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15/09/2016

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di Paolo Morati

Quando il documento è decisivo

Per un grande operatore logistico come Arcese quello dell’automazione documentale è un aspetto critico e decisivo per operare al meglio. Ecco come l’azienda affronta la questione.

Elena BattiniCinquant’anni di attività nel settore in ambito B2B, oltre 560 milioni di euro di fatturato, 70 sedi in 50 paesi e più di 2.500 dipendenti. Questi sono solo alcuni dei numeri dietro il successo del Gruppo Arcese, realtà italiana specializzata nella fornitura di soluzioni ad alto valore aggiunto per il trasporto e la logistica integrata. Con sede principale ad Arco (TN) e filiali in tutta Europa e nel resto del mondo, nel 2013 il Gruppo Arcese ha iniziato un percorso di trasformazione digitale che ha visto, tra le tante iniziative di cambiamento, l’adozione della piattaforma documentale ARXivar di Able Tech quale componente strategica di convergenza del corredo documentale aziendale a supporto dei processi operativi e amministrativi. Il programma progettuale coinvolgerà per step tutte le aziende del Gruppo Arcese, partendo dalla digitalizzazione del ciclo attivo e passivo per poi ampliarsi ed estendersi ad altri processi aziendali, quali quelli di qualificazione dei vettori e di gestione del sistema di qualità. “All’epoca dell’acquisizione di ARXivar non avevamo una visione completa delle potenzialità di un tale sistema che, da subito, si è invece rivelato un elemento altamente strategico nell’evoluzione dei sistemi informativi dell’azienda” spiega Elena Battini, CIO del Gruppo Arcese. E aggiunge: “Questo perché la piattaforma non si presta solamente a supportare gran parte dell’operatività interna, ma anche a integrarsi nell’offerta di business, dimostrando così grandi opportunità in ottica di business development. Abbiamo quindi iniziato a lavorare affinché si posizionasse al centro della gestione operativa e diventasse il repository di tutti i documenti aziendali per cui fosse necessario gestirne il ciclo di vita in modo opportuno”. Lo scenario di partenza vedeva dei sistemi gestionali differenti per ciascuna società del Gruppo. Di conseguenza, le operazioni di rintracciamento e di tracciabilità dell’intero flusso della spedizione risultavano più ostiche, specialmente se riguardanti più aree geografiche o più aziende del Gruppo. “Non esistendo una visione unitaria del processo endto- end e del corredo documentale accumulato, abbiamo compreso la necessità di dotarci di un sistema di governo documentale centralizzato che semplificasse le operazioni di tracciamento, gestione e ricerca” continua Elena Battini, e aggiunge: “Così abbiamo cominciato a spostare la conservazione dei documenti nella piattaforma documentale, processo che ha richiesto una serie di integrazioni della piattaforma stessa con i sistemi già in uso”.

Dall’amministrativo all’operativo
Nel dettaglio, il nuovo progetto documentale è partito intorno alla fine del 2013 con la gestione del ciclo attivo e passivo in Arcese Trasporti, società a cui fanno capo le attività logistica, trasporti e spedizioni del Gruppo. La gestione del ciclo attivo supporta anche il processo di archiviazione sostitutiva, un processo mantenuto completamente all’interno senza esternalizzarne alcuna fase. “In tal senso, Able Tech non solo ci ha fornito la piattaforma documentale ma ha investito in know-how di processo, supportandoci sul fronte normativo. Si è proposto come partner tecnologico che punta sull’innovazione e ha continuato ad affiancarci diventando parte stessa del cambiamento, grazie a persone che lavorano a stretto contatto con la nostra organizzazione”, prosegue Battini. Il progetto ha poi ampliato il suo perimetro all’area operativa, entrando così nei processi core dell’azienda, includendo in primis il processo di qualificazione dei vettori. “Nell’ambito del processo di acquisto diretto – finalizzato cioè all’acquisto di servizi di trasporto – abbiamo implementato la piattaforma in tutte le fasi legate alla gestione del ciclo di vita della certificazione del sub-vettore e del relativo corredo documentale. Questo significa poter gestire un insieme di sub-vettori certificati, dando la certezza alla filiale che dovesse acquistare un servizio di subvezione che il fornitore risponda ai requisiti necessari per quel tipo di trasporto e che la documentazione necessaria sia aggiornata e valida. Quindi, la piattaforma ci ha permesso non solo di creare un repository centralizzato e controllato di questi documenti, ma di supportare anche processi strutturati, normalizzati e ottimizzati per la gestione dell’anagrafica vettore e del ciclo di vita del vettore stesso, nonché della documentazione relazionata alla sua certificazione”. In parallelo, il programma progettuale prevedeva anche di affrontare il tema della Gestione del Sistema Qualità e del processo di approvazione, pubblicazione e aggiornamento delle relative procedure e istruzioni operative. Con ARXivar oggi Arcese gestisce tutto il ciclo di vita della procedura, conformemente ai requisiti della Certificazione Qualità. Oltre ai vari progetti implementativi la piattaforma ha poi messo a disposizione una serie di innovazioni a favore di una migliore accessibilità e usabilità dell’interfaccia utente, nonché lo sviluppo di un portale di ricerca facilitata del documento. Un altro progetto che vede coinvolta in modo importante la piattaforma è quello che Arcese ha avviato per poter offrire ai propri clienti servizi di tracciabilità end-to-end personalizzati e capaci di realizzare un modello di business multimodale e sempre più integrato a pieno supporto della loro Supply Chain, così come rappresentato nella figura in questa pagina. “Pensiamo ad un cliente che ci chiede di gestirne l’intera filiera: dal fornitore di materie prime o semilavorati fino ai clienti finali passando attraverso la struttura produttiva e di distribuzione. Si tratta di un processo molto complesso che raccoglie una molteplicità di documenti e informazioni diversi e che, per essere efficiente e a valore, deve diventare paperless avvalendosi delle tecnologie innovative di digitalizzazione. Ecco perché Arcese sta lavorando per costruire una piattaforma che attraversi i suoi diversificati sistemi legacy e tracci la spedizione stessa facendo in modo che i documenti elettronici acquisiti siano portati nel repository ARXivar, a sua volta integrato con i sistemi legacy”.



Oltre l’Italia
Le prassi implementate in Italia e considerate più mature saranno progressivamente estese anche alle società estere del Gruppo, adattando la piattaforma documentale ai processi di ciascun Paese e alle rispettive normative. “In definitiva è importante che l’azienda sappia cogliere le opportunità che la piattaforma documentale adottata è capace di offrire, supportando sempre di più l’automazione dei processi operativi e amministrativi al fine di eliminare il volume di documenti cartacei che caratterizzano la nostra operatività, favorendo così la dematerializzazione nonché la diminuzione della digitazione manuale dei dati nei sistemi operativi. L’adozione della piattaforma documentale, unitamente alle tecnologie di integrazione Edi (electronic data interchange) tra sistemi Cliente e sistemi Arcese e a tecnologie innovative, quali quelle a supporto del riconoscimento delle immagini e dei testi, abiliteranno quell’efficienza operativa necessaria all’ulteriore sviluppo del business del Gruppo Arcese. Non ultimo, la gestione documentale basata su ARXivar, di concerto con i servizi di logistica avanzata, è oggi parte integrante dell’offerta della stessa business unit Logistics Solutions del Gruppo. Insomma, l’obiettivo che ci siamo posti è spingere l’innovazione e far sì che investimenti in tecnologie diventino non solo fonte di efficienza interna, ma anche opportunità per sviluppare nuove offerte di business ”, conclude Battini.

 

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