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20/12/2012

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Una ricerca Ricoh analizza le priorità delle imprese

Non sempre le aziende riescono a trarre valore dagli investimenti in innovazione


Le aziende di tutta Europa stanno cercando nuovi modi per competere in un mercato molto diverso da quello a cui erano abituate. In che modo il nuovo contesto impatta sulle modalità di gestione dei processi documentali? Le aziende riescono a destreggiarsi tra le nuove tendenze? Per rispondere a queste domande Ricoh ha commissionato alcune ricerche a Coleman Parkes Research dalle quali sono emersi spunti interessanti, che abbiamo voluto approfondire con Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia.

 

 

Quali obiettivi vi siete posti con queste ricerche?
 

 

Lo studio – che ha coinvolto 1.075 figure di alto profilo in tutta Europa, Italia inclusa – voleva capire se le aziende, rispetto a un modello di riferimento sviluppato nel 2009, siano riuscite a migliorare la gestione dei processi documentali in un’ottica ad esempio di sicurezza e di cost-saving.

Per Ricoh è importante conoscere cosa avvenga nelle aziende per sviluppare un’offerta di soluzioni e servizi che possa rispondere alle loro esigenze e portare a effettivi miglioramenti. Sempre in quest’ottica si è cercato di comprendere quali siano le sfide con cui le aziende si stanno confrontando e in che modo i fornitori possano aiutarle a percorrere la strada dell’innovazione.

 

 

Quali evidenze sono emerse?
 

 

Prima di tutto il report ha messo in evidenza alcune tendenze che stanno impattando sulle attività delle aziende. Secondo il 91% del campione europeo sono i Big Data ad avere il maggior impatto sulla capacità delle imprese di gestire i processi documentali critici, togliendo tempo ad attività a maggior valore aggiunto. Per quanto riguarda il nostro Paese, la quasi totalità del campione (97%) ha indicato la gestione di molteplici fornitori e le nuove tecnologie, quali il cloud computing, come i due fattori che stanno maggiormente trasformando il document management.

 

A proposito di cloud computing, trovo interessante come la maggior parte delle aziende italiane stia utilizzando la nuvola informatica sia nei processi di back-office che in quelli di front-office, ma quando è stato chiesto se il cloud stia semplificando oppure complicando tali processi, i manager del nostro Paese – in linea con il resto d’Europa – sono divisi.

 

Il 55% del campione del nostro Paese afferma che il cloud computing stia semplificando la gestione dei processi, mentre il restante 45% è convinto che esso rappresenti un ostacolo. Questo probabilmente perché restano ancora alcuni ostacoli da superare in merito ad esempio alla standardizzazione, alla sicurezza e all’archiviazione dei dati. È auspicabile che la nuova strategia sviluppata dall’Unione Europea risolva queste questioni in modo che le aziende possano sfruttare a pieno le potenzialità del cloud.

 

I risultati delle ricerche di quest’anno sono stati paragonati con quelli di studi del 2009.

 

 

Quali differenze emergono rispetto a tre anni fa?
 

 

Molte priorità si sono ribaltate. Nel 2009 l’attenzione delle aziende europee era rivolta fondamentalmente ai costi e all’efficienza, con un 67% del campione che fissava obiettivi sui costi e un 59% sull’efficienza, percentuali che oggi sono scese rispettivamente al 43 e al 51%. Ai livelli più bassi della graduatoria delle priorità scendono le tematiche ambientali, mentre sale al top la gestione del rischio. Il 65% degli intervistati afferma di aver stabilito degli obiettivi riguardanti il risk management in relazione ai processi documentali, una percentuale quasi quadrupla rispetto a quella del 2009.

 

Le imprese concentrano quindi l’attenzione sulla gestione del rischio per salvaguardare il proprio business e la reputazione aziendale e riuscire a competere in un contesto di mercato molto diverso e più instabile rispetto al passato. La gestione dei rischio è senza dubbio un aspetto importante, ma anche l’efficienza, la riduzione dei costi e la sostenibilità ambientale dovrebbero ricevere il massimo livello di attenzione.

 

 

In che modo le tecnologie emergenti influenzano le scelte aziendali?
 

 

Lo studio mette in evidenza quanto le aziende ‘subiscano il fascino’ delle nuove tecnologie e ricerchino l’innovazione IT. Non sempre però queste tecnologie vengono utilizzate in maniera ottimale a causa ad esempio della presenza di sistemi legacy che frenano l’innovazione non integrandosi in maniera trasparente con i nuovi paradigmi e le nuove tecnologie.

 

Questo è confermato dal 95% delle aziende italiane coinvolte nel campione (la più alta percentuale di tutta Europa, in cui la media è del 79%). Dalla ricerca è poi emerso come spesso le aziende acquistino nuovi sistemi IT prima di aver utilizzato a pieno quelli già esistenti.

 

Questo avviene nel 90% delle aziende italiane del campione tanto che alla domanda ‘quale consiglio dareste a un’azienda che ha necessità di migliorare i processi documentali critici?’, i manager intervistati consigliano di massimizzare il software e l’hardware già installato comprendendone al meglio le funzionalità.

 

 

Quali conclusioni si possono trarre? E in che modo strutturare un programma efficace volto al miglioramento?
 

 

Appare chiaro che le aziende dovrebbero adottare misure opportune volte a rivedere i processi documentali mantenendo un approccio integrato e strutturato. Dalla ricerca è emerso come le imprese compiano ogni anno un’analisi di questi processi ma tale analisi non è sufficientemente approfondita per cui poi in realtà non viene apportato alcun miglioramento. Per le aziende è quindi importante affidarsi a un partner specializzato che sia in grado di effettuare un assessment approfondito per capire in che modo le informazioni vengono create, gestite e archiviate.

 

L’obiettivo è migliorare i flussi documentali dal punto di vista della sicurezza, della sostenibilità e dell’efficienza riducendo allo stesso tempo i costi. Durante l’analisi il partner opera a stretto contatto con i dipendenti e nella reingegnerizzazione dei processi tiene conto della loro esperienza e del loro punto di vista. Anche durante la fase di roll-out del progetto il coinvolgimento dei dipendenti è fondamentale avvalendosi di piani di change management.

 

Questo consente di ottenere il massimo risultato dagli investimenti e di sfruttare a pieno le potenzialità delle tecnologie, cosa che come abbiamo detto non sempre avviene. C’è infine un ultimo aspetto da sottolineare: le revisioni dei flussi documentali devono essere costanti nel tempo in un processo di miglioramento e di ottimizzazioni continui.
 

 

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