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27/03/2015

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di Paola Cecco

La sala convegni: funzionalità e polivalenza

Comfort ambientale, acustica, illuminazione e arredi. La realizzazione della sala convegno è frutto di competenze multidisciplinari che concorrono alla buona riuscita del progetto

Complici le nuove politiche organizzative che spingono verso un più assiduo utilizzo degli spazi comuni, le sale convegni in azienda ricoprono un ruolo significativo e necessitano di una progettazione che ne garantisca molteplici utilizzi. Dagli incontri con la forza vendita all’e-learning, dai convegni tematici aperti a clienti e partner alle sessioni in videoconferenza, questi ambienti devono distinguersi per il comfort, la possibilità di riconfigurazione spaziale e l’immediatezza d’uso degli strumenti tecnologici.
Il progetto della sala non può prescindere da un’attenta analisi dell’acustica di sala mirata a eliminare fonti di rumore, e sul fronte dell’illuminazione deve essere garantita una visibilità ottimale del relatore e dei supporti multimediali, e la possibilità di gestire le scene luminose nelle diverse fasi del convegno.
Contribuiscono al comfort della sala le poltrone che possono essere accessoriate e integrare cablaggi e tecnologie audio/video.
In questi ambienti sempre più polivalenti si diffonde l’impiego delle pareti manovrabili, che si sono evolute per velocizzare le operazioni di riconfigurazione e assicurare un’adeguata insonorizzazione, e delle soluzioni di movimentazione automatizzata delle poltrone.  

Acustica di sala: controllo del rumore, correzione e fonodiffusione
Il progetto acustico della sala convegni ha un duplice obiettivo: eliminare le fonti di rumore che arrecano disturbo e favorire l’intelligibilità del parlato.
“Il primo step del progetto acustico – spiega Enrico Moretti chief executive di Biobyte – è la valutazione dell’isolamento della sala rispetto agli ambienti confinanti che, in opera, deve essere superiore a un indice Rw di 50-52 dB. Successivamente, verificato che il livello di pressione sonora degli impianti sia inferiore a 30 dB(A), si procede alla progettazione dell’acustica architettonica della sala, la cui qualità è decisiva per assicurare la massima intelligibilità del parlato. Le condizioni ideali si ottengono rendendo il soffitto fonoassorbente e, laddove sono presenti pareti fra di loro parallele, trattando almeno una delle due pareti con elementi fonoassorbenti. Devono essere infatti controllati i fenomeni di eco-flutter che si generano il suono rimbalza tra pareti parallele dando luogo a una caduta di intelligibilità e al comparire di registri sgradevoli sulle frequenze medie e medio-alte.  L’obiettivo del progetto è conseguire, in relazione al volume della sala, un tempo di riverberazione (T60) compreso fra 0.7 e 1.2 s.
Negli ambienti in cui sono previste sessioni in lingua straniera o nei quali vengono utilizzati sistemi di videoconferenza, è indispensabile prevedere un livello di intelligibilità pari o superiore a 0.65, definito tramite l’indice STI (Speech transmission Index) o l’indice RASTI (Rapid Speech Transmission Index) che fornisce una risposta più adeguata a un uso pratico.
Per migliorare invece la fonodiffusione si utilizzano elementi diffondenti con superficie convessa, bugnata o corrugata che, applicati a parete o a soffitto, riflettono e amplificano l'onda sonora convogliandola laddove serve. L'equilibrio tra superfici fonoassorbenti e superfici diffondenti permette di creare un clima sonoro gradevole”.
 
Comfort e flessibilità i requisiti dell’illuminazione
Gli obiettivi dell’impianto di illuminazione devono essere definiti sin dalle prime fasi della progettazione.
Nel caso si intervenga su un’architettura fortemente caratterizzata, la tendenza è di integrare gli apparecchi facendo in modo che non si percepisca la provenienza della luce, mentre in ambienti neutri vengono preferiti giochi di luce che danno valore all’ambiente.  
Al di là delle variabili dettate dalle differenti caratteristiche architettoniche della sala è possibile individuare alcune linee guida del progetto di illuminazione. Un convegno richiede infatti un’illuminazione efficiente e differenziata delle diverse aree; è inoltre auspicabile che i corpi illuminanti generino un’atmosfera confortevole senza mai abbagliare relatori o platea. Una valutazione delle sorgenti luminose deve tener conto di fattori quali il consumo, la durata di vita delle lampade e la temperatura d’esercizio che, se troppo elevata, può influire negativamente sulla climatizzazione dell’ambiente.
“Gli impianti di illuminazione, in particolare nelle sale che richiedono apparati di bassa potenza, sono preferibilmente realizzati con tecnologie Led – puntualizza Moretti –. Ricorrere a apparecchi di differente tecnologia è sconsigliabile per motivi di dispendio energetico, di manutenzione e di qualità della luce. È noto infatti che le lampade Led hanno una durata, a parità di rendimento, fino a 10 volte superiore a quella delle lampade fluorescenti e un più ampio spettro di temperature di colore che variano da 3000 a 6500 K.
Laddove sussista la necessità di creare una dimensione scenica al palco oratori, si possono prevedere proiettori LED istallati su tralicci elettrificati con potenza variabile in funzione della lunghezza della sala”.
Lo svolgimento di un convegno si caratterizza dal susseguirsi di differenti fasi che vanno dall’accoglienza, durante la quale la sala deve essere illuminata uniformemente, agli interventi dei relatori che richiedono un’illuminazione d’accento sul podio e, se è previsto l’utilizzo di mezzi di proiezione, la riduzione dell’illuminazione. Quindi, al fine di poter variare in sala i livelli di illuminamento in funzione dell’attività svolta, vengono privilegiati sistemi dimmerizzabili e gestiti in modo automatico da sistemi centralizzati che permettono di richiamare differenti scenografie luminose .

