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03/09/2014

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Ripensare la gestione documentale

Intesys Openway affianca al know how verticale in ambito ECM le diverse competenze del gruppo Intesys: system integration in ambiente open source, mobile e digital

Le procedure digitali, che trovano oggi riscontro nelle sempre più diffuse tecnologie web e mobile, consentono la creazione, la condivisione e l’uso di contenuti in contesti diversi e personalizzati e sono un elemento chiave che permette di ottenere vantaggi concreti. A creare un clima favorevole alla digitalizzazione dei processi aziendali contribuiscono, inoltre, la normativa sulla fatturazione elettronica, la crescente diffusione dei dispositivi mobili e la cultura social, sempre più pervasiva. L’obiettivo della gestione documentale non si limita alla capacità di trasformare il supporto con cui vengono gestite le informazioni passando dalla carta ai file che, pur permettendo di ottenere vantaggi in termini di efficienza e riduzione dei costi, non migliora sostanzialmente il modo di lavorare delle aziende. “Dotarsi di nuovi strumenti operativi e automatizzare i flussi di lavoro svincolando gli operatori dalla lentezza dei modelli basati sulla carta è la vera opportunità che vogliamo far cogliere ai nostri clienti dichiara Nicola Dal Pozzo, direttore tecnico di Intesys Openway. La conoscenza della tecnologia e la copertura funzionale dei prodotti non sono sufficienti a raggiungere questi obiettivi per cui invece è richiesta una capacità consulenziale in grado di orientare i progetti al raggiungimento di obiettivi organizzativi e di business”.

 

Un approccio globale
La disponibilità di dati, informazioni e contenuti in mobilità diventa un fattore determinante per cogliere i vantaggi della digitalizzazione e migliorare le relazioni dentro e fuori l’azienda. Gran parte dei processi aziendali si sta spostando sui dispositivi mobili di cui sfrutta disponibilità e immediatezza. Per questo nell’affrontare progetti di gestione documentale sempre più spesso Intesys si avvale delle competenze specifiche della propria Business Unit Mobile, nata per rispondere alle peculiarità di queste tecnologie al fine di sfruttare le potenzialità offerte da questi nuovi strumenti che si stanno affermando a ritmi sostenuti. Non solo applicazioni ma anche razionalizzazione, controllo e governo di dispositivi e tecnologie che richiedono nuovi metodi di adozione, si pensi all’abitudine diffusa di utilizzare dispositivi propri o servizi del mercato consumer per cui servono controlli e regole di sicurezza nuovi.
La collaborazione è diventata un’altra parola d’ordine nell’ambito del progetto di digitalizzazione: sistemi, strumenti e metodi gestionali sono sempre più spesso integrati e affiancati da piattaforme di social office e gestiti con approccio web e mobile. Inoltre, i contenuti non sono generati solo dalle procedure informatiche aziendali ma sono sempre più spesso generati dagli utenti e ‘lavorati’ in ambienti collaborativi. In questo scenario è necessario gestire policy di sicurezza e controllo delle informazioni, superando l’utilizzo improprio della mail come unico strumento di comunicazione, condivisione e collaborazione e disincentivando l’uso di soluzioni consumer.

Le soluzioni di Intesys Openway sono abilitanti anche per questi nuovi modelli di operatività, perché sfruttano le caratteristiche della piattaforma Alfresco dotata di avanzati strumenti di collaboration e social office e perché sono spiccatamente orientate all’interoperabilità tra sistemi che permettono l’integrazione con portali e altri strumenti di collaboration. In un periodo caratterizzato da incertezza economica e difficoltà nella crescita e nello sviluppo, le aziende sono interessate alla semplificazione e le tecnologie digitali, con il loro messaggio di interazione multi-canale, creatività e innovazione giocheranno in futuro un ruolo ancor più strategico che in passato, così come la re-ingegnerizzazione dei processi orientati a spostare verso l’esterno i confini delle aziende.
Anche se la gestione paperless rappresenta una tendenza in crescita, molto rimane da fare su questo fronte. Il mercato italiano in questo campo è molto frammentato: l’approccio tradizionale e l’adozione di prodotti locali espongono al rischio di non riuscire con un unico software a coprire tutte le esigenze con il risultato di veder proliferare in azienda strumenti specifici per singole necessità che comportano complessità e silos chiusi di informazioni, o di incentivare l’uso di strumenti consumer o più semplicemente di non sfruttare a pieno i benefici della digitalizzazione.

 

Le caratteristiche irrinunciabili di un buon progetto ECM
Dando per acquisita la capacità di uno strumento di gestione dei contenuti di trattare grandi volumi di documenti e di utenti e di sapersi integrare efficacemente con le procedure aziendali, è importante porre l’attenzione alla capacità di sostenere la mobilità, la collaborazione, l’estrazione di dati e informazioni dai documenti, la gestione per processi e il supporto a dispositivi di autenticazione e firma per poter operare efficacemente in rete. È importante inoltre che un sistema ECM operi secondo standard tecnologici e sappia garantire l’interoperabilità tra sistemi, qualità particolarmente evidenti nei prodotti open source come Alfresco. Un progetto efficace di ECM si fonda
su due pilastri:

• Un prodotto che garantisca un ampio set di funzioni in grado di gestire la complessità del ciclo di vita dei contenuti, l’interoperabilità e l’aderenza agli standard;
• Una strategia orientata all’ottenimento di benefici operativi e obiettivi legati al proprio business e non generiche motivazioni di razionalizzazione degli archivi.

 

Perché Intesys Openway
Intesys Openway è un partner solido e affidabile in grado di offrire e sviluppare soluzioni e strategie a supporto della digitalizzazione dei processi aziendali: la sua offerta di strumenti di ECM è rivolta a modelli tecnologicamente evoluti. La sua appartenenza al gruppo Intesys consente di affiancare alle competenze verticali in ambito ECM, le diverse competenze del gruppo: system integraton in ambiente open source, mobile e digital. La piattaforma Alfresco per l’ampiezza della sua copertura applicativa, il suo livello tecnologico avanzato, la natura open source e l’integrazione di strumenti specializzati, come ad esempio Activiti per il BPM, lo rendono un punto di partenza ideale per una suite di ECM estesa e con lo sguardo rivolto all’innovazione dei processi. “Intesys Openway ha sviluppato componenti e strumenti per facilitare l’adozione di Alfresco e personalizzarne le funzionalità per i bisogni tipici dell’azienda e della PA italiana, per aderire a normative e leggi evidenzia Alessandro Lavarra, responsabile commerciale della società. Con il vantaggio di rendere accessibili costi e tempi di progettazione e di implementazione”.
 

 

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