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07/11/2012

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Ricoh: ecco come ottimizzare la gestione documentale

Nei processi documentali si nascondano grandi opportunità. Due report IDC

 

Vendite e marketing, comunicazioni con i clienti, acquisizione di nuovi business, servizi e supporto, sviluppo di nuovi prodotti, fatturazione: sono solo alcune delle aree che, ottimizzando i processi documentali, potrebbero contribuire in maniera significativa a incrementare i ricavi delle aziende anche del 10%.
 

È quanto emerge dal white paper “Una zona d’ombra per le organizzazioni: il ruolo svolto dai processi basati su documenti nell’aumento dei ricavi” realizzato nel settembre di quest’anno da IDC e sponsorizzato da Ricoh.
 

Stando ai risultati di questo studio, i clienti tendono ad abbandonare i fornitori i cui processi documentali sono inefficienti. Il 68% degli intervistati ha dichiarato che preferirebbe non intrattenere rapporti di business con imprese la cui gestione documentale è inefficiente, il 60% cambierebbe partner commerciale e un ulteriore 68% sconsiglierebbe ad altre persone di fare affari con queste aziende.
 

C’è però una buona notizia: una migliore gestione dei processi porta a un potenziale aumento del fatturato. Oltre l’83% degli intervistati pensa che l’ottimizzazione dei processi aziendali basati su documenti potrebbe far crescere i ricavi in media del 10,1%.
 

Focalizzarsi sul miglioramento dei processi documentali porta quindi a un vantaggio che giustifica l’investimento.

 

Specialmente nell’attuale contesto economico ogni processo che consente di ridurre i costi o di aumentare il fatturato dovrebbe essere considerato una priorità.

 

 

Un mito da sfatare
 

 

Un altro report IDC, anch’esso sponsorizzato da Ricoh (‘It’s worse than you think: poor document processes lead to significant business risk’) sottolinea però alcune zone d’ombra, ovvero come le aziende non stiano effettuando investimenti sufficienti per mitigare i rischi connessi alla gestione documentale.
 

Secondo questo studio la semplice eliminazione della carta non porta automaticamente a un aumento dell’efficacia dei processi poiché questo dipende in realtà dalla loro reingegnerizzazione, un aspetto spesso sottovalutato che le aziende tendono erroneamente a gestire internamente.
 

La ricerca mette in evidenza come, contrariamente a quanto si potrebbe pensare, l’automazione dei flussi di lavoro non si traduce sempre in una maggiore efficienza. Si legge nel white paper: “molti processi digitalizzati sono comunque inefficienti. Questo sfata il mito secondo il quale per ottimizzare i processi sia sufficiente eliminare la carta”.

 

Un’alta percentuale dei processi di business (30-40%) è ancora basata su documenti cartacei oppure integra workflow in parte cartacei e in parte digitali.
 

Per conseguire benefici concreti, vale a dire contribuire a un reale incremento del business, bisogna quindi analizzare a fondo i processi organizzativi per capire dove e come intervenire, meglio ancora se con il supporto di partner tecnologici affidabili e competenti.

 

 

Gli MDS di Ricoh: consulenza mirata all’ottimizzazione continua
 

 

Dalle analisi IDC risulta chiaro come non basti la buona volontà per migliorare i processi. Ci sono molti rischi nascosti e le soluzioni richiedono un’analisi più approfondita di quanto si possa pensare.
 

Ecco perché Ricoh ha investito e continua a investire per integrare nei Managed Document Services (MDS) best bractice ampiamente collaudate che consentono di raggiungere realmente i benefici attesi, in tempi rapidi a un costo sostenibile.
 

Gli MDS di Ricoh rappresentano un’evoluzione dei Managed Print Services e consentono di gestire tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti: input, processing e output. Questi servizi migliorano i workflow focalizzandosi su persone, processi, tecnologie e innovazione per creare una ottimizzazione continua. Gli MDS sono strutturati in diverse fasi:
- analisi della situazione di partenza e delle esigenze del cliente
- progettazione di un’infrastruttura tecnologica ottimizzata
- condivisione del progetto
- implementazione della nuova infrastruttura
- supporto alle aziende nella formazione agli utenti e nella gestione del cambiamento (change management)
- condivisione di report periodici
- consulenza durante tutta la durata contrattuale per individuare ulteriori aree di miglioramento e proporre al cliente nuove opportunità.

 

Le aree oggetto di ottimizzazione sono:
- tecnologia: individuazione di nuove tecnologie che consentono di innovare e di aumentare l’efficienza in tutte le aree aziendali
- ambiente: sulla base dei dati relativi a consumi energetici, di carta e relative emissioni di CO2 vengono introdotte azioni per ridurre l’impatto ambientale dei processi documentali
- sicurezza del documento in tutte le sue fasi del ciclo di vita
- processi: vengono consigliate soluzioni e servizi per migliorare la gestione/produzione dei documenti, cartacei e digitali, e la gestione dei processi
- riduzione dei costi: evidenza dei risultati economici raggiunti e proposta di azioni per ridurre ulteriormente il costo totale di gestione (TCO)
- incremento dei livelli di servizio: evidenza del miglioramento dell’efficacia (performance, produttività…) e proposta di ulteriori azioni di miglioramento.

 

 

Social media in primo piano

 

 

Convinta del fatto che i social media siano uno strumento per dare valore alle idee provenienti dal mercato, Ricoh Italia ha deciso di rafforzare la propria presenza su questi canali e in particolare su Face-book e Twitter.
 

Tra i contenuti resi disponibili vi sono proprio le ricerche IDC-Ricoh, insieme a una ricerca condotta dall’Economist Intelligence Unit sugli impatti che le tecnologie avranno sulle aziende da oggi al 2020.
 

Oltre a ospitare video e informazioni su ricerche di mercato e novità riguardanti Ricoh, questi network vogliono anche essere uno spazio di confronto su tematiche quali i Big Data, la gestione delle informazioni e dei processi di business, le innovazioni IT che consentono alle aziende di aumentare profitti e produttività.
 

Con l’obiettivo di aiutare i clienti nella trasformazione e a mantenersi al passo con l’evoluzione tecnologica, insomma, Ricoh vuole trarre spunto da ciò che chiamiamo ‘immaginazione collettiva’, valorizzando con i social media i pensieri e le opinioni dei singoli per stimolare un cambiamento ampio che si estenda alla business community.
 

 

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