Dotazioni tecnologiche e multimediali
Impianti audio e video sempre più dedicati e costante miglioramento della parte tecnologica caratterizzano l’evoluzione delle sale conferenza che si arricchiscono di accorgimenti tecnici volti sostanzialmente a soddisfare un’unica esigenza: creare un luogo dove la comunicazione diventi sempre più efficace e dove venga privilegiato il valore dei contenuti trattati.
Le dotazioni tecnologiche e multimediali delle sale variano dunque in funzione della destinazione d’uso e della dimensione della sala.
La configurazione con pulpito o un tavolo oratori porta a prevedere il posizionamento di casse acustiche frontali, davanti alla posizione dei microfoni di chi parla al fine di evitare l’innesco del classico fischio, o effetto Larsen. Tale configurazione può essere integrata da casse disposte a soffitto al fine di rinforzare la diffusione sonora.
La scelta dei proiettori varia in funzione della dimensione della sala.  In sale di grandi dimensioni è infatti necessario orientarsi verso apparati più potenti ai quali sono però spesso associati livelli maggiori di rumorosità e di calore dissipato, aspetti che possono essere risolti in fase progettuale mediante la creazione di una cabina silenziata. Va comunque rilevato che recenti sviluppi nel campo della videoproiezione sono approdati a proposte di apparati che, a parità di potenza luminosa, posseggono una rumorosità più contenuta associata una minor dissipazione di calore.
A seconda della tipologia di eventi organizzati possono essere previsti apparati di ripresa, la configurazione più semplice è il posizionamento di una piccola telecamera brandeggiante su un lato della sala orientabile verso il relatore o verso il pubblico in funzione degli interventi. Le immagini riprese potranno poi essere diffuse da uno schermo in sala o oppure teletrasmesse in remoto.  
Cresce inoltre l’implementazione di lavagne interattive che permettono di collegarsi a internet, salvare in tempo reale testi, pagine web, video e file, e condividere in simultanea con la platea i materiali utilizzati.
 “Le tecnologie oggi disponibili possono essere combinate per realizzare spazi di lavoro confortevoli, funzionali e produttivi con il minimo consumo energetico – afferma Fabio Concezzi, amministratore delegato Intermark Sistemi –.  Sistemi audio video e luci devono essere integrati per garantire il fluido svolgimento dell’evento, evitando distrazioni dovute alla tecnologia. Diversi sono gli strumenti oggi disponibili per evitare che l’oratore sia sottoposto a stress: dalle interfacce semplificate, ai sistemi audio ottimizzati sino agli strumenti di preview, che consentono di vedere in anteprima le slide proiettate.
Un trend del momento è l’implementazione di sistemi di videoconferenza che registrano su supporti digitali il video dell’oratore e parallelamente, in modo sincronizzato, la presentazione, e trasmettono le immagini in real time o in streaming permettendo di raggiungere un pubblico molto più numeroso.
Altro aspetto importante è l’implementazione di sistemi di digital signage all’entrata della sala convegni, funzionali per fornire informazioni sugli eventi in corso.
Rileviamo inoltre che le multinazionali richiedono sempre più spesso di ricreare all’interno delle filiali sparse in tutto il mondo sale convegni del tutto identiche, sia per dimensione e morfologia dei locali, sia per arredi e impianti tecnologici utilizzati. L’imposizione di questi standard non solo permette di azzerare i tempi di prova della strumentazione, riducendo i tempi e i costi, ma agevola i relatori nell’acquisire familiarità con la tecnologia con la quale sono soliti interfacciarsi.
Crescono dunque gli investimenti sostenuti per le dotazioni tecnologiche delle sale convegno aziendali, investimenti che in molti casi vengono messi a reddito rendendo disponibili questi spazi a clienti, partner o società terze”.

