sono quindi i primi due parametri sulla base dei quali si crea il benessere personale, ma esiste un terzo fattore, l'ergonomia, che riveste un ruolo determinante quando parliamo di interazione tra l'uomo e la tecnologia. Qualsiasi dispositivo deve essere dotato di pochi comandi, ben disposti, semplici da trovare e immediatamente comprensibili: non abbiamo più il tempo di studiare e imparare come utilizzare uno strumento per la collaborazione, ci aspettiamo che sia intuitivo o che un touch panel riassuma nello spazio di una o due schermate tutto ciò che ci serve”.

Ecophon

Arredi e soluzioni per l’apprendimento attivo
L’obiettivo è comune: favorire l’interazione e sviluppare la creatività, magari passando dall’apprendimento passivo, la tradizionale lezione ex cathedra, a un sistema di active learning, quindi con uno spazio fisico che sia in grado di valorizzare ogni risorsa permettendo il movimento e la condivisione dei contenuti.  E gli arredi, in questo contesto, hanno un ruolo di primo piano, perché è proprio attraverso le varie configurazioni di sedute e tavoli che si possono creare le composizioni richieste dai formatori e dalle aziende. 
“Bisogna innanzi tutto fare un distinguo fra la formazione in ambito pubblico e quella in ambito privato – precisa Pietro Conte, direttore commerciare di Ares Line –. Se parliamo di formazione in ambito pubblico, ad esempio per aule universitarie, si fa riferimento ad ambienti di medie o grandi dimensioni, dedicati a un minimo di 100 posti, soggetti all’applicazione della normativa vigente. Molto spesso in questi ambienti sono richiesti  arredi riconducibili alla tipologia di “banco studio” che, nella maggioranza dei casi, sono fissati al pavimento o rimangono comunque inamovibili. In questo caso la domanda del mercato ha obbligato le aziende a offrire prodotti che permettessero di inserire più utenti possibili all’interno di un definito ambiente. Da qui, la nascita dei sistemi “monoblocco” con piano scrittoio e seduta ribaltabili con connessioni alla rete elettrica e, in alcuni casi, alla rete dati per la connessione di smartphone, tablet, laptop, etc. La flessibilità dell’arredo in situazioni simili è decisamente impossibile e quindi si tratta di ambienti che non permettono attività diverse dalla formazione tradizionale.
In ambito privato ci troviamo più frequentemente di fronte ad ambienti di dimensioni ridotte allestiti con soluzioni amovibili (fra cui tavolo scrivania e sedute mobili) che rendono più facile e veloce il cambio di destinazione d’uso del locale. Questi ambienti sono concepiti per un numero massimo di circa 30 utenti alle quali viene data la possibilità di unirsi in “gruppi di studio” grazie a sedute su ruote pensate proprio per questo tipo di soluzione. Le caratteristiche imprescindibili in questi casi sono la comodità e la facilità di utilizzo, la velocità di movimentazione e la robustezza. L’attenzione delle aziende, nello sviluppo di prodotto, ha cercato di dare una risposta operando sull’aspetto tecnico delle sedute, senza che venisse meno la comodità, per fare in modo che la riconfigurabilità delle sale diventasse un valore imprescindibile. Bisogna però fare alcune considerazioni: quando si parla di prodotti “polivalenti”, per loro natura sono difficilmente attrezzabili con sistemi di cablaggio e trasmissione dati in quanto non fissati al pavimento. Una limitazione che nella maggior parte dei casi viene compensata dalla presenza diffusa di reti wireless”.

©RIPRODUZIONE RISERVATA

 

TORNA INDIETRO >>