Gli arredi, tra comfort, prestazioni e rispetto delle normative
Parlare di arredi per sale convegno significa fare riferimento alle postazioni della platea e al banco dei relatori. Ma se per quest’ultimo si ricorre nella maggior parte dei casi a soluzioni su progetto rispondenti alle esigenze estetiche e funzionale della sala, per le poltrone in platea la scelta si orienta su prodotti standard di volta in volta personalizzati con finiture e dotazioni ad hoc per offrire un’immagine e funzioni adeguate alla destinazione d’uso.
Il know how delle aziende specializzate in questo mercato è infatti basato sull’esperienza maturata nei progetti sviluppati in affiancamento al progettista. Esperienza che permette di rispondere in modo qualificato alle problematiche legate all’acustica, alla sicurezza, al comfort e alla configurazione degli optional della poltrona.  
Stefano Ziche, export manager Estel, riassume così le caratteristiche principali di questa tipologia di prodotto: “Nella progettazione di tutte le poltrone si deve garantire un alto grado di ergonomicità e comodità, escludendo tutti gli elementi asportabili o rimovibili. Chi sia l’utente finale è la prima domanda che va posta nel proporre una poltrona. Ci possono essere infatti sedute prestigiose, tecniche, resistenti, comode o adatte al lavoro, a seconda dell’utente a cui sono destinate.  Prodotti che devono rispondere alle numerose norme che in Italia regolano le caratteristiche delle poltrone e la loro disposizione all’interno della sala. Quindi i materiali utilizzabili che devono superare test molto severi per quanto riguarda la normativa antincendio. L’omologazione ministeriale in classe 1IM di reazione al fuoco, diversamente da altri paesi esteri, deve essere valutata prendendo in esame non tanto la reazione al fuoco dei singoli componenti quanto l’insieme di rivestimento e imbottitura.
Nella disposizione delle poltrone, che dovranno essere fissate a terra e organizzate in un numero massimo di file e di sedute per fila, la discriminante è legata alla facilità con cui deve essere evacuata la sala in caso di pericolo in relazione al numero massimo di persone presenti”.
Importante il contributo acustico fornito dalle poltrone. “Le finiture della poltrona – spiega Carmelo Curtolo, responsabile commerciale di Caloi – vengono definite in funzione della destinazione d’uso della sala. Nelle sale a uso congressuale, dove sono presenti sistemi di amplificazione audio, si prediligono prodotti imbottiti e rivestiti in tessuto che garantiscono un elevato fonoassorbimento, mentre in sale concerto dove assume un peso rilevante la fonodiffusione, vengono inseriti nel retro schienale e nel sottosedile pannelli in legno che hanno il compito di riflette le onde sonore. Prestazioni che vengono certificate dai test di assorbimento acustico che accompagnano il prodotto, permettendo al progettista di valutare il contributo che possono dare le poltrone alla definizione dell’acustica di sala.
Sempre con riferimento alle prestazioni acustiche delle poltrone, le aziende produttrici stanno investendo nella ricerca e sviluppo di meccanismi di ribaltamento del sedile la cui movimentazione, che avviene per gravità con contrappeso, è particolarmente silenziosa”.
Per rispondere invece alla crescente domanda di soluzioni polifunzionali che permettono di cambiare la conformazione della sala, Caloi ha messo a punto soluzioni automatizzate che permettono, con un semplice gesto e in pochi minuti, di far rientrare sottopavimento le poltrone, liberando la superficie della sala.
Diverse le dotazioni che arricchiscono le poltrone consentendo di svolgere attività diverse. Tavoli per la scrittura, porta pc, integrazione di tecnologie, sono solo alcune delle particolarità di quelle che sono definite “sedute accessoriabili multifunzionali”. La tecnologia si sta evolvendo in modo esponenziale anche in questo mercato, fino a pochi anni fa considerato una nicchia. Ora i sistemi wireless e bluetooth, la miniaturizzazione dei componenti e l’escalation del touch screen hanno ampliato le applicazioni per le poltrone destinate alle sale convegni . “Da alcuni anni è stato introdotto l’utilizzo di schermi multimediali applicati allo schienale delle poltrone, che permettono di partecipare nella maniera più coinvolgente all’evento, divenendo parte attiva in grado di scegliere su cosa focalizzare l’attenzione, ricevere il massimo dell’informazione sull’evento e altro ancora”. Ad affermarlo è Lorenzo Maniero, presidente True Design che prosegue sostenendo che ricerca e sviluppo concorrono al posizionamento sul mercato di prodotti innovativi dal punto di vista tecnologico ma non possono prescindere dall’obiettivo di razionalizzare e ottimizzare i processi gestionali e produttivi. La particolare attenzione riservata agli aspetti di carattere ambientale, si traduce nell’ottenimento di certificazioni che migliorano sensibilmente l’immagine aziendale.

 